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Excel 2007で仕事を楽にする![関数・マクロに挑戦!]

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新しい関数で分類集計が簡単に!

Excelが仕事で使われるようになってずいぶん経ちますが,いまだにある程度の計算だけできればOKということが多いようです。しかし,Excelは奥の深いソフトなので,少しずつでも先に進んでいけば,どんどん便利な方法が見つかり,仕事に活かすことができます。

たとえば,分類集計を考えてみましょう。これまで,Excelで複雑な分類集計を行うには,配列式という少し難しい考え方が必要でした。しかしExcel 2007では,配列式を使わずにすむような,新しい関数が追加されました。

S U M I F S 関数・C O U N T I F S 関数・AVERAGEIFS関数という新しい関数は,名前を見てピンとくる方がいるかもしれませんが,従来から使われているSUMIF関数・COUNTIF関数・AVERAGEIF関数を発展させたようなものです。

まずは,従来からある関数を確認してみましょう。COUNTIF関数やAVERAGEIF関数も同様の書式です。

  • 【書式】
    SUMIF(判定する範囲, 条件, 合計範囲)

ここでは,指定した「条件」を満たすものを「判定する範囲」で検索し,条件を満たすものだけ「合計範囲」のデータを合計します。

たとえば図1では,E列の担当をB列で探し,一致する場合だけC列のデータを合計しています。

このような計算式を利用すれば,担当者ごとの金額を分類集計できます。

図1

図1

ところで,この例では条件は1つですが,複数の条件で分類集計をするにはどうしたらいいでしょう?

SUMIF関数などは複数の条件には対応できないため,従来ならここで配列式を利用することになりました。

しかし,Excel 2007では,SUMIFS関数など,複数条件に対応した関数が用意されました。

  • 【書式】
    SUMIFS(合計範囲, 判定範囲1, 条件1,判定範囲2, 条件2, …)

従来のSUMIF関数などとは,引数の順番が異なるので注意してください。この新しい関数では,まず「合計範囲」を指定してから,条件を判定する範囲と条件をセットにして,指定していきます。

たとえば図2では,F列の担当とG2セル・H2セルの2条件で分類集計を行っています。

このように,Excel 2007で追加されたSUMIFS関数などを利用すると,複数条件の分類集計も簡単にできます。

図2

図2

旧バージョンとの互換性を重視するなら

Excel 2007の新しい関数を利用すれば,複数条件の分類集計は簡単にできますが,Excel 2003など以前のバージョンとデータのやり取りが必要になる場合には利用できません。

この場合には,従来どおりの方法で,配列式を利用する必要があります。

さきほどの図2の例を,配列式で分類集計してみましょう。配列式なので,=から始まる計算式を入力したら,[Enter]キーではなく[Shift][Ctrl][Enter]キーでセルに入力します。すると,自動的に式全体が { } で囲まれます(自分で { } を入力しても配列式にはなりません)。

なお,IF関数の条件式では,2つの条件を*でつなぐとAND条件になります。

図3

図3

計算式自体は,IF関数で条件判断を行い,条件を満たす場合のデータをSUM関数で合計するというものです。

拾い読みでも充分使える!

ここで紹介したのはExcelの便利な使い方の一例にすぎません。関数やマクロといった,一見難しそうな機能も,ポイントを押さえておけば,わりと簡単に使えるものです。

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