今こそ!勉強会

第3回 勉強会を始めよう

この記事を読むのに必要な時間:およそ 3 分

開催当日

会場入り

会場には開始の30分くらい前に入り準備をしましょう。

座席などの設営
会場で椅子などを人数分用意しましょう。
受付準備
参加者の出欠を取る場合や参加費を徴収する時は始めに準備しましょう。
プロジェクターの準備とPCの接続確認
プロジェクターの位置を決め,PCがちゃんと映るか確認しましょう。レンタルの場合,各種調整が必要なことがあるので注意しましょう。
案内の準備
会場がわかりにくい場合は入り口などに張り紙をしておくと良いでしょう。また直前ではありますがTwitterなどに投稿しておくのもいいかもしれません。

勉強会開始後

自己紹介から開始すると場が和んだりします。このようなアイスブレイクの時間の準備を設けておきましょう。また,懇親会の出欠確認はこの時点でしておくと,お店側に人数調整が可能なことがあります。

懇親会

懇親会については第2回でもお伝えしたとおりできるだけ開催しましょう。発表者と参加者同士の交流は勉強会ではなく懇親会がメインです。

懇親会会場探し

大きく分けて表2のように分かれると思います。どの場合も当日に大きな人数変更がないように気をつけましょう。

表2 懇親会会場候補

方式メリットデメリット準備事項
居酒屋系お店に移動するだけで開催できる
料理や雰囲気が選択できる
料金が割高(3000円~)
人数の微調整が難しい
ドタキャンが出ると赤字になる可能性あり
店によって席が固定されると交流しにくい
お店の選定
人数の調整
持ち込み系割安に開催できる
立食形式なら人の交流が図りやすい
人数の変動にも対応しやすい
同じ会場なら移動なしでそのままの流れで開催できる
料理や飲み物,食器を用意が必要
会場の手配(勉強会会場以外での開催の場合)
料理や飲み物の処分
料理や飲み物の手配

注意点

人数の調整はどんな形式で開催しても行わなければいけません。とくに居酒屋などを予約するときに人数を読み間違えると幹事が補填することになってしまうこともあります。

残念ながらそれを回避する方法はありませんが,何度か人数を確認することで失敗を防ぐことができます。

その前に,次の内容をすべてチェックすることをお勧めします。

勉強会募集時にカウントする

勉強会募集時に一緒に募集します。この時の人数を基準にお店や持ち込みを手配します。居酒屋でコースなどにすると人数分だけ支払いが発生するので1~2割ほど人数を少なめに設定します。また,人数の最終確定がいつまでか,当日の変更が可能なのかを会場に確認しておきましょう。

持ち込みで開催する場合のピザやビールなどの手配についてはこちらが参考になります。

勉強会開始時にカウントする
当日になって参加表明する方もいます。なのでここで最終的に人数をカウントして調整しましょう。
人数は若干少なめに予約する
店にもよりますが,数人の調整なら増えても対応してくれるところもあります。持ち込み形式であれば当日の調達も対応可能です。心配であれば調達先をチェックしておきましょう。

終わってから

以上の内容がすべて完了すると,主催者としての勉強会は終了です。ぜひ実践してみてください。

レスポンスを受ける

その後の展開として,ぜひ参加者のBLOGなどで感想をチェックしましょう。募集のところでも触れましたが,トラックバックや参加者のサイトがわかる仕組みを用意しておけば,フィードバックを集めやすいだけでなく,他の参加者同士の共有もしやすくなります。

反省を活かし次回につなげる

やってみて色々反省する点も出てくると思います。それを次回の勉強会で活かしてください。そしてより楽しい勉強会を作っていってください。

それでも勉強会を開催するのをためらうなら

自分には発表や手伝ってくれそうな仲間がいないと思われたり,開催することに敷居を感じるのであれば,まずは他の方を「手伝ってみる」ことから始めてはどうでしょうか。

今回は開催することを前提に書いておりますが,この中で会場を提供できたり,懇親会の幹事を引き受けるなど,一部でもいいので自分が参加してみたいと思う勉強会にあなたの力を提供してあげてください。その勉強会はあなたの協力を待っています。

最後に…

以上,勉強会を開催する手順をまとめてみました。

重要なポイントとしては

  • 楽しむ
    自分で開催するからには,まずは⁠自分が楽しむこと⁠が重要です。
  • 手間をできるだけかけない
    手間がかかると続かなくなります。できるだけ⁠楽ができるように工夫⁠しましょう。
  • 周りを巻き込む
    周りの協力なくして,勉強会はできません。発表する人,手伝ってくれる人,そして話を聞きに参加してくれる人,⁠全員を巻き込んで楽しむ⁠ことを心がけましょう。

これら3つの⁠楽⁠で勉強会を続けていきましょう。

これを見て開催してみた方へ

もしこの記事を見て,⁠自分も開催してみました」という方がいらっしゃいましたら,ぜひこの記事にトラックバックを送ってください。一人でも多くの方からの反応をいただければ,筆者としても最高にうれしいです。

著者プロフィール

鈴木達文(すずきみちやす)

オープンソースカンファレンスやPHPユーザー会にて活動中。主に裏方や懇親会・宴会を担当。最近はいろいろな所に出て行って飲み会幹事を担当。人との出会いを楽しんでいます。

口ぐせは『まだまだ』。好きな事は、知ること・出会うこと・楽しむことです。