エンジニアが身につけたい基本スキル2008

第2章 基本ビジネススキルとは?

2008年5月15日

この記事を読むのに必要な時間:およそ 2 分

電子メール

コミュニケーションの手段として,電子メールが果たす役割は非常に大きくなっています。電子メールを使ったコミュニケーションで心がけておくとよいポイントをまとめておきました。

文面は簡潔に

だらだらと要領を得ない長い文章は,書くのに時間がかかってしまうだけでなく,相手の時間を無駄に使わせてしまうことになります。電子メールの文章はできるだけ短くすることを心がけましょう。ただし,あまり短くし過ぎると,情報量が減ってしまって的確に相手に伝わらない場合もあります。どうしても長くなってしまう場合には,情報を箇条書きにしてみるなど,書き方の形式を変えることで短くする工夫をしてみるとよいでしょう。

まず結論を書く

電子メールを読むとき,結論が最後に書いてあるとわざわざスクロールさせなくてはそのメールの本意が分からなくなります。電子メールでは時候の挨拶など形式張った前置きは不要です。まず最初に,なぜメールを送ったのか,結論を書きましょう。

わかりやすい題名を

相手の読む時間を節約するという意味では,題名が分かりやすいことが最も重要です。以下,よく見かける悪い例と良い例を挙げておきましょう。

×悪い題名の例
○○です(※○○は名前)
お世話になっております
ご相談
ご連絡

これらの悪い例は,下手をすると迷惑メールと間違えられる可能性すらあります。

○良い例
○○の件 お打ち合わせ調整のお願い
○○の件について仕様変更のご相談
【○○】5/13 進捗状況のご報告

ポイントとしては,読む側がどの案件についてのメールなのか判断できる材料をキーワード(ここでは○○)として入れておくと良いでしょう。

また,そのメールがお願いなのか,報告や相談なのかなど,メールの趣旨を明確にしておきましょう。もしこの題名にそぐわないような内容をそのメールに書くのであれば,メールを分けた方が良い場合が多くあります。

ただし,題名にあまりにも情報を盛り込みすぎると,これも長くなってしまってメールソフトの表示からはみ出てしまう場合もあります。長すぎず短すぎず,の加減が工夫のしどころでしょうか。

ToDoとスケジュールの管理

自分がしなくてはならないこと,つまりToDoの管理は,ビジネススキルでも最大の関心事でしょう。また合わせて,スケジュールを管理することも非常に重要な点となります。

ToDo管理の方法には様々なものがありますが,あまり凝ったやり方は続かない可能性があります。ToDo管理で最も重要なのは,その方法を使い続ける点にあります。

筆者が個人的に愛用している方法は,原始的ですがToDoリストをテキスト形式で管理する方法です。以下,簡単な例です。

△  gihyo.jp原稿  5/7
△  セミナー資料  5/15
デモ環境構築      5/23
 デモマシン調達   5/19
 ソフトインストール 5/20
 設定             5/21
○ ○○宛 資料PDF送付 4/24
ノベルティグッズ作成

このようなテキストを,PCのデスクトップ上に貼り付けられる付箋紙ソフトに書き付けて管理しています。朝一番の仕事を始める前や,ToDoが完了するたびにリストを更新していきます。

まず,優先順位が高いToDoほど上の方に書いてあります。

行頭にあるは,簡単な進捗状況を表しています。何も印がついていないのは未着手,△は多少着手したもの,○は完了したものです。ToDoの中には,自分の作業が完了した場合でも,相手からの確認やOKが出ない間はしばらくはリストから消すことができない場合もあります。サブタスクに分かれるような場合には,行頭に空白を入れてインデントしておきます。

各行の最後に書いてあるのは締切です。書いていない場合は,特定のスケジュールが無いToDoです。基本的に締切が近いものほど優先順位が高くなりますが,場合によっては短時間で終わるものほど先にこなした方がよい場合もあるでしょう。

一般的なToDo管理ソフトの場合,実行したかどうかのフラグしか設定できない場合が多く,進捗管理ができないのが難点です。私の場合は未着手から完了までの3段階管理で行っていますが,場合によっては25%,50%,75%といった進捗状況を表す記号を使ってもよいでしょう。

5段階の進捗管理例
無:0%
▲:25%
△:50%
□:75%
○:100%

著者プロフィール

宮原徹(みやはらとおる)

株式会社びぎねっと 代表取締役社長。2006年12月より日本仮想化技術株式会社 代表取締役社長も兼任。オープンソースカンファレンスをはじめ,各種オープンソース関係のイベントをサポートするイベント屋さんでもある。イベントの大小を問わず,お気軽にご相談ください。

URLhttp://begi.net/

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