実践!GTD~一歩先の仕事管理

第5回 処理ステップ――ノるかソるか,決めるのはあなた[後編]

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前回は,処理ステップのうち,当面あなたが注目することではない『物』を取り除く質問について,説明してきました。

繰り返しになりますが,Somedayリスト行きを決定する判断基準は,あなたが注目するかしないかです。競馬でも競走馬がよそ見をしないように,目を覆うブリンカーのような役目です。

次の質問からは,ブリンカーをつけていても視野に入った,注目すべき『物』について,分類する質問になります。

(5)それって面倒?

行動:

この質問でYesになった場合,『物』はまず,Projectリストに行き先が決定します。Inboxリストの紙に書いてある『物』は,Projectの頭文字である「P」のマークをつけます。そして,引き続き次の質問へ向かいます。Noになった場合でも,次の質問へ向かいます。

この質問は,『物』について,どういう状況になっているのか見張る必要があるのかを判断します。

GTDのワークフローのうち,Projectリストに行き先が決まった時だけ,他のリストと行動が異なります。他のリストに行き先が決まったら『物』は行き先が決まったのでOKですが,Projectリストに行き先が決まっても,引き続き次の質問へ向かう必要があります。ここはよく間違いやすいところなので,気をつけて下さい。

この質問で,行き先が決まるリストは,Projectリストです。GTDでは,ゴールに向かうために,一つ以上の行動を必要とするものを,プロジェクトと定義しています。Projectリストは,それがちゃんと進んでいるかどうか確認するために,端的に項目を思い出すためのリストです。いろいろ行動しないと完了しないもの,だからこそ定期的に進んでいるか見張る必要が出てくるわけです。

例えば,『物』「GTDコミュニティのオフ会を実施する」でした。私は,この『物』を見て,(1)の質問で,次のように思いました――「コミュニティで相談したんだよね。面白そうだな,っていう話があったから,オフ会やろうって決めたんだった。これは注目することだけど,いろいろやることもあるし考えることも必要,ちゃんと進んでいるか確認する必要があるよね,ならProjectリスト行きに決定だ。」――このように,「GTDコミュニティのオフ会を実施する」は,Projectリスト行きになります。複数作業があったり,一筋縄ではいかないな,そもそも面倒だな,と思ったりする場合,ここでの質問はYesになります。

(6)次の行動は何?

行動:

具体的なアクションを決めたら,Inboxリストの紙に書いてある『物』の近くにそれを書き留め,次の質問へ向かいます。

この質問は,『物』について,それを手につけるにはどういう行動が必要なのかを準備するための質問です。

GTDが常々言っているのは,「次の行動は何?」と答えるだけで,随分仕事が進むことです。ちょっとした見通しがあるだけで,私たちは簡単に前に進むことができます。そしてこの行動が,具体的であればある程,実行に移しやすいです。

家に出るまでは会社に行くのが面倒だけど,家から出たらそうでもない,ということはよくあることです。大きな作業で言えば「会社に行く」ということになりますが,「家を出る」という次のアクションを起こしただけで,速やかに最後まで実行できる,典型的な例です。

Projectリストの例から引き続いて,例えば『物』「GTDコミュニティのオフ会を実施する」でした。私は,この『物』を見て,次のように思いました――「オフ会をすることは決めたけれども,日時も場所も曖昧だし,中身自体もまだまだ決まっていないなぁ。これはもうちょっとイメージを膨らませてどんなことをしようか考える必要があるよね。ブレストブレスト~! 今回はマインドマップでブレストしてみよう! となると,次のアクションは,紙にセントラルイメージを書くにしよう。」――このように,「GTDコミュニティのオフ会を実施する」の次のアクションは,「GTDオフ会のMindMap用に,セントラルイメージを書く」になります。

次のアクションの特徴は,全ての作業を表すのではなく,その作業のとっかかりの部分だけで,十分機能します。次のアクションで行いたいのは,行動するように,意識を促すことです。マラソンをする時,ゴールを目指すのではなく,次の電柱まで向かうと設定するように,小さな一歩を設定しましょう。

次のアクションを考えることは重要だと,Lifehacking.jpでも以下の記事で紹介されていました。合わせてご覧下さい。

(7)この場で2分以内でできる?

行動:

この質問でYesになった場合,紙に書いてある『物』を実行し,完了したら二重線で消してしまいます。Noになった場合は,次の質問へ向かいます。

この質問は,瑣末な『物』だったら,実行に移してしまうための質問です。

今,この場所ですぐにできる行動ならば,重要であれ何であれ,どうせいつかは実行しなければなりません。ならば,このタイミングで実行します。

2分という時間に疑問を感じる人もいるかもしれません。仮に,ここで『物』を実行しないと決めた場合,それはどこかにしまう必要があります。実際しまいこんで,それを再度取り出そうとすると,思いの他時間がかかる場合があります。2分以上かかることもあります。2分以内で終わることなのに,取り出して行動にかかるまでに2分かかるなんて,間抜けです。2分かけて探してから2分以内で行動を済ませるか,それとも今2分ロスすることなく2分以内で行動を済ませるか,この質問ではそういう選択を迫っています。探す苦労を考えたら,今やる方がマシだ,と思ったらすぐさま実行しましょう。

また,前回指定したように,GTDのリストを紙で行っている場合は,それだけであなたの行動を促します。紙は,すぐにへばってしまいますので,新しい紙に書き写すことが必要になることがあります。このタイミングで,2分以内でできそうなことを,書き写すことが面倒な気になってきます。そう思ったら,すぐさま実行しましょう。

実行する際には,時間を計って実行するのがいいかもしれません。というのも,2分がどれぐらいの時間か,正確に見積もることは難しいからです。それに,時間を計ることでプレッシャーとなり,いつもよりテキパキと動くことができます。2分が過ぎてしまったら,キリのいいところで終わらせてしまい,次の行動を決めて,次の質問へ向かいます。

(8)待ちで作業なし?

行動:

この質問でYesになった場合,『物』はWaitForリストに行き先が決定します。Inboxリストの紙に書いてある『物』は,WaitForの頭文字である「W」のマークをつけます。Noになった場合は,次の質問へ向かいます。

この質問は,『物』の次のアクションが,自分以外が行うことだったら,よけるための質問です。

自分が待ち状態であるというのは,自分以外の誰かがボールを握っている行動です。この質問でYesになる『物』で,自分できることと言えば,相手から回答が戻ってくるのを待ったり,催促したりするぐらいしか,行動ができなかったりします。「俺はやるぜ!」といって行動リストから受け取った項目が「待て」ではちょっと切ないですね。

なので,この質問を設けることで,自分ができる作業から,選り分けてしまいます。そして,待ち専門のWaitForリストに記憶を託します。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597

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