24時間いつでも身近に持ち運べるのがケータイの強みの1つ。その強みが最も生きるツールがスケジューラです。

ケータイでスケジュール管理をするメリット

ケータイでスケジュール管理をする具体的なメリットはたくさん挙げることができます。

• ケータイは常に携帯しているので、いつでもどこでもスケジュールの登録・確認が出来る。
• スケジュールをアラーム設定することで、スケジュールの度忘れを防止できる。
• 手帳を携帯しなくて済むので、持ち歩く荷物を減らす事が出来る。
• 毎年手帳を買い換えるコストを削減できる。
• ケータイの機種変更を行ってもスケジュールデータを移行する事が出来る。
• デジタルデータなのでバックアップ、検索、再編集が行いやすい。
• スケジュールの新規登録を片手で行う事が出来る。

もちろん、ケータイで管理することによるデメリットもありますが、デジタルデータでスケジュールを管理する事が出来るメリットは大きく、スケジュール管理にケータイを活用していない方には、是非ケータイを活用することをオススメします。

現在紙の手帳を利用している方は、少しずつケータイのスケジューラに移行…ではなく、『⁠一気に』移行する事をオススメします。なぜなら、スケジュールデータは一元管理されている事が望ましく、紙⇔デジタルの間で情報の不整合が起きると、『⁠やっぱり使い慣れている紙が良い』と言う結論になりがちだからです。

内蔵スケジューラよりも便利・高機能なオンラインスケジューラ

ケータイでスケジュールを管理するには、内蔵のスケジューラを使う方法と、オンラインスケジューラを利用する方法があります。

内蔵のスケジューラはパケット通信料が不要で手軽に使えるのですが、ケータイのパケット通信料が定額で利用できる今、スケジュールがデジタルデータである事のメリットを最大限に活かすなら、断然オンラインスケジューラを利用する事をオススメします。

主なオンラインスケジューラの紹介

主なオンラインカレンダーを簡単に紹介します。

Googleカレンダー

Ajaxを駆使し、Webブラウザ上でPCのアプリケーションソフトウェアに近い操作感を実現したオンラインスケジューラ。キーボードによるショートカット操作にも対応。

公開されているスケジュールを、自らのスケジュール上に表示させる事で、各国の祝日や新しい携帯電話の発売など、必要な情報を登録して自分だけのカレンダーを作成できます。

予定開始前のメールアラートのほかに、毎日の予定をメールで知らせる機能があり、毎朝メールでその日の予定を受信すると、朝の身支度をしながら、来客などの予定を確認する事が可能です。

ケータイからの予定閲覧も対応していますが、予定の新規登録が出来ない、レイアウトが寂しい、検索に対応しないなど不便な点が残っています。

Yahoo!カレンダー

Googleカレンダーと比較すると、ショートカットキーでの操作に対応していないなど使い勝手が劣る部分がありますが、その分マウスによるボタンクリックという枯れた方法での操作が可能となっています。

リマインド機能については、Googleカレンダーと同様に、毎日の予定を朝メールする、個別の予定をメールでリマインドすることが可能です。

ケータイからの閲覧は、MyYahoo!にログインしたページ上に、当日の予定の有無の表示できる、月表示に対応しているなど、Googleカレンダーよりも若干使い勝手が良いと言えます。

Windows Live カレンダー

Windows Liveアカウントを所持するユーザー向けのオンラインスケジューラです。

アラート機能の通知を、Windows Liveメッセンジャーで受取る事が出来ます。普段PCの前にいて、メッセンジャーを起動しているけれど、メールは受信してすぐ読む。という習慣が無い(あるいは意識的に見ない)方にとっては有難い機能です。

残念ながら、ケータイからの閲覧には非対応となっています。

ケータイ + オンラインスケジューラを便利に使う

情報を一元管理する

オンラインスケジューラをオススメする最大の理由は、会社のPC、自宅PC、ケータイと、様々な端末を使っても、データをオンライン上に集約し、一元管理が出来ることです。

情報を一元管理できることにより、『⁠この日は何か予定があったけど、予定を記録したメモが見つからない・・・！』というような悲しい事態を防ぐことが出来ます。また、スケジュールを確認する際に、『⁠ケータイに登録されたスケジュール』と、『⁠PCに登録されたスケジュール』を別々にチェックしなければならない・・・。という手間も発生しません。

データがオンライン上にあることで、PCのハードウェアトラブルやケータイの紛失などの際にも、別の端末からオンライン上にある利用することが出来ますので、データの消失という最悪の事態を予防できます。

筆者は主に、社内のグループウェア上のカレンダーを利用していますが、PCを使えない環境でも、決まった予定はケータイから登録を行い、時間の確保と予定のサマリーだけ登録してから、PCが利用できる環境になってから詳細情報を入力しています。

決まった予定をその場で登録することで、自分以外の社員が入力する予定とのバッティング、自分自身の度忘れを防ぐように心がけています。

カレンダー以外の情報と連動する

カレンダー上に天気・占いやスポーツの試合など、各種のWebサービスの情報を連動させて表示するなどの便利なカスタマイズも、紙の手帳では実現できない、オンラインスケジューラならではの機能です。

カレンダー、天気、スポーツの試合情報など、本来は別々の情報を一つの画面に表示することで、週末の天気が悪いから予定を変更しよう、週末は予定が無いからスポーツの試合を見に行こう。などスケジュールの変更や組み立てが行いやすくなりますので、オンラインスケジューラのメリットを享受するために是非使いこなして欲しい機能の一つです。

電話機能を便利に使う

オンラインスケジューラとケータイの便利な使い方として、ケータイの基本機能の一つ、『⁠電話』の活用は見逃せません。外出が多い営業マンなどは、訪問先の担当者の電話番号を入力する事をオススメします。万が一、道中の混雑や前の打ち合わせが長引いてしまい、約束の時間に遅れる事があっても、スケジューラに登録した電話番号から電話をかける事が可能です。実際に訪問先の会社へ向かう途中で、交通機関のトラブルに見舞われた際に、この方法で連絡をすることで最悪の事態を免れた経験が何度があります。

また、営業時間が限られるお店への電話などの連絡は、営業時間内に『電話する！』という予定を電話番号とともに入力しておけば、うっかり予定を度忘れすることなく、簡単に連絡することが出来ます。

筆者は頂戴した名刺等、紙の情報を整理するのが大変苦手なので、取引先を訪問する際は、社内で利用しているグループウェアに、訪問先の会社名、住所、住所URL、担当者名、部署、電話番号などを必ず入力し、不測の事態に備えます。

後編では、ケータイでスケジュール管理を行うにあたっての不便な点と、それを解決する方法を紹介する予定です。