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電子メールの基本ルールとマナーを身につけよう

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普段,LINEなどのSMSを使ってやりとりをしていると,つい見落としがちとなるのがマナー。大学の授業での先生とのやり取りや,社会人では,メールがいまだに主流です。

メールでは,ショートメッセージのように,⁠OK」「欠席します」などと,名乗らず用件のみを送るのは避けたいところです。

そこで,基本的なメールの書き方・ルールなどを学び,例題で具体的にみていきたいと思います。

件名の付け方

件名は必ず付けましょう。件名のないメールは迷惑メールとして扱われ,捨てられることがあります。

件名を付けるときは次のコツがあります。

  • 内容が簡潔にわかるようにする
  • あまり長くしない(長すぎると迷惑メールと扱われることがある)
  • 文章を書かない(体言止めで)
  • 名前だけでなく,内容を入れる
  • 必要に応じて先頭に語句をつける(例:重要,要返信,依頼,連絡…)
  • カッコや★●などの記号をうまく使う

本文をわかりやすくするコツ

本文がわかりにくいと,相手に伝えることができません。相手や内容によって,手紙形式,ビジネス文書形式など使い分けるとよいでしょう。

わかりやすくするには,次のようなコツがあります。

  • 1つのメールにつき,1件の用事とする
  • 読み手の立場を考える(宛名を入れる,一言挨拶など)
  • ビジネス文書形式を応用する(表題,要件,要点,記書きなど)
  • 適切な順で情報をグループ化し,階層をつけ小見出しをつける
  • 書き方や表記を統一する
  • 具体的に,肯定文で書く(否定文は避ける)
  • 1行の文字数を30字程度で改行し,1文を短めにする
  • 行空け(空行)を活用する(段落の切り替わりなど)
  • 字下げを活用する(スペースで字下げをする)
  • 記号を使い分ける(●◆■★▲#$%&*など)

送信するとき

送信する前は,間違いや失礼な表現がないか,もう一度内容を確認しましょう。文章を書いて,すぐに送信はしないことです。慌てて書くと,誤解を与えたり,不快な思いをさせることがあります。

また,送信した後は,送信済みメールが保管される場所(送信済みフォルダーなど)を見て,配信不能で戻ってないかを確認します。

返信するとき

受信したメールの返信にも,マナーやルールがあります。

メールソフトで返信を実行すると,件名に「Re:」または「RE:」とつきます。これは,基本的にそのままにしておきます。それでは,冷たい感じがするとか,返信の内容がすぐにわかるようにしたい場合は,⁠回答」⁠着信確認」⁠出席」などの語句をつけておくとよいでしょう。

次に,返信の際はどこまで元の文章をつけるかです。返信の返信と続けていくと,メールがどんどん長くなります。あるいは,⁠>」の記号がいくつも重なり,メールの形が崩れていきます。

受信したメールの一部を切り取りながら,回答や説明を書くこともあります。

返信する内容によって,元の文章を全部付けるか,それとも切り取るかを使い分けましょう。

  • 元の件名はそのままつける
  • 必要以上に元の文章はつけない
  • 元の文章が間違っていても修正しない

例題

では,実際に例題をやってみましょう。ちょっとしたコツで,わかりにくいメールがきちんとした内容に変わります。

例題1 先生に授業の欠席メールを出す。

×:ケイタイ的でわかり難い欠席届メール

件名:△△△△です

来週の授業欠席します。

→これでは,先生は,複数の授業を担当しているため,どの授業を履修している誰だかわかりません。

○:きちんとした欠席届メール

件名:「コンピューター演習」欠席届

山本先生へ

火曜3限を履修している,環境学科2年の伊藤大輔です。

来週6/10の講義は,競技大会の公式戦があり,欠席します。

公休届は,再来週の授業時に提出しますので,お取り計らいをよろしくお願いします。

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現代学部 環境学科 2年(学籍番号)
氏名:伊藤大輔
Email:xx10001@zzzzzz.ac.jp
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→先生の名前が入っています。また,自分が誰かを名乗っています。そして,欠席の理由もきちんと書いています。

例題2

×:文が長くわかり難い説明メール

件名:お願い

学生の皆さん

今年度から渋谷市の条例により,本校でも,ゴミを分別して廃棄するようになります。赤いボックスには燃える一般ゴミ,青いボックスには雑誌や新聞など再生できる用紙,黄色いボックスにはペットボトル,白いボックスにはビン・缶,黒いボックスにはプラスチックなど燃えないゴミとそれぞれ分別して捨ててください。皆さんの協力をお願いします。管理課)鈴木より

→ごみの分別の仕方がわかりにくいです。

○:情報をわかりやすく箇条書きにしたメール

件名:ゴミの分別の変更について(通知)

学生各位

今年度から渋谷市の条例により,本校でも,ゴミを分別して廃棄するようになります。

ゴミは,色のついたボックスにそれぞれ分別して捨ててください。

  • ● 赤いボックス………… 燃える一般ゴミ
  • ● 青いボックス………… 雑誌や新聞など再生できる用紙
  • ● 黄色いボックス……… ペットボトル
  • ● 白いボックス………… ビン・
  • ● 黒いボックス………… プラスチックなど燃えないゴミ

皆さんの協力をお願いします。

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管理課 鈴木麻衣
Email:sigen@sample.ac.jp
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→リーダー(…)や●,---------を追加して,わかりやすくなりました。

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