実践!GTD~一歩先の仕事管理

第7回 レビューステップで過去と未来をつなげよう

この記事を読むのに必要な時間:およそ 4 分

レビューステップって実際何をするの?

レビューステップは,何のためかは,以下のような目的があることがわかりました。

  • 「GTDのリストの情報=頭の中の情報」に戻す
  • 過去を振り返って,これから未来にすべきことを考え直す

これらについて,具体的にはどのようなことをすればいいのか,見ていきましょう。

「GTDのリストの情報=頭の中の情報」に戻す

「GTDのリストの情報=頭の中の情報」にするのは簡単です。

今まで説明してきた収集・処理・整理ステップを行います。やり方については,今までの記事を参考にしてください。

過去を振り返って,これから未来にすべきことを考え直す

10分で駅につく場合のレビューステップは理解できたと思います。ここで,先ほどの「駅までに10分」で行ったレビューを思い出しましょう。

  • (1)5分で400m進んだ
  • (2)10分後に駅に着かない!
  • (3)電車は待たない,駅も動かない
  • (4)まずい!走らなきゃ

これをかなり抽象化し,以下のようにまとめました。

  • (1)情報を最新状態にする
  • (2)最新状態の情報で状況を確認する
  • (3)近未来のスケジュールを確認する
  • (4)近未来について計画する

まず(1⁠⁠。⁠駅までに10分」の場合は,⁠1)は時間がどのくらい経過して,どこまで進んだから重要になります。この情報集めをまず(1)で行っています。つまり,5分経過し,400メートル進んでいる,ということです。

次に(2⁠⁠。最新状態の情報は,ここでは5分で400メートル進むという事実です。それをゴールに照らし合わせると,間に合わない,という状況が浮かび上がってきます。

そして(3⁠⁠。近未来のスケジュール,つまり今回では10分で駅に着く必要があるかどうかを確認します。これは必ず行わなければなりませんね。理由は先の見出しで説明したとおりです。

最後に(4⁠⁠。⁠2⁠⁠,⁠3)を踏まえて,自分が走らねばならない,という計画を立てるというわけです。

この内容をGTDにも実行しさえすればよく,加えて一項目の「GTDのリストの情報=頭の中の情報」をどこかで組み込めば,GTDのレビューが行えるのです。

これを踏まえて,次の見出しで実際の作業とに上記内容を結びつけます。

前回のGWeeklySheet,新しいGWeeklySheetとペンを用意しよう

整理ステップで作ったGWeeklySheet,それから真新しいGWeeklySheet,それからペンを用意します。GweeklySheetを使っていない方は,それに相当するGTDのリストを用意してください。今回は,前回と同じ書き写し先を想定して,実際どんな風なことをするのかを説明していきます。

  • Referenceリスト(資料リスト⁠⁠ ― 手帳
  • Somedayリスト(いつかやろうリスト⁠⁠ ― 手帳
  • Projectリスト(見張りリスト⁠⁠ ― GWeeklySheet
  • Calendarリスト(時間割リスト⁠⁠ ― GWeeklySheet+手帳
  • WaitForリスト(返事待ちリスト⁠⁠ ― GWeeklySheet
  • NextActionリスト(実行リスト⁠⁠ ― GWeeklySheet

(1)情報を最新状態にする

アクション:

  • 収集・処理・整理ステップを実施し,整理した情報は次回用の新しいGWeeklySheet(以降,次回GWS)に書こう
  • 前回のGWeeklySheet(以降,前回GWS)から未完了の項目を,次回GWSに転記しよう

「GTDのリストの情報=頭の中の情報」にする作業は,この(1)のステップで行います。GTDのリストが頭の中と同じようになるように,収集・処理・整理ステップを実施しましょう。そして整理した内容は次回GWSに書き込みます。

この時に収集する場所は,次回GWSのInboxではなく,前回GWSや別の紙で行ってください。というのも,次回GWSのInboxは,実行ステップ時に思いついた内容を収集するために用いたいからです。レビューで場所を取られてはちょっと切ないですよね。

そして,前回GWSから残ったものを次回GWSに書き写すことで,もれがないようにします。

(2)最新状態の情報で状況を確認する

アクション:

前回GWSのProjectリストの各項目の近くに,各プロジェクトのまとめを書こう

状況を確認するために,稼動中のプロジェクトの状況を簡単にまとめます。単に眺めてみるだけではなく,プロジェクトが今どのような状況になっているのか,自分で実際に書いてまとめることに意味があります。まとめずとも,どこまで進んだか,を書いておくだけでも十分です。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597