実践!GTD~一歩先の仕事管理

第7回 レビューステップで過去と未来をつなげよう

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(3)近未来のスケジュールを確認する

アクション:

手帳を確認し,2週間以内の予定を次回GWSに記入しよう

カレンダーリストは手帳で管理していますので,このステップにて,次回GWSに反映します。次の週分は,前回GWSにも書かれていますが,万が一予定が変更になったこともありますので,確認してください。

(4)近未来について計画する

アクション:

各プロジェクトのNextActionを明確にしよう

各プロジェクトのNextActionが何なのか確認しておき,次回GWSのNextActionリストに入っているかを確認します。入っていなければ,次に何をしたらいいのかを考え,次回GWSに書き込みます。

ここで状況が揃うといろいろ考えられるようになります。例えば,⁠来週はミーティングが多いから,あんまり自分の仕事ができないな」⁠来週は重要な作業があるから身をしめていかないと」⁠このプロジェクトは来週締め切りだから優先的に実行しないとな」⁠等々です。面子が揃い,頭をめぐらしても問題ない状態です。作業としては,上記の項目だけを列挙しましたが,場合によっては優先的に行うものを決めたり,次の日にいの一番に実施する内容を決めたりするのもよいでしょう。

ちなみに,忙しい人はあまり考えられない傾向にあります。私の場合,プロジェクトが問題ない状態であるかを確認するだけで精一杯でした。

以上が,レビューステップで行うことです。今回示した内容は,レビューステップのうち,必要最低限の作業です。レビューステップで何をするかは,これ以外にも自分で決められます。しかし,忙しかったりすると,レビューステップで行おうと思っていたことを全部できるとは,限りません。この中でも最低限行う必要のあるものを,今回はピックアップして説明しています。

レビューステップが進まなかったり,これからレビューステップをするならば,ひとまずはGTDのリストを最新化して,プロジェクトリストの次のアクションを明確にするところから初めて下さい。そこから,徐々にレビューステップで行うことを増やしていくことで,問題ありません。

レビューステップのつまづきやすいところ

レビューステップはGTDでつまづきやすい部分の一つです。レビューって結局何をしたらいいのかわからない,という問題点もよく聞きましたので,今回の記事で最低限行う内容を,説明しました。それ以外によく聞く,つまづきやすいポイント3つについてまとめました。

Q1.レビューステップが億劫です。どうしたらいいですか?

A1.無理にレビューステップをしなくていいです。"辛抱たまらん!"と思ったらレビューステップを行おう。

GTDのレビューステップは,身体を奇麗に保つためにお風呂に入るようなものだと,David Allenさんも日本来日記念イベントで言っていました。放っておくにはそろそろ危険だな,というような危険な状態になったら,レビューを行えばよいとのことです。David Allenさんの場合,そのサイクルがだいたい1週間であり,そのことから,GTDのレビューは1週間の間隔で,と言われていることが多いです。

レビューステップをしなかったからといって,死にはしません。気軽に付き合っていきましょう。

Q2.レビューステップをしたいですが,今一歩実行できません。

A2.レビューステップを行うための次のアクションを決めておこう。

レビューステップもGTDのアクションの一つです。しかし,やることが多いので一体何をしたらいいのかわからなくなってしまいがちです。そこで,処理ステップで行ったときと同様,レビューステップにも次のアクションは何か,明確にしましょう。今回の記事では,レビューステップで一番初めにしたことは,前回GWSと次回GWSとペンを用意したことです。あなたがいつもレビューステップをする時,一番初めにすることは何ですか?

Q3.GWSや紙などでGTDリストを作ると,レビューステップの時に書き直すのが面倒です。

A3.デジタルツールにしてしまう,もしくは実行できそうなものだったら実行しましょう。

紙でGTDリストを作ると,面倒になるのが,書き写しです。レビューステップなどで,項目を新しくするために,書き直しをするという作業がどうしても出てきます。紙の場合,これを逆手に取って,書き写すのが面倒ならもう実行しようというのはどうでしょうか? アクションが完了すれば次に紙に書き写すこともありません。結構実行できるものです。ものは試し,NextActionリストで面倒だなと思ったら,自分に聞いてみてください。"書き移すのと実行するのと,どっちがいい?"

次回は実行ステップの詳細について

さて,今回はGTDを継続して使っていくために欠かせないレビューステップについて,説明してきました。多くの人が"Weeklyレビューはストレスだ!"と思っていますが,私も面倒に感じます。David Allenさんだって日本来日記念イベントで苦手だって言ってました。面倒だと思っているのは何もあなただけではありません。だから,ここはちょっとだけがんばって続けていくようにしましょう。1週間2週間抜けても復帰は可能です。ただちょっと面倒になるだけです。途中でやめても,懲りずに続ける――これがGTDとのお付き合いの仕方なのだと,私は思っています。

次回は,最後のステップであり,GTDの本来の目的でもあった実行ステップについて説明していきます。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597