目次
第1章 パソコン管理とファイル整理のマナー＆最新常識
- 001 デスクトップはきちんと整理して使う
- 002 離席時はパソコンをロックする
- 003 退社時はパソコンの電源を落とす
- 004 パソコンの音量はミュートにしておく
- 005 ファイル名には内容がわかる語句を入れる
- 006 ファイル名は日付を付けて管理する
- 007 ファイルはこまめに上書き保存する
- 008 履歴を残したいファイルは新しく保存し直す
- 009 ファイルは用件ごとにフォルダーで管理する
- 010 フォルダー名に番号を付けて優先順位で並べる
- 011 不要なファイルは早めに削除する
- 012 処理済みのファイルは「old」フォルダーで一時的に保管する
- 013 大事なファイルはバックアップをとっておく
- 014 ファイルの作成者を確認する
- 015 ファイルの拡張子は表示させておく
- 016 社外の人にはPDFでファイルを渡す
- 017 タッチタイピングをマスターする
- 018 よく使う文言は単語登録する
第2章 メールを使うときのマナー＆最新常識
- 019 メール作成に必要な5つの要素を知る
- 020 メールはテキスト形式で送る
- 021 メールの件名は具体的に内容がわかるものにする
- 022 相手の会社名は正式名称を入力する
- 023 社外は「お世話になります」，社内は「お疲れさまです」であいさつする
- 024 「何を，いつ，どうしてほしいのか」をはっきり伝える
- 025 本文は1行20～26文字程度にする
- 026 連絡事項は箇条書きにまとめる
- 027 本文の終わりは結びの言葉で締める
- 028 メールには必ず署名を入れる
- 029 機種依存文字は使わない
- 030 顔文字や絵文字は使わない
- 031 重要事項は記号や罫線で目立たせる
- 032 CCとBCCを正しく使い分ける
- 033 添付ファイルを送るときはその旨を記載する
- 034 添付ファイルを送るときは容量に注意する
- 035 複数のファイルは圧縮して1つにまとめて添付する
- 036 メールの送信前に誤字・脱字を確認する
- 037 メールを受け取ったら24時間以内に返信する
- 038 引用を使って相手の本文を残しておく
- 039 返信メールの「RE:」は消さないようにする
- 040 メールの転送時は相手の本文を改変しない
- 041 迷惑メール・怪しいメールは無視する
- 042 受け取った添付ファイルは安易に開かない
- 043 受信したメールは仕事の内容別に整理する
- 044 状況に応じてメールと電話を使い分ける
- 045 仕事以外の用件は個人用のアドレスを使う
第3章 ビジネス文書を作るときのマナー＆最新常識
- 046 ビジネス文書はA４用紙1枚にまとめる
- 047 ビジネス文書に派手な色は使わない
- 048 宛名は左側，日付と発信者名は右側に揃える
- 049 件名は中央に揃えて目立たせる
- 050 本文は「前文」「主文」「末文」で構成する
- 051 季節や相手に合わせたあいさつ文を挿入する
- 052 詳細は「別記事項」にまとめる
- 053 箇条書きで内容を整理する
- 054 項目名は均等に揃える
- 055 個人宛の社内文書は役職名を入れる
- 056 社内向け文書にあいさつ文は必要ない
- 057 文書を作り終えたら必ず校正する
- 058 行間を調整して読みやすくする
- 059 複数人で編集するときは変更履歴を記録する
- 060 表の項目名は中央揃え，数値は右揃えにする
- 061 決まったデータはリストから選べるようにする
- 062 入力できる値の範囲を制限する
- 063 セルを保護して書き換えられないようにする
- 064 印刷範囲が正確か確認する
- 065 テンプレートを用意して文書作成を効率化する
- 066 補足が必要な箇所にはコメントを入れる
- 067 入力時は半角と全角を使い分ける
- 068 ヘッダーにファイル名・作成日時・作成者名を入れる
- 069 文書が複数ページに渡る場合はページ番号を入れる
- 070 メールアドレス・URLはリンクを切る
- 071 社外秘文書に透かし文字を印刷する
第4章 クラウドサービスを使うときのマナー＆最新常識
- 072 ファイルの共有にはクラウドを使う
- 073 外出先ではクラウド経由でファイルを閲覧・編集する
- 074 ファイルの共有範囲に気を付ける
- 075 アカウントの流出に注意する
- 076 大容量ファイルの送信にクラウドを利用する
- 077 オフィスアプリのないパソコンではOffice Onlineを使う
- 078 ワードやエクセル文書を複数人で同時に編集する
- 079 クラウドにファイルをバックアップする
- 080 会社のメールをGmailで送受信する
- 081 長期不在時にはメッセージを自動返信させる
- 082 頻繁に送信するメンバーのアドレスはグループ化する
- 083 よく使う文面を定型文として登録しておく
第5章 セキュリティのマナー＆最新常識
- 084 ウイルス対策ソフトは必ず有効にしておく
- 085 重要なファイルにはパスワードを設定する
- 086 USBメモリーからのウイルス感染に注意する
- 087 パソコンの廃棄は専門業者に依頼する
- 088 ウェブサイトの画像や文章は勝手に使わない
- 089 安全なパスワードを設定する
- 090 ウェブブラウザーにパスワードを保存しない
- 091 共有パソコンでは閲覧履歴を残さない
- 092 フリーのWi ?Fiスポットは使わない
- 093 SNSで会社の機密情報を発信しない
- 094 スマホートフォンで社外秘情報は話さない
- 095 スマートフォン紛失による情報漏えいに気を付ける
- 096 スマートフォンには必ずロックをかける
- 付録 単語登録おすすめ文言集
- 付録 ビジネスメールよくあるフレーズ集