ライフハック交差点

第1回 どのようにしてGTDを実践するか?

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少しずつGTDの習慣を身につける

GTDを一度にすべて実践するのではなく,簡単なことから少しずつ習慣づけてゆこうという試みも生まれました。それがZen HabitsのLeoが提唱しているZen to Done(ZTD)です。

ZTDはGTDに取って代わるものではなく,考え方を変えた取り組み方です。複雑なプロジェクトリストやTo Doリストの維持に時間をとられるよりも,まずGTDの実践に不可欠な「頭をクリアにする」習慣や,⁠週間レビューをする」といった習慣を段階的に身につけようというものです。全部で10の習慣で構成されていますが,不可欠だと思われる5つを選んで紹介します。

第1の習慣,ユビキタス・キャプチャー

ここでいうユビキタスとは人生に入り込んでくるすべてを,という意味です。飛び込んでくる情報や,⁠あれをやらないと」と頭で覚えていたすべてを手帳やメモ帳に記録していく習慣のことです。情報を頭で抱え込むのではなく,例外なく頭の外にメモすることによってものごとに忘れる余地を与えないことと,また手帳に対する信頼感を作ります。この信頼感があとのステップで意味をもってきます。これは上でDavidが勧めていたのとまったく同じテクニックです。

第2の習慣,インボックスの処理を高速化

ちゃんとGTDをしている場合には,⁠2分以下のタスクは実行」⁠それ以外はレファレンス,あるいはプロジェクトリスト,あるいは他人に回送する」といった複雑なステップが入ってきます。しかしZTDではまず,インボックスから取り出したタスクについて「これについて何をするつもり?」という質問だけに答えるように習慣を作ります。ステップ1のキャプチャーの習慣と,この「その場で決断」という習慣の二つだけで,何一つ仕事をする前から仕事を制御下においているという心理的な余裕が生まれてきます。

第3の習慣,最重要事項を選ぶ

GTDのあらゆる細部にわたって一週間に一度レビューをするのが最初は負担かもしれませんので,まずは次の一週間で最も重要なタスクに印をつける習慣をつくります。あらゆる小さなタスクはステップ1のユビキタス・キャプチャーの段階ですでにキャッチしているはずですが,些事に奔走するだけにならないためにも,まず最重要事項を決める習慣をつくると,エフォート(努力)に対するパフォーマンスの割合が格段に上がります。

第8の習慣,簡単化

GTDに慣れてくると誰もがここにおちいるのですが,思いつくものすべてをToDoにいれていると,そのリストの長さが非常に長くなり,自分の人生がToDoリストに人質にされているような気分になってきます。これはGTDのシステムに振り回されている症状ですので,その場の思いつきだけで「いつかやる」リストに加えられていて,今ではすでに興味や重要性を失っているプロジェクトをあっさりと消去できる習慣を身につけるという段階が必要になります。

第9の習慣,ルーチンを作る

GTDはいろいろな実践の仕方が考えられる「ゆるい」システムですが,そのゆるさが逆にGTDを実践するときに「いつ何をすればいいのか,わからない」という足かせになっている場合があります。これを防ぐために,朝仕事を始めるときは最重要事項のチェック,メール確認は昼,仕事を終えるときにスケジュールチェックというように,日々の自分の仕事のパターンをGTDを意識した一つの流れ作業として書き出しておくことで,能率の高い行動パターンそのものを少しずつ習慣にしておくことをします。

ここで紹介したものだけでも,一つのステップあたり30日間を目安に習慣をつけてゆくと,⁠GTDを実践しているぞー」という感じから,何も考えないうちからGTDが実践できているという状態に少しずつ変わってきます。

やりかたは人次第

GTDは万能の仕事術ではありませんが,ストレスを格段に軽減させて仕事をこなすためのフレームワークとして非常に有効なものです。ある人にとって一番有効なのはユビキタス・キャプチャーかもしれませんし,ある人にとっては「すべてをインボックスに」という習慣かもしれません。大事なのはこれらの自分流にカスタマイズして,システムとしてのGTD自体は忘れてしまっているのに,でも仕事は最小限の力でこなせているというクルーズコントロールの状態を作り出すことです。

私も日々失敗しながら,それを探してゆくプロセスを楽しみつつ,自分だけの新しい習慣作りを目指している最中です。みなさんもぜひ自己流GTDに挑戦してみてください。

次回はGTDとライフハックのツールとして,オンラインのものがいいのかアナログのものがいいのか,という永遠のテーマについての話題をご紹介したいと思います。

Happy Lifehacking!

著者プロフィール

堀 E. 正岳(ほり E. まさたけ)

ライフハック,GTD,自己啓発などをテーマにしたブログLifehacking.jpの管理者。海外のブログを広く渉猟しているうちに見聞きしたことや考えたことまとめて,ちょっといい話にして紹介するのが何よりの楽しみ。ライフハックとは「自分を変える新しい習慣作り」をポリシーに,日々地味に更新中。

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