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たった2つのルールを守れば仕事のムダは激減する

この記事を読むのに必要な時間:およそ 1 分
  • 「必要なファイルがどこにいったかわからなくなった……」
  • 「大量のメールに埋もれて,大事な要件を見逃してしまってエラいことに……」
  • 「やるべきことがあれこれあって,収集がつかない……」

そんなことが常態化していないでしょうか?

デジタル時代こそ情報の整理は難しい

原因として挙げられるのが,⁠情報がうまく整理できていない」こと。パソコンのファイル,メール,メモやノート,スケジュール,ToDoなど,さまざまな情報といかにつきあうかが,現代の仕事の生産性を大きく左右します。

ただ,日々捌かなければいけない情報はどんどん増えつつあるうえ,以下のような理由で情報を整理するのは難しい面があります。

  • さまざまな種類のファイルやアプリがある
  • デスクトップパソコン,ノートパソコン,スマホ,タブレットなど複数の機器を使うのが当たり前
  • 連絡手段が多様化し,Twitter,Facebook,LINE,Skypeなど,メール以外の手段も使われるようになった

では,どうすれば効率的に情報を整理できるのか? それは,以下の2つのシンプルなルールを守ることです。

ルール1:受け取った用件やファイルは,まず「受信箱」に置く

今やっている仕事とは別の用件のメールやファイルを受け取ったとき,⁠あとで見ればいいや」と放っておくと,いざとりかかろうとしたときに「あれ,どこだっけ?」となりがちです。そんなことにならないよう,受け取った用件やファイルは,必ず決まった「受信箱」に置くようにしましょう。会社で,紙の書類を「未決」「既決」のトレイを置いて処理するのを目にしますが,デジタルでも同じように考えればいいのです。

いったん受信箱に入れた情報のうち,すぐ処理できるものはその場で処理し,時間がかかる処理は案件ごとに分けてから処理します。そして,処理が終わったら,アーカイブ(保管庫)に仕分けます。

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ルール2:データの種類ごとに管理する場所を決める

データの種類によってどこに置くかを決めておけば,データを保存するときや探すときに迷わなくてすみます。最新のクラウドサービスを使い,以下のように管理するのがおすすめです。

  • メールは,Gmailで管理する。
  • メモやノートなど,参照する情報はEvernoteで管理する。
  • 作業ファイルは,Dropboxで管理する。
  • 予定は,Googleカレンダーで管理する。
  • ToDoは,GoogleタスクやNozbeなどのサービスで管理する。

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