実践!GTD~一歩先の仕事管理

第4回 処理ステップ――ノるかソるか,決めるのはあなた[前編]

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前回は収集ステップについてお話ししました。収集ステップを済ませたあなたの手元には,頭の中のことをすべて吐き出したリストがあります。GTDではこのリストを特別に「Inbox」リストと呼んでいます。今回と次回は,このリストにワークフローを適用して,実際に使えるリストにします。この手続きを「処理ステップ」といいます。

処理ステップについて説明する前に,一つ取り決めをします。これからInboxリストに収集した気がかりなことの一つ一つを,「仕事を成し遂げる技術」で表現されている言葉に合わせて『物』と呼ぶことにします。これは,GTDの原本では,『Stuff』という単語で表されます。

そもそも処理ステップって何をしようとしてるの?

あなたが収集した「Inbox」――これは人によっては,文字通り箱の中に集めた資料であったり,リスト化したものであったりすると思いますが,今回は「リスト」を前提とします。処理ステップとは,このリストに収集されたものを仕分けし,インボックスを6つのリストに導きます。大まかに言うと①やらないこと②やること③待つこと…に分けます。このようなリストに収集することで,行動の迷いをなくすのが大きな目的です。迷いがなくなれば,速やかに行動することができます。こうして,Inboxをあなたの第二の脳として機能的なものにするのです。

Inboxに集めた「物」を6つに分けるといっても,どう分けたらいいのかで非常に悩みます。そこでGTDではワークフローが準備されています。ワークフローとは,おおざっぱに言うとフローチャートなのですが,フローチャートに作業性を加味したものととらえてください。実際にはワークフローに沿ってInboxの「物」を振り分けていけばよいのですから,作業については大仰に考えないでいただいて,結構です。

GTDの正式なワークフローは以下のサイトを参照してください。

その他,gihyo.jpで提供されたワークフローもあります。

今回用いるワークフロー

今回は,連載用に独自のワークフローを準備しました。以下の図をご覧ください。

 GTDワークフロー

図 GTDワークフロー

この,ワークフローが既存のものとことなっているのは以下の3点です。

「行動を起こす必要がある?」の分岐を三つの分岐に分けました
従来は,「行動を起こす必要がある」分岐は3つに分かれていましたが,それだけだと「このリストはどの行動に該当するのか」ということを一つ一つ思考しなくてはなりません。思考するというのは,結構時間がかかるものです。そこで効率化を考え,思考を排除しても分岐できるように分岐を増やしました。
各質問部分をイメージで表しました
絵で見るほうが瞬間的にわかりやすいためです。だんだん慣れてくると,ワークフローの質問事項を文字で理解するのが,億劫になってきます。そこで,瞬間的にも理解できるよう,質問の内容をイメージで表しました。

今回の説明は,連載用のワークフローの図を基に行いますので,もともとのGTDのワークフローの図に慣れている方も,お付き合いください。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597

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