実践!GTD~一歩先の仕事管理

第7回 レビューステップで過去と未来をつなげよう

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時間と共にリストは変わる,それに対応するには?

前回までの連載で,収集ステップから整理ステップまで行い,ようやくGTDのリストを作ることができました。しかしこのリストは,ある一定のタイミングにおいてのリストです。つまり,Inboxを処理した時点での「あなたの頭の中にあるもの」です。時間が経過すると気持ちや予定が変化するため,その結果,リストの項目と現実に行うべき行動とが一致しなくなります。それに対応していくために「レビューステップ」があります。今回は,その「レビューステップ」について説明します。

レビューステップは何のため?

レビューステップでは定期的に自分自身を見直します。言わば過去の時点と変化させる未来とをつなげるための,リレーで言う所のタスキのようなものです。しかし,残念なことにGTDはリレーのようには行きません。タスキが古ぼけてしまい,使い物にならないからです。そのタスキとは何なのか?それがGTDのリストです。

「GTDのリストの情報=頭の中の情報」に戻す

GTDのリストは,自分の頭の中から吐き出したものを,整列したリストです。ですから,その吐き出したタイミングのもののみが記載されています。しかし,現実はそうではなく,時間が経つにつれてすべきことを思い出したり,リストにあったものを実行して完了状態になったりします。つまり,「GTDのリストの情報≠頭の中の情報」というような,不一致な状態へと,徐々に変化していきます。これでは,"頭の中にあるものは全部リストにある!"とは言えません。そこで,「GTDのリストの情報=頭の中の情報」という状態に戻すのが,レビューステップです。

例えば,商品の棚卸しの作業に似ています。これも,一種のレビューステップです。棚にある商品と商品のリストの内容が,同じであることを確認します。これも「商品のリスト≠棚の中の商品」な状態をなくし,「商品のリスト=棚の中の商品」という状態にするための作業です。

これは,IT業界で有名なプロジェクト中のウィークリーレビューもそうです。一週間あった出来事をプロジェクト内のメンバで共有するため,ウィークリーレビュー時にもらさずに情報を収集することが必要となります。

このように,レビューステップは,GTDのステップでなくとも,現実の世界にいろんな形で頻繁に行われています。頻繁に行われているのは,重要なステップだからです。

過去を振り返って,これから未来にすべきことを考え直す

しかし,レビューステップが「GTDのリストの情報=頭の中の情報」に戻すだけなら,これほどまでに,あらゆる状況で重要視されるわけがありません。レビューステップの役目はそれ以外にもあります。それは,過去を振り返って,これから未来にすべきことを考え直すことです。

「駅までに10分」

以下の図を見て下さい。

 駅までに10分で着くための関係図

図 駅までに10分で着くための関係図

横軸を時間,縦軸を地点と見立てた,簡単な移動状態を表した図です。仮に,自宅から1km先の駅で,今から10分後にやって来る電車に乗りたいとします。これを達成するためには,10分で自宅から駅に着く必要があります。

つまり,自宅を基点とすると,10分と1kmの交差する場所が駅となります。1分100m単位で歩く,つまり自宅と駅を結んだ線分の通りに進めば,10分後の電車に乗れるはずです。ここで,この連載でおなじみとなった彼の登場です。ちなみに,私は彼のことをジーコ君と呼んでいます(GTDをやっている子の略)。ジーコ君は,自宅と駅とを結んだ線分になるように進んで駅に着こうと,自宅を出発しました。

ところが,5分経過した後,ジーコ君が確認したところ,自宅から400mしか進んでいませんでした。今までのペースで進めば,10分後には800mしか進まず,駅に着けずに電車に乗れないことになります。しかし,電車は待ってくれませんし,駅が自分に近づいてくれることもありません。そこで,残り5分で1kmまで到達するため,ジーコ君は走ることにしました。

さて,この5分経過時点で,ジーコ君は歩くことから走ることに切り替えましたが,この作業が,この状況での簡単なレビューステップになります。ジーコ君が5分経過時点で考えた内容は,以下の通りです。

  • (1)5分で400m進んだ
  • (2)10分後に駅に着かない!
  • (3)電車は待たない,駅も動かない
  • (4)まずい!走らなきゃ

(1)は今まで行った過去のことであり,そして現在の場所の結果です。

(2)は,(1)を踏まえて出てきた状況の確認です。(1)では5分で400m進んだことははっきりしています。同じように進むと10分で800mしか進まないことは,簡単に想像できることです。しかし,それでは10分で1km先の駅には着かなくなってしまいます。

そこで,(3)で今後の状況を確認します。つまり,10分以内で1km先の駅に着かなくてもいい方法を見つけます。要するに,図中の駅が,電車が来るのが遅くなって右に移動したり,駅が移動して下に移動したりしてくれれば,歩く速さを変える必要はありません。でもそんなの無理ですね。駅が動くのはまずありませんし,想定上は日本の電車であり日本の電車は優秀で,15分遅れなどは到底ありえません。

その結果,(4)の対応策が出てきます。つまり,自分が速く動くしかありません。

5分の時点でレビューを行った結果,ジーコくんは歩く→走る,と変わりました。つまり,過去を振り返って,これから未来にすべきことを考え直したわけです。

レビューステップは,過去と未来を繋げる

(1)は今まで行った過去の内容で,(4)ではこれから行う未来の内容です。丁度,過去と未来が(2),(3)のステップを行うことで,一つの流れに繋がります。それが,私にとっては過去と未来に繋げているように感じられます。

このような振り返りを行い,過去の経験を踏まえて,未来に続く道を作っていくことが,レビューステップの目的です。GTDの場合は,今までにやったことやってないことを踏まえて,次にすることを明確にすることが,レビューステップの役割となるでしょう。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597

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