タイム・マネジメントの心得 ~あなたを多忙から開放する10の方法~

第5回 To Doリストを作る

2008年9月16日

この記事を読むのに必要な時間:およそ 2 分

To Doリストの見直しと整理

終わったタスクを消しては,新たなタスクを末尾に追加することをくりかえしていくと,だんだんリスト自体が長くて見づらくなります。そこで定期的に,残っているタスクだけを別のページに転記して新たに書きなおすことをおすすめします。これを,たとえば毎週月曜日の朝に決めて行うと,前の週の進捗や時間の使い方を反省する機会になります。

筆者は紙の代わりに表計算ソフトでTo Doリストをつくっています。この場合,並び替えや転記が簡単なだけでなく,時間集計・分析にも使える利点があります。もっとも,デスクトップPCでTo Doリストを作る場合,必ず紙にプリントアウトして持ち歩くこともお忘れなく。To Doリストは持ち歩かなければ意義が半減してしまいます。

To Doリストを,携帯メールで実現している人もいます。タスクが発生したら,自分の携帯のメールアドレスにメールを送るのです。メールのタイトルには,⁠10/15:来期の製品別販売予測のレポートを作成する」という風に,締切日とタスクを書きます。こうすると,期限の順にタイトルを並び替えたりもできるわけです。持ち歩けて,いつでも見られることが大切なのです。

なお,To Doリストには,1ヶ月以上かかるような大きなタスクを書いてはいけません。誰でも,同じタスクを毎日毎日ずっとながめつづけると,いやになってしまうものです。そうなると,そのうち,To Doリスト自体を見るのが億劫になってしまいます。見なくなったTo Doリストには,何の価値もありません。To Doリストをつけはじめたものの,長続きしなかった,という人をよく見かけますが,その理由の1つが,⁠大きすぎるタスクの書き込み」にあります。

大きな仕事は,もう少し小さなタスクに分割して書き込むようにします。たとえば,⁠卒論を書く」などというのは,大きすぎるタスクの一例です。この場合は,⁠テーマ名と構成を指導教授に相談する」⁠図書館で学会誌を見て既存研究を調べる」のように,2~3日で完了できる程度の小さな項目に分解して,順に片づけるようにします。なお,大きな仕事のかたまりを,どのようなタスクに分割して,それぞれの期限を決めたらいいかは,プロジェクト・スケジューリングの問題なので,後ほどレベル3の段階で説明しましょう。

著者プロフィール

佐藤知一(さとうともいち)

プロジェクト・アナリスト。エンジニアリング会社に勤務し,国内外の製造業向けの工場設計および生産システムづくりに従事するかたわら,執筆・講演活動などを行っている。専門はプロジェクトマネジメント・スケジューリング・生産計画・リスク分析など。海外におけるプロジェクト事情にも詳しい。

URLhttp://www2.odn.ne.jp/scheduling/

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