新しい関数で分類集計が簡単に！

Excelが仕事で使われるようになってずいぶん経ちますが，いまだにある程度の計算だけできればOKということが多いようです。しかし，Excelは奥の深いソフトなので，少しずつでも先に進んでいけば，どんどん便利な方法が見つかり，仕事に活かすことができます。

たとえば，分類集計を考えてみましょう。これまで，Excelで複雑な分類集計を行うには，配列式という少し難しい考え方が必要でした。しかしExcel 2007では，配列式を使わずにすむような，新しい関数が追加されました。

S U M I F S 関数・C O U N T I F S 関数・AVERAGEIFS関数という新しい関数は，名前を見てピンとくる方がいるかもしれませんが，従来から使われているSUMIF関数・COUNTIF関数・AVERAGEIF関数を発展させたようなものです。

まずは，従来からある関数を確認してみましょう。COUNTIF関数やAVERAGEIF関数も同様の書式です。

• 【書式】
  SUMIF(判定する範囲, 条件, 合計範囲)

ここでは，指定した「条件」を満たすものを「判定する範囲」で検索し，条件を満たすものだけ「合計範囲」のデータを合計します。

たとえば図1では，E列の担当をB列で探し，一致する場合だけC列のデータを合計しています。

このような計算式を利用すれば，担当者ごとの金額を分類集計できます。

ところで，この例では条件は1つですが，複数の条件で分類集計をするにはどうしたらいいでしょう？

SUMIF関数などは複数の条件には対応できないため，従来ならここで配列式を利用することになりました。

しかし，Excel 2007では，SUMIFS関数など，複数条件に対応した関数が用意されました。

• 【書式】
  SUMIFS(合計範囲, 判定範囲1, 条件1,判定範囲2, 条件2, …)

従来のSUMIF関数などとは，引数の順番が異なるので注意してください。この新しい関数では，まず「合計範囲」を指定してから，条件を判定する範囲と条件をセットにして，指定していきます。

たとえば図2では，F列の担当とG2セル・H2セルの2条件で分類集計を行っています。

このように，Excel 2007で追加されたSUMIFS関数などを利用すると，複数条件の分類集計も簡単にできます。

旧バージョンとの互換性を重視するなら

Excel 2007の新しい関数を利用すれば，複数条件の分類集計は簡単にできますが，Excel 2003など以前のバージョンとデータのやり取りが必要になる場合には利用できません。

この場合には，従来どおりの方法で，配列式を利用する必要があります。

さきほどの図2の例を，配列式で分類集計してみましょう。配列式なので，＝から始まる計算式を入力したら，［Enter］キーではなく［Shift］＋［Ctrl］＋［Enter］キーでセルに入力します。すると，自動的に式全体が { } で囲まれます（自分で { } を入力しても配列式にはなりません）。

なお，IF関数の条件式では，2つの条件を＊でつなぐとAND条件になります。

計算式自体は，IF関数で条件判断を行い，条件を満たす場合のデータをSUM関数で合計するというものです。

拾い読みでも充分使える！

ここで紹介したのはExcelの便利な使い方の一例にすぎません。関数やマクロといった，一見難しそうな機能も，ポイントを押さえておけば，わりと簡単に使えるものです。

『かんたん「通勤快読」』シリーズでは，Excelの基本機能をマスターした人を対象に，関数やマクロを仕事に役立てるためのノウハウを紹介しています。正に今必要としている方法からいつか使える方法まで，「仕事を楽にする」をキーワードにまとめていますから，Excelをじっくり勉強する時間のないビジネスユーザーにもお勧めです。