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第52回 予定の自動マネジメントシステム

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自動とガイド

予定の自動調整をしたいと思っています。

図1 予定表

図1 予定表

毎日朝に開いて,今日の予定を確認できます。

予定には,主に自分だけが関係していて,予定の調整がほとんど不要な予定と,誰か関係者が複数いて,そのあいだで調整が必要なものと,ふたつあります。

第36回「一日を彩るソフトウェア」では,そのうち,自分だけが関係している予定を,自動調整するシステムを提案しました。

このシステムは運用して1年ほどになるのでしょうか。だいぶ洗練されてきて,こまごまとした予定の大部分を調整してくれるため,頭を有効な資源に振り分けることができ,たいへん有効であると考え始めています。

最新のシステムでは,たとえば『仮面ライダー』の放送にあわせて,来週の予定やストーリーを自動的に予定表に転記し,ついでにTwitterにつぶやく,というところまで進歩しています。

この原稿を執筆した6月20日(日)の予定表は,次の項目がリストされています。これらはすべて自動で設定したものです。

[Schedule]
[2010/06/20 08:00]
仮面ライダーW(ダブル)第39話 ⁠Gの可能性/バッドシネマパラダイス」2010年6月20日O.A.
*6月13日の放送はお休みです。DVDの場合は10巻に収録予定。発売日は2010/10/21。
[2010/06/20 23:00]
シックプロテクター3Dダイアプラスの替刃の残り10個。

『仮面ライダー』は商品化のスケジュールもほぼ確定しているため,その回が気に入ったときには,DVDを購入しやすいように購入ガイドを出力しています。DVDには初回特典があるため,初回盤をタイミングよく逃さず購入したい,というモチベーションです。放送時にはAmazonではまだ予約ができないため,気に入ったらDVDを購入するように調整するシステムまで作れば特に問題ないでしょう。まあ1年くらいあればできると思います。

ちなみに,放送が休みの場合には予定を自動調整し,前日の夜に「あしたは『仮面ライダー』はないのでゆっくり寝れる」旨のガイドも表示します。これにより,朝8時に起きて放送がないことに気づき,がっくりして二度寝することが劇的に少なくなりました。

剃刀の替え刃も,数が少なくなると,自動的に購入準備の案内してくれるため,これも買い漏れがなくなっています。

世界というのは,大部分はロジックが決まっていて,スケジュールも決定しています。そのロジックを知っていれば,めんどうなことに頭を患わせなくてすむのです。それは,このシステムの最大のメリットであると同時に,そのことをこのシステムを作ることで,確認しつつあります。

複数の関係者の調整を必要とする予定

おそらく,関係者が複数いて調整の必要な予定といっても,大部分は,このシステムの応用でできると思われます。思いたい。まあ百歩譲って可能性があるというあたりでもいい。

大部分をこれで調整できるのなら,それ以外の規格外の,規格外ということは重要であるということと等しいと考えますが,その重要な予定にエネルギーを集中できるわけです。それはそれで大きなメリットがあります。

問題は,すべての予定を自動的に調整することではなく,ほとんどルーティンな予定を自動化して処理することで,それ以外の重要な予定にかける時間を捻出し,そこにエネルギーを集中することです。ルーティンなくり返しに人生を浪費するところにはないわけです。

関係者が複数いる場合の予定は,おおむね次のようにわけられます。

  • 自分が主導権をもつ場合
  • 調整が必要な場合
  • 決定権が誰か別のひと(クライアントや上司)の場合
  • 国際会議/国内会議などの公的な場合

うしろ3つの特徴は次のようになります。

調整が必要な場合
比較的少人数のグループでの会合,飲み会,旅行など。密接に連絡をやりとりする必要がある。
決定権が誰か別のひとの場合
その人の決定を待つまで動かない。決定は決定権をもつひとのチャンネルで発信されるので,電子化とはなじまない場合もある。
国際会議/国内会議などの公的な場合
ある程度事前に予定が決まっており,Webやメールなどで公式中たちで告知される。

これらはそれぞれ個別の対応が必要なので,電子化/自動化はしにくいと思われます。電子化しやすいのは,自分が主導権をもつ場合なのです。

ほぼ動いた自動調整

具体的なターゲットとして,次の3つを想定しています。

  • ホームクリーニングの予定の調整
  • 髪を切る予定の調整
  • クリーニングのオーダーの予定の調整

これらのサービスをターゲットにする場合のやりとりは,おおまかにいうと,次のような段階を経ることになります。

  1. 自分側から予定を打診する
  2. 相手側から返信がくる
  3. そのうち都合が良い日を選択して予定を決定する
  4. 予定の前後に用意することを予定表に設定する
  5. 当日,予定を実行する

すでにうまくいっている例を挙げると,ホームクリーニングの調整がだいぶうまく動くようになっています。

予定表を完全にスクラッチで自作しているので,応用は自由自在です。第38回「デジタルカメラタグづけ支援」で紹介したように,予定表はデジタル写真を分類するときのタグに応用しています。

さらに,メーラーのスクラッチも完了し,受信メールをスケジュールに自動転記したり,予定を調整するメールに対して半自動的に対応できるようになりました。

具体的には,ホームクリーニングを頼む場合,次のように行っています。

  1. 自分側から予定を打診する(自動化完了ずみ,運用実績あり,設定した日に,相手に自動的にメールで打診する)
  2. 相手側から返信がくる
  3. そのうち都合が良い日を選択して予定を決定する(今回ここのシステムを実装した)
  4. 予定の前後に用意することを予定表に設定する(自動化完了ずみ,運用実績あり,設定した日に予定を自動登録する)
  5. 当日,予定を実行する

相手からは複数の候補が予定として届きます。その予定のうちもっとも遅い日から順番に予定表とつきあわせて,設定可能な日をメールの上に「ガイド」として表示します。

これで,メーラーの「Reply」ボタンを押せば,相手に予定の確定のメールを送信し,自動的に前後の日の予定を登録します。

ホームクリーニングの前後には,特別な作業が数多くあり,それを効率よく実現するのには,単にチェックリストを作るだけでは不充分で,それをスケジューラーと連動して動かすことが必要でした。ですが,このスケジューラーができてからというもの,依頼漏れなどもなくなり,クリーニングの効率もアップしました。

ここから一般化するに当たっては,予定の日程の表記のばらつきに対応する必要があります。そのために,着々と予定の表記のばらつきデータベースを構築中でもあります。

現在,予約をメールで行える近隣の美容室とクリーニング店を探しており,それらを見つけ次第,このシステムを応用しようと思っています。

著者プロフィール

美崎薫(みさきかおる)

夢想家,未来生活デザイナー,『記憶する住宅』プロデューサー,記憶アーティスト。住宅,書斎,机をはじめ,ハードウェア,ソフトウェアの開発をプロデュース。著書『デジタルカメラ2.0』(技術評論社)など多数。

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