エンジニアをレベルアップさせる「ファシリテーション入門」

第6回 議論にはいる前の,ひと手間(準備フェーズ)

2008年10月15日

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会議の進め方

目的で,みんなの進む方向を決めました。そして目標でゴールも明確にしました。最後にすることは,どのようにしてゴールに行くかという方法,道筋です。これが会議の進め方(プロセス)です。

ゴールに行くにしても,ジグザグに走ったら効率悪いですし,最初に飛ばしすぎると後で息切れしてしまいます。一般的に会議の進め方は,発散→収束というパターンをとります。発散でいろんなアイデアなどをたくさん出しておいて,収束でそれらを整理し,まとめていくという進め方です。基本はこのパターンで後は会議の内容で組み合わせます。

例えば,問題を解決する会議の場合は,

  • 問題点をあげる(発散)
  • → その中から重要なものを絞って行く(収束)
  • → しぼった重要な問題点について考えられる対策をあげる(発散)
  • → その中から重要な対策を絞っていく(収束)

という風に,発散→収束を2度行う進め方がよく使われます。

こうした進め方を意識せずにはじめると,問題点を挙げている傍らで,解決策がでてきたりします。こうなると問題の把握も中途半端に先に進んでしまうので,解決策も中途半端なものになってしまいます。

会議の進め方=どのようにゴールにたどりつくかを決めることにより,それからはずれた場合,軌道修正ができる。

合意すること!

議論前にするべき,ポイントを3つ紹介しました。最後に大切なポイントがあります。目的・目標・進め方は参加者と合意して進めるということです。

いくら自分で考えた完璧な目的・目標・進め方であっても,かならず参加者に確認し,よいかどうかを確認してください。この確認がなければ参加者は仕切られたような感じがして,とたんに参加意欲が薄れてしまいます。

「目的は,こういう事でよかったでしょうか?⁠⁠ こうした一言の積み重ねが納得感の高い会議につながります。

また,目的・目標・進め方は,会議の途中に変わってくることもあると思います。予想以上に話しが盛り上がり時間が不足して目標を変える必要がでてきたり,進め方は,もっといい方法がみつかったなどです。こうした場合も,変えることや,変える内容を参加者に合意をとりながら変えてください。勝手に変えてはいけません。

ファシリテーションで大切なのは,参加者の納得感です。会議の結果が,どれほど素晴らしい内容でまとまったとしても,参加者の納得感が低ければ最終的に実行されません(合意の上手な取り方については,今後の連載の中で詳しくとりあげていく予定です⁠⁠。

目的・目標・進め方を,参加者の合意を取りながら明確にし,ベクトルを合わせる。そうしてやっと議題に入ることができます。ずいぶん時間がかかるように思われるかもしれません,しかしこの,ひと手間は後で大きな時間の節約になることは保証します。

次回は,会議で意見をドンドン引き出していく方法について解説します。

著者プロフィール

野口和裕(のぐちかずひろ)

13年間の会社員時代,SEとして企業や官庁で各種システムの設計に従事。製造業,建設業,人事システムの構築を数多くこなす。その後,独立しフリーランサーのSEになる。現在有限会社NTX)を設立し,SEの傍らヒューマンスキルの研修を行う。

著書は『SEのための「どこでもやれる力」のつけ方』(技術評論社刊)。3度の飯はお好み焼きでOKという広島人。

ブログhttp://blog.livedoor.jp/facilitator/

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