Access2003 クエリ+レポート活用術

[表紙]Access2003 クエリ+レポート活用術

B5変形判/256ページ

定価(本体2,180円+税)

ISBN 4-7741-2861-9

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書籍の概要

この本の概要

本書は,データベースから必要なデータを抽出したり,抽出したデータを印刷したりするために必要な知識と操作方法を,やさしくていねいに解説しています。Excelで作成したデータベースから,Accessでデータを抽出・印刷する方法も詳しく解説。すぐに仕事に活用できます!

こんな方におすすめ

  • Accessで必要なデータだけを抽出したい人
  • Accessで必要なデータだけを印刷したい人
  • ExcelのデータベースをAccessで活用したい人

目次

序章 Excelの手軽さとAccessの高機能を組み合わせると…

  • 0-1 Accessは難しい!?
  • 0-2 Excelはデータベースではない!?
  • 0-3 結論は「Access+Excel」!!

第1章 元になるデータベースを用意する

  • 1-1 これだけは知っておきたいAccessの基礎知識
    • Accessを構成する機能
    • 主要機能の解説
    •  ●テーブル
    •  ●クエリ
    •  ●フォーム
    •  ●レポート
    •  ●その他の機能について
    • メニューの基本操作
    •  ●基本画面左側の機能別ボタン
    •  ●メニューバーのメニュー
    •  ●右クリックメニュー
    • 作成方法は「デザインビュー」と「ウィザード」の2つ
    • Accessのファイルは1本
  • 1-2 Excelの一覧表をそのままAccessのテーブルにする
    • 機能の概要
    • Excelの表をAccess用に整えておく
    • まず空のデータベースを作っておこう
    • リンクしない取り込みの手順
    • リンクした取り込みの手順
  • 1-3 Accessで新しいテーブルを作る場合の手順
    • 新規の場合は先に空のデータベースを作る
    • 元になる一覧表(テーブル)を作る3つの方法
    • 自分で項目を定義して一覧表を作る
    • ウィザードで一覧表を作る
    • いきなりデータを入れて一覧表を作る
  • 1-4 「テーブル」の基本操作
    • 大きな一覧表を見るための基本操作
    • 表の列幅は自由に調整できる
    • 入力してあるデータを修正する
    • 入力してあるデータを1件単位で削除する
    • 新規データを1件追加する
    • 一覧表内でのデータコピー
    • 「保存」が必要な場合と不要な場合
  • 1-5 Excel/Wordとの連携と簡単なデータ処理
    • Excelのデータをコピーしてテーブルに記入する
    • AccessのテーブルからExcelにデータを貼り付ける
    • Wordにデータをコピーする
    • データの並べ替え
    • テーブル内のデータ検索
    • テーブルを印刷する
    •  ●印刷の設定とプレビュー
    •  ●印刷する

第2章 「クエリ」の機能を活用する

  • 2-1 定型的な抽出は「選択クエリ」で
    • 「選択クエリ」とは
    • こんなクエリを作ってみよう
    • ウィザードを使ってクエリを作る
    • クエリに選択条件を設定する
  • 2-2 選択条件の実用テクニック
    • 文字を条件にする場合の基礎テクニック
    • 「××ではない」という否定条件
    • 範囲を指定した文字条件
    • 「項目が空白」という条件
    • 数値の大小を条件にするテクニック
    • 複数条件の組み合わせ方
    • 複数の項目を組み合わせた条件の作り方
  • 2-3 選択した一覧表の操作テクニック
    • 列幅調整はテーブルと同じ
    • 項目の並び順は自由に変えられる
    • クエリの項目はあとからでも取捨選択できる
    • 「表示しない項目」を活用して選択条件を設定する
    • あいうえお順などに整列した一覧表を作る
  • 2-4 選択以外のクエリ機能を活用する
    • そのつど検索条件を入力できる選択クエリもある
    • クエリを利用して計算項目を作る
    • 分析用のクロス集計クエリを使ってみる
    • データの重複をチェックするクエリもある
    • 選択結果で新規テーブルを作るクエリもある
  • 2-5 Excelと連携した活用例
    • クエリの結果を表としてExcelにコピーする
    • テーブルやクエリをExcelのファイルとして保存する
    • Accessを「分類した表を作るツール」として活用する例

第3章 「レポート」の機能を活用する

  • 3-1 レポート印刷の基礎
    • 対象は元の一覧表でもクエリーでも同様
    • レポートを作る3つの方法
    • 最も簡単な「オートレポート」による作成法
    • レポートの印刷方法
    • ウィザードを使った一覧表形式レポートの作成手順
    • ウィザードで「並べ替え」機能を使った場合の結果
    • あとから「並べ替え」を指定して印刷する
    • ウィザードで「単票形式」にした場合の結果
    • ウィザードで「帳票形式」にした場合の結果
  • 3-2 宛名ラベルや伝票などへの印刷
    • ウィザードを使った宛名ラベルの作成手順
    • 自分でラベルのサイズを設定するテクニック
    • ウィザードを使ったはがきの宛名印刷
    • いろいろな伝票を印刷するウィザードもある
  • 3-3 レポート改造の基礎テクニック
    • 一覧表のデータを並べ替えて印刷する
    • タイトルや項目名などの文字を書き換える
    • 各項目のサイズを変える
    • 各項目の配置を移動する
    •  ●移動の基本操作
    •  ●見出し欄とデータ欄をペアで移動する
    •  ●ペアの見出し欄とデータ欄を別々に移動する
    • 各項目ごとに書体や文字サイズを設定する
    • 移動やサイズ変更の直後に,変更を取り消す簡単操作
    • 各項目ごとに枠線や色などあらゆる設定を自由に変更する
  • 3-4 知っていると便利なレポート改造テクニック
    • 任意の文字を書き加える
    • 日時を印刷する
    • ページ番号を印刷する
    • 最初や最後のページだけに印刷するものと全ページに印刷するもの
    • 偶数/奇数ページで違うヘッダー/フッターにする
    •  ●ページ番号を偶数/奇数ページで左右に振り分ける
    •  ●テクニックの解説と応用の仕方
    • レコード単位で横線で区切るテクニック
    • 「強制改ページ」のテクニック
    • 条件に合うデータだけ色や書式を変えて印刷する
    • 印刷せずにメールに添付して送る
  • 3-5 Excelと連携した活用例
    • Excelの住所録からAccessで抽出して宛名ラベルを印刷する例
    •  ●Excelの住所録をAccessにリンクしてテーブルを作る
    •  ●そのつど条件を入れる選択クエリを作る
    •  ●選択クエリを元に宛名ラベルを作る
    •  ●使い方
    • Excelの出納帳からAccessで入出金伝票を印刷する例
    •  ●Excel側の準備
    •  ●Excelの出納帳をAccessにリンクする
    •  ●「入金」と「出金」の選択クエリを作る
    •  ●クエリに選択条件を設定する
    •  ●ウィザードで単票形式レポートを作る
    •  ●レポートの余分な要素を削除する
    •  ●伝票としての体裁を整える
    •  ●使い方

第4章 いろいろ役立つ実践テクニック

  • 4-1 「テーブル」と「クエリ」のちょっと便利なテクニック
    • 欠番ができた「オートナンバー」を振りなおす
    • テーブルのフィールドに既定値を設定する
    • テーブルの指定した項目でデータの「未入力」を禁止する
    • テーブルの指定した項目でデータの「重複入力」を禁止する
    • テーブルに画像データの項目を作る
    •  ●画像用項目を作る
    •  ●画像の入力法と表示法
    •  ●カード画面で画像を表示してみる
    • メールアドレスやURLなどをリンク型データとして扱う項目を作る
    • Excelにリンクしたテーブルをコピーして独立したテーブルを作る
    • 表示するだけでデータを変更できないクエリを作る
    • 「氏名」のデータから「姓」「名」項目を作るテクニック
    • 項目ごとに日本語変換のオン/オフを設定しておく
  • 4-2 「フォーム」の簡単活用術
    • 「オートフォーム」でカード画面をワンタッチ作成
    • オートフォームを改造して簡単にオリジナルカード画面を作る
    • 直線や四角などの図形を書き込む
    • 項目枠の体裁を変える
    • 入力時の自動的な項目移動順を設定する
    • 入力時の自動項目移動で特定項目をスキップさせる
    • 特定項目を「入力必須」に設定する
    • フォームを「新規入力専用」にする
    • フォームを「編集専用」(新規入力禁止)にする
    • フォームを「表示専用」にする
  • 4-3 その他のテクニック
    • 独自メニューで専用ソフト風にする
    •  ●メニュー画面を作ってみる
    •  ●作ったメニューの扱い方
    • データベースをパスワードで保護する
    • データを守るバックアップ術
    •  ●バックアップの頻度
    •  ●バックアップの世代管理
    •  ●バックアップの保存場所

著者プロフィール

飯島弘文(いいじまひろふみ)

1956年山梨県生まれ。現在,パソコン関係のコンサルティングおよび教育を主業務とする株式会社オーアンドケイにおいて,代表取締役社長を務める。

日本で初めて表計算ソフトの活用法を紹介した『ビジカルク活用法』をはじめ,『Lotus 1-2-3 実践テクニック入門』『かんたん図解NEO Word+Excel 基本操作』『かんたん「通勤快読」【組み合わせ式】Excel マクロ&ユーザーフォーム 部品集』など,160冊を越える共著書がある。