今こそ!勉強会

第3回 勉強会を始めよう

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開催場所探し

これまでの開催経験者の話を聞く限り,会場探しが一番難しいようです。開催場所は大まかに表1のような場所がよく使用されているようです。

表1 会場の候補

場所名メリットデメリット
会社会議室無料で借りれる
プロジェクターなどの設備が整っている
貸してくれる会社(担当者)との出会い
時間や人数の制限が発生
公共の施設公共の施設なので安く使用できる
少人数の開催に適している
予約募集開始が早く,うまく取れない事がある
機材の貸し出しがないことがある
貸し会議室機材やネットワークがそろっている
人数によって大きさを選べたくさん入る会場もある
公共の施設に比べると割高になる

公共の会議室は安く借りることもできますので,お近くの公共施設が利用できるか調べてみてはいかがでしょうか。

勉強会大集合では

勉強会大集合でもこの部分を取り上げ,各自どのように探しているかが発表されました。初めて開催するときの解決策は見つかりませんでしたが,2回目以降の話として次のようなTipsが紹介されました。

場所の固定化

場所が固定化されることで,会場のクセや行き方などがマニュアル化できコストが下げられます。

参加者の中から会場提供者が出てくる

何度か開催していると,常連の参加者などから提供していただける方が出てくることがあります。

このときは,各勉強会とも「会場を探すコストを下げる努力」が行われていることがわかりました。

その他

少人数であればカフェ,カラオケボックスで開催するという方法や宴会場で開催した勉強会もあるらしいです。都内であればこのようなリンク集もありました。貸会議室候補リスト上に書いたところだけが開催場所ではありません。意外な所が使えるかもしれませんので探してみるのも楽しいかもしれません。

費用の発生

会場費や資料の印刷代などが発生する場合は後からお知らせするのではなく初めから募集事項に書いておきましょう。費用はキッチリ割るのではなく,参加人数が予定より少なかったりした場合に備えある程度余るくらいでかまいません。実際にはおつりを用意しやすいように500円区切りか1,000円区切りが良いでしょう。

お金が余ることに抵抗がある方もいらっしゃるかもしれませんが,それは儲けを出したのではなく後々にあなたの勉強会に還元すれば良いことです。 具体的には以下のようなことに使うと良いかもしれません。

  • 懇親会費の負担
    学生の場合懇親会に出たくてもお金がない理由で参加できないことがあります。その場合は,主催者側で一部を負担するようにしましょう。
  • 飲み物などのサービス
    会場に飲み物やチョットしたお菓子などを用意しておいてもいいかもしれません。

赤字だけは避ける

勉強会は誰かの犠牲によって成り立つものではありません。⁠自分が払えばいい」という気持ちで開催していては自分も参加者も気持ち良く開催することができません。なので,無理のないように開催し楽しい勉強会を開催しましょう。

参加者の募集

場所や日時が決定したら参加者の募集を開始しましょう。

なお,ここまでの流れは関係者のみでやり取りしてもいいですが,BLOGなどで外部に公開しておくことで,あらかじめ読者がチェックしてくれており,スムーズに募集告知につながります。

募集方法については以下のようなものがあります

専用Wikiを作る
インストールするサーバがなければLivedoorWikiなど,無料で使えるところを使用するといいです。
mixiコミュニティ
mixiにアカウントがある方限定になりますが,参加者がどんな方かわかる利点などがあります。
イベント開催支援ツールを使う
最近はATENDのようなイベント開催を支援するツールもあります。

機能としては,参加者がわかることと勉強会の履歴がわかるようにしておきます。参加者がわかることは,勉強会終了後にも確認したりすることができつながりが持てます。また,勉強会の履歴は発表資料を載せたり,初めて参加する方が以前どんな内容の話があったかを知ることができます。

その他,トラックバックを受け付ける機能があれば,終了後の感想などを集めやすくもなります。

募集と同時に懇親会の募集もしておくと,あらかじめ懇親会の参加人数が把握できるのと,参加者も勉強会後の予定が入れられるので安心です。詳細が決まっていなければ,時間と料金を出しておくだけでもかまいません。

募集の告知

自分のBLOGやmixi日記,また手伝っていただける方や,参加者に参加宣言のエントリを上げていただいいたりして告知を広げていきましょう。

これらの方法を活用すると効果的です。

著者プロフィール

鈴木達文(すずきみちやす)

オープンソースカンファレンスやPHPユーザー会にて活動中。主に裏方や懇親会・宴会を担当。最近はいろいろな所に出て行って飲み会幹事を担当。人との出会いを楽しんでいます。

口ぐせは『まだまだ』。好きな事は、知ること・出会うこと・楽しむことです。