実践!GTD~一歩先の仕事管理

第8回 実行ステップで理想に近づこう

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行動すれば自ずと変わる,さてそのためには?

前回までの作業で,GTDの一通りのリストが出来上がりました。もう既にGTDリストに従って,実行し始めている方もいるかと思います。今回はその実行ステップについて,詳細に見直していきます。

実行ステップは何のため?

今さらのようですが,実行ステップは何のためでしょう? これは,自分が理想の状態に近づくためです。そして,これが一番大切なのですが,自分が理想の状態に近づくための唯一の手段でもあります。しかし,この実行することとしないことに,歴然の差があることを自覚している人は,少ないように思います。

勉強にしろスポーツにしろ,ゲームですら,実行しなくては,結果さらには理想の状態を得ることは,決してありません。頭の中だけでは,決して近づくことはできません。だからこそ,実行することが非常に大切になるのです。

繰り返し言いますが,実行ステップは,自分が理想の状態に近づくためのステップです。

実行ステップって実際何をするの?

さて,実行ステップは,実際にはGTDリストを使ってどのようなことをするのでしょうか? ここでは各リストにそれぞれ焦点を絞りながら説明していきます。『仕事を成し遂げる技術』では,レビューステップに相当する部分に書かれていますが,今回はウィークリーレビューと区別して説明するため,実行ステップにて説明します。

実行ステップ時に見なくてもよいリスト

実行ステップ時には見なくてもよいリストがあります。以下のリストがそれにあたります。

  • Referenceリスト(資料リスト)
  • Somedayリスト(いつかやろうリスト)
Referenceリスト

Referenceリストは,アクションの必要のないものですから,実行ステップでいの一番に確認する必要なものはないはずです。実行が必要なものがありましたら,それは別のリスト行きです。Referenceリストから取り出して再度処理ステップを実行し,しかるべきリストへ行き先を決めなおしましょう。

Somedayリスト

Somedayリストは,以前の連載でも説明した通り,今はできないけれど時間があったらやってみないな,と未来に託すためのリストです。そのため,今必要ないものと判断したものばかりがこのリストにあるため,特に見直す必要はありません。

Somedayリストに気になるものがある,という場合は,一旦Somedayリストを見直して気になるものを取り出し,『物』として処理ステップを実行するようにしてみてください。

これらのReferenceリスト・Somedayリストで説明した作業は,レビューステップ時に実行するのがよいでしょう。

実行ステップ時に見直すリスト

それ以外のリストは,実行ステップ時にも,見直します。

  • Projectリスト(見張りリスト)
  • Calendarリスト(時間割リスト)
  • WaitForリスト(返事待ちリスト)
  • NextActionリスト(実行リスト)
Projectリスト

アクション:

  • 頻度:逐次
  • 状況:稼動中のProjectの個々の状況を確認したくなった時,頭がこんがらがって取りこぼしがないか確認したくなった時
  • 行動:各項目の現状を確認する等

いくつものプロジェクトが同時に動いて忙しくなると,何がどのような状態なのか,すぐに思い出せなくなってしまいます。それに,自分が知らない間にも,誰かの手でプロジェクトが進んでいたりすることもあります。そこで,Projectリストを見直すことによって,各プロジェクトの現状を一手に確認できるようにします。

私の場合,特にこのProjectリストが有用だったのは,案件を数件掛け持ちしていたような場合です。電話やメールなどで,頻繁に状況が変わりました。それを全部の案件の状況を漏れなく確認するのに,このProjectリストが役立ちました。

Calendarリスト

アクション:

  • 頻度:毎朝
  • 状況:その日にすべきこと,間に合わせることが何があるのか確認する時
  • 行動:すべきことの場合は優先的に実施する,間に合わせるもののNextActionを優先的に実行する等

Calendarリストは,その日までに仕上げなければいけなかったり,その日に必ず実施しなければならないことを,確認するためのリストです。この連載では,手帳をCalendarリストに相当するように説明しています。

Calendarリストは,どのようなタイミングで見ているかというと,毎朝確認します。これは,その日にしなければいけないものを確認しなければいけないからです。そのため,Projectリストが逐次確認する,とやり方ではなく,Calendarリストは毎朝定期的に確認する必要が出てきます。

WaitForリスト

アクション:

  • 頻度:毎朝
  • 状況:催促の必要のあるもの,連絡が遅くなっているものを確認する時
  • 行動:期限切れとなっている項目について連絡を取る,よく期限切れになりがちな人に近日締め切り日である旨をリマインドする等

WaitForリストは,人の返答を待つためのリストです。通常は行動は必要ありませんが,待てど暮らせど返事がない場合は,その限りではありません。WaitForリストに記入する前に,相手と返答期限を決めたり,自分なりに返答期限を決めておき,それが過ぎる場合は,WaitForリストに従い,相手に催促します。

NextActionリスト

アクション:

  • 頻度:逐次
  • 状況:作業が完了して次にやることを見つける時,手が空いた時
  • 行動:次にすることを選び,実行する

NextActionリストは,状況さえ揃えば実行に移せるリストです。作業が完了した時に次にやることを見つけたり,手持ち無沙汰な時にできることを見つけたり,あるいは毎朝の時間に,今日優先的に実行する項目を洗い出したりするのに用います。

Inboxリスト

アクション:

  • 頻度:逐次
  • 状況:何か思いついた時,何かすべきことを思い出した時
  • 行動:思い出したことをInboxリスト用の紙に書き写す

Inboxリストも,実行ステップで必要なものの一つです。家の用事を突然思い出したり,好きな本を買わなきゃ!と思い出したりするのはいつも突然です。そんな唐突な思いつきも忘れず後で確認できるように,Inbox用のリストを用意して,書き留めます。

私が会社で一つのノートを用いている際,ヘッダ部分が空白なので,そこをInbox用の場所として用いています。そして,実際の作業中のメモは罫線の部分を用いることで,一つのノートでInbox用の部分とメモ用の部分とを共有していました。このように,一つの紙でなくとも,どこに書いているのか統一していさえすれば,どこに書こうが問題ないと思います。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597

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