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Wordによる編集・レイアウトの考え方とテクニックを身につける

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Wordでちょっとしたパンフレットや,社内報,資料冊子を作ることは仕事でよくありますよね。職種によっては,仕様書や製品マニュアル,セミナーテキストまでWordで作成して製本することも。そんな編集作業やレイアウト・DTPをする必要に迫られて,どうやって作ればいいのか困ってしまった方もいるのでは?

人に見せるための読みやすく整った文書を作成するには,少なからずデザイン的な知識が必要です。文書の余白はどのくらいの大きさがいいのか? 本文のフォントサイズや行間はどうやって決める? ページ番号の位置や大きさはどうする? など,ごく基本的な要素でもどのように考えて紙面を構成すればよいのか,知識のあるなしでは出来栄えに差がでることでしょう。

グリッドシステムを利用したレイアウト例

グリッドシステムを利用したレイアウト例

そして,Wordによる編集やレイアウトの際に覚えておきたいのが,無駄なく効率よく文書を整形していく処理テクニックです。たとえば,複数の手による原稿を統一のとれたものに整えたり,要素のデザイン変更を素早く対処したりといったことです。

例として,Wordで文字種や語句を統一する検索・置換のテクニックをここでご紹介します。ポイントは「ワイルドカード」です。

文書内の英数字はすべて半角に統一したい

文書内の英字や数字が全角半角入り混じり…とはよくあること。英数字は半角に統一し,欧文用のフォントにしたほうが見栄えがよいです。以下の方法で簡単に変換できます。

  • ①[ホーム]タブの[検索]-[高度な検索...]をクリックし,ダイアログボックスの[オプション]ボタンをクリックします。
  • ②[あいまい検索]のチェックをオフにして,[ワイルドカードを使用する]をオンにします。
  • ③[検索する文字列]「[A-Za-z0-9]」と入力します(ハイフンと[]は半角,英数字は全角です)
  • ④[検索する場所][メイン文書]をクリックし,検索されたら(検索箇所が選択状態になります)ダイアログボックスを閉じます。
  • ⑤[ホーム]タブの[文字種の変換]ボタンをクリックして[半角]を指定します。

これで,検索箇所が半角に変換されます。

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ここで紹介した「ワイルドカード」使えば,「4桁以上の数値に桁区切りカンマを入れる」「「国際」「金輪際」はそのままで「~する際」だけ平仮名に置換する」などといったことも簡単にできます。とてもよく使う方法なので,覚えておくと本当に便利です。

以上,Wordによる編集レイアウトの基本とDTP実践テクニックから抜粋して紹介しました。本書では,文書の読みやすさを左右するページデザインの基礎知識から,レイアウト方針の決め方,Wordで実現するさいの操作や設定のポイント,効率的な処理テクニックについて解説しています。Wordでの文書作成に携わる方にとって応用力と実践力が身に付く一冊です。

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