Hosting Department:ホスティングを活用するための基礎知識

第7回 ユーザ視点から見たホスティングサービス活用Tips Part3

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今回はe-文書法のメリットと文書保管のポイントおよびデジタル広告と著作権について解説します。情報のデジタル化という観点から見て,ホスティングサービスを使ううえで意識するポイントを紹介します。

今回取り上げるテーマ
e-文書法のメリットと文書保管のポイント
デジタル広告と著作権

e-文書法のメリットと文書保管のポイント

文書保管の電子化が可能に

2005年4月1日,これまで紙による保存が義務付けられていた各種書類,帳票類の電子データ化を認めた「e-文書法」が施行されました。この法律は,民間業者が電磁的記録を保存できるようにする「通則法」(正式名称は,民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律)と,個別の法律の一部改正によって規定する「整備法」(正式名称は,民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律)からなっています。

e-文書法は規制のための法律ではなく,規制緩和を目的としています。これまで,貸借対照表や損益計算書などの財務諸表,税務処理に使う領収書,保険契約や証券取引に伴う契約書などは,短いもので2年,長いものになると10年もの期間,紙による保存が義務付けられていました。今回のe-文書法では,そうした文書保管の電子化が認められました。しかも,複数の法律によって定められた文書が横断的に包括されています。

e-文書法の最大のメリットは,文書の保存のためにかかっていた膨大なコストを大幅に削減できることです。倉庫の保管費用,倉庫までの輸送費用,保管期限を過ぎた文書の廃棄費用などのコストが不要になります。また,文書の検索性が高まり,不要になった文書の廃棄も容易に行えるなどのメリットもあります。

e-文書法で求められる要件

電子化された文書には2つの種類があります。1つは,作成された段階から破棄まで一貫して電子的に存在する文書。もう1つは,元々紙として存在していた書類を電子化した文書です。e-文書法では,そうした種類の違いについて問題にはせず,電子的に存在する文書の保存を認めています。

ただし,電子化された文書は複製や改変が容易であり,正しい文書であるという証明が紙以上に求められます。そこでe-文書法では,繹ー電子保存された内容が整然として明瞭に表示され,書面に出力できるように措置されていること,繹ェ保存義務期間中に消失したり,改変や消去されたりしないように措置されていること,繹ォ盗難,漏洩,盗み見などを未然に防止するように措置されていること,繹ャ文書を検索できるよう措置されていることなどが要件として定められています。

e-文書法に対応した文書管理を行うには,セキュリティ技術の整備と文書のライフサイクルを考えたストレージ基盤が必要です。セキュリティ面では,文書が保存された日時と,それ以降は改竄されていないことを証明する原本性が求められます。そのために,紙文書の印鑑証明にあたる電子署名や公的なサービスが発行するタイムスタンプの技術が利用されることになります。

また,ストレージ基盤では文書が作成されてから廃棄されるまでのライフサイクルを考えることが重要です。この考え方はILM(Information Lifecycle Management=情報ライフサイクル管理)と呼ばれています。ILMによる文書管理では,たとえば,重要性の高い文書を信頼性の高いストレージに保存し,使用期限が過ぎた文書をより安価なストレージに移動し,最終的にテープなどの外部メディアに保存してストレージから削除する方法を採ります。こうした方法を採用することで,より一層確実な文書管理が行えるわけです。


2008年4月以降には,通称日本版SOX法と呼ばれる内部統制に関する法律の施行も予定されています。情報がデジタル化していくことに伴い,ますますデータの取り扱いに注目が集まっていくでしょう。また,管理者レベルでは,その点を強く意識していく必要があります。

e-文書法の施行について(首相官邸ホームページIT戦略本部)

e-文書法の施行について</a>(首相官邸ホームページIT戦略本部)

e-文書法について,概要他,本文などが掲載されています。

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