ライフハック・プラクティス ~仕事の生産性を上げる習慣~

プラクティス:10「時間割を作る 」

2008年7月25日

この記事を読むのに必要な時間:およそ 3.5 分

行動への近道

週の最初に時間割を合わせる

小学生が登校前に時間割を合わせているように,週の初めに1週間分の時間割を合わせます。

時間割を合わせるとは,その1週間のやるべき仕事(タスク)を計画してタイムボックスに整理していくことです。この時に,タスクをタイムボックス内で収まる時間の大きさに分割する必要があります。

例えば,⁠提案書を作る」という8時間のタスクでは,1つの仕事のボリュームが大きすぎるので,タイムボックスに入る大きさ(45分単位)に分割していきます。⁠提案書の目次を洗い出す」⁠コンセプトを決める」⁠素案を考える」⁠タイトル・キャッチコピーを考える」などの細かいレベルまで落とし込んで見積りと計画を立てていきましょう。

もちろん1週間の仕事の見通しがたたない場合もあります。その時は無理に時間割を埋めようとせずにタイムボックスをブランクのままで残しておきます。その代わり,毎朝のサインアップの時間にもう一度タスクを調整してタイムボックスに組み込むようにしましょう。

時間をタイマーで計る

せっかく時間割を作っても,その時間を守らなければ意味がありません。小学校の時は,授業の開始と終了のタイミングでチャイムが鳴っていたので時間の区切りが分かっていたのですが,職場ではチャイムは鳴らないと思います。

そこでキッチンタイマーを使って,作業を始める前にタイマーをセットし,終了時間をタイマーで知らせるようにしましょう。

市販のキッチンタイマーを使えば,簡単な操作で残り時間を計ることができます。

筆者は,DRETEC社製の薄型のバイブ機能付きキッチンタイマー「バイブカード」を愛用しています。楽天などで探せば1000円ぐらいで手に入ります。持ち運びにも便利ですし,バイブにしておくと周りに迷惑をかける心配もありません。

ここで注意しておきたいのは,タイマーで休憩時間も計っておくということです。集中して仕事をする時間(45分)を計った後には必ず休憩時間(15分)をタイマーにセットしておきます。時間のリズムを崩さないようにタイマーをうまく活用しましょう。

時間割をチームで共有する

自分だけの時間割を作ってもかまいませんが,できれば一緒に仕事をしているチームで時間割を共有するようにしましょう。

チームで時間軸を決めておくことによって,集中している時間を全員で合わせることができます。

そして,自分の時間割を机の上や壁などに貼っておくことで,自分の仕事を見える化でき,チームの意思の疎通がとりやすくなります。

チームメンバーの一人がタイムキーパー役になって,チャイムを鳴らしてもらうのも良い方法です。

外部からの雑音をシャットアウト

集中時間では,メールやメッセンジャー,携帯電話の通知をOFFにしましょう。

雑談やちょっとした用件であれば休憩時間にたずねてもらうようにしておけば,集中の糸が途切れずに仕事をすることができます。

緊急時以外の電話もとらないようにし,掛かってきても休憩時間に掛けなおすようにしましょう。次の休憩時間が決まっているので,その時間を伝えれば相手も納得するはずです。

時間を必ず守る

時間割はリズムが大事です。そのためにも,時間を必ず守るようにしましょう。

特に朝の1時限目から遅刻しているようであれば,決めた時間軸が崩れてしまいリズムを失ってしまいます。

朝のスタートラインを必ず守り,その後もタイマーで計りながら時間割通りに進めるようにしましょう。

こんな時に役立つ

作業時間の見積り精度を上げる

時間割を作ると作業を分割する習慣がつきます。

計画通りに仕事を進めるためには,見積りした作業時間内に終らせなければいけません。しかし,仕事のボリュームが大きい場合に,見積り時間よりも余計に時間がかかってしまったり,早く終りすぎてしまって時間が余りすぎるといったことがおきます。これは,見積り時間が長いほど誤差が大きくなってしまうからです。

例えば,見積り時間が8時間の場合に,誤差が20%だったとすれば6時間30分から9時間30分の幅ですので,早く終っても遅くなっても,時間に無駄が出てしまい次の作業に影響します。

時間の誤差を少なくするためには,大きな作業を小さく分割して1つ1つを正確に見積ることです。

先程の例で考えると,見積り時間が45分の場合であれば,誤差が20%だったとしても36分から54分の間なので,影響範囲は小さくてすみます。

このようにタイムボックスで区切られた中に作業を閉じ込めることで,見積りの精度を上げることができるのです。

もちろん,見積りの通りに終らない場合もありますが,タイムボックスの区切りがチェックポイントとなるので,遅れた作業のリカバリーを計画するタイミングがとれます。

自分のやりたいことを実現する

筆者が時間割を作ったのは,仕事を効率よくこなすことで,余った時間を自分のスキルアップや,好きな仕事に割り当てたかったからです。

集中と休憩をリズムよく繰り返すことで,今まで以上に仕事の生産性をあげることができるはずです。しかし,そのためには時間を守る習慣と,仕事への集中力を常に高める気力が必要です。

せっかく早く仕事を片付けたとしても,その努力をすぐに認めてもらうことは難しいでしょう。むしろ,次の仕事を与えられてしまい,⁠早く終らせなきゃよかった」とモチベーションが下がってしまいます。

もし,仕事を早く片付けたならば,残りの時間を自分のために使ってもよいのではないでしょうか。

Googleでは,会社の中で働く時間の内,20%は自分の好きな仕事や研究に使っても良い「20%ルール」というものがあるそうです。

筆者は,時間割の中でこの20%ルールを適用するようにしています。時間割では,1日を8つのタイムボックス区切っています。1週間(5日間)では40個の枠があることになります。

20%ルールでは,40個の内,10個を自分の時間として使ってよいことになります。そして時間割の中の10個の枠に,自分がやりたいことを書き込んでおきます(できるだけ分散するように配置します⁠⁠。

仕事で使えるのは30個の枠だけになって厳しくなってしまいますが,自分のやりたいことを実現するために与えられた時間で最大限の力を発揮しようと努力するようになります。

結果的にモチベーションが高まり,普段の仕事の生産性を上げることにつながるのです。

コラム(残業するのは格好悪い)

残業している姿を見ると,頑張っているように見えますがこれは大きな間違いです。

小学校の授業で,毎日放課後遅くまで居残りさせられている子供を見て,偉いとは思わないでしょう。

なぜ,仕事となると遅くまでやっていることが美学のようになるのでしょうか?これは,仕事を体育会系で考えているからだと思います。

残業は,部活の練習が終った後も,自分だけ残って自主トレーニングするのとは訳が違います。むしろ優れた選手は,影で特訓しているものです。

周囲の上司や同僚が帰らないから自分も残業しようという考えは,居残りしている友達を見て自分も居残りするのと同じです。そんなことをしても誰も得をしないはずです。

残業することは格好悪いことだと考えましょう。できるだけ居残りしないで済むように仕事をこなすことが素晴らしいのです。

もし,時間内に終らなかったとしてもズルズル残業するのではなく,宿題として持って帰ってやりましょう。といっても実際に家で手を動かすのではなく,寝る前に少しだけその事について考えるだけでよいのです。そうすれば,寝ている間に脳が整理してくれるので,次の日に段取りよく仕事を進めることができるでしょう。

落とし穴に注意

プラクティス:11「車間距離をとる」で紹介しますが,次の仕事との間にバッファを作っておき間に合わなかった時の保険をかけておくことも必要です。つめこみすぎの時間割には要注意です。

ライフハック・プラクティス:締切を意識する:12「締切を意識する」で紹介しますが,常に締め切り時間を意識することで,火事場のバカ力を発揮しやすくなります。

著者プロフィール

太田憲治(おおたけんじ)

アジャイルスピリッツで仕事を効率よく進めるブログ「eXtreme Gadget」を運営するほか,仕事に役立つWebサービスの開発を行っている。代表的なものに「StartCommand」「D3timer」がある。関西ライフハック研究会のコミュニティも主催している。gihyo.jpで「GTDでお仕事カイゼン!」の連載を執筆。共著として「Life Hacks PRESS Vol.2」もある。

URLhttp://gadget.cre8system.jp/

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