ただのメモでは勿体ない!Evernoteに人生を記憶しよう

第5回 Evernote情報整理システムを構築しよう!

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戦略的にノートブックとタグを設定する

実際に情報を段階ごとに管理したり効率よく整理を行うためには,どのようなノートブックの振り分けを行い,タグ付けを行えばよいかについて考えてみましょう。

ノートブックは情報の段階毎に分ける

ノートブックは,先ほど紹介した「情報の段階での分類」の形で振り分けましょう。例えば,私の場合「情報の段階での分類」「役割での分類」を掛け合わせているため,ノートブックの数が多く見えるかも知れません。しかし,大きな流れとしては役割ごとに情報をActive, Archive, Outputの段階に分けて管理するようなノートブックの振り分けを行っています。

図4 役割「ブロガー」としての情報の段階管理

図4 役割「ブロガー」としての情報の段階管理

私がBLOGを書く際に実際に用いているフローは以下の通りです。

  1. アイデアを思いついたら「00.inbox」にメモを放りこむ
  2. BLOGネタに使えると思ったら「04.ブログ下書き」へ移動
    (下書きが出来た段階でブログエディタで最終仕上げ)
  3. BLOG記事として公開したら「29.記事済みメモ」へ移動
  4. BLOGのRSSをメールで配信してくれるWebサービスを用いてEvernoteにBLOG記事全文を取り込み,⁠21.Hacks for Creative Life!」へ移動

ノートブックの頭についている数字はノートブックの並び順を決めるために付与しています。上記例では使用頻度順に並べるために統一感のない数字になっていますが,例えば10の位を「役割」に割り当て,1の位を「情報の段階」に割り当てるルールを用いれば,以下のようにノートブックを役割ごとの段階順に並べることも可能です。

  • 00.Inbox
  • 01.仕事メモ
  • 02.仕事メモアーカイブ
  • 03.仕事作成書類
  • 11.ブログ下書き
  • 12.ブログアーカイブ
  • 13.ブログ公開記事

数値方式タグ名で検索範囲をコントロールする

ここで少し応用的なタグの使い方として,タグの曖昧検索機能を用いた検索範囲のコントロール方法について紹介したいと思います。

例えば,タグの頭に200.と201.という数字を付けている場合,⁠tag:2*」で検索することで両方のタグを含むノートがヒットし,tag:201*で検索することで201のタグを含むノートのみをヒットさせることができます。

図5 200.web servicesrv配下のすべてのタグを検索範囲とする

図5 200.web servicesrv配下のすべてのタグを検索範囲とする

図6 201.Evernoteタグのみを検索範囲とする

図6 201.Evernoteタグのみを検索範囲とする

つまり,200.を親タグとし,その配下に201~299を子タグとして設定しておけば,検索時の曖昧さの調整で検索範囲をコントロールすることができるのです。

図7 親タグには上位概念を設定しよう

図7 親タグには上位概念を設定しよう

しかし,この場合だと親タグを10個までしか設定できないため,より多くの親タグを設定したい場合は親タグを010~990として子タグの数を減らすか,親タグ0100~9900の4桁を割り振る形で対処が必要となります。

また,この数字方式を用いれば,タグ付けを行う際に「2」を入力した段階で200番台のタグ名が候補として表示されるため,最低限親タグの番号と意味を把握しておけば,タグ入力の際に正しいタグ名を調べる手間を省くことができます。また,3文字でタグを一意に特定できることから,よく使うタグを番号で把握しておけば入力の手間を省くことも可能です。

図8 数値タグ入力の手間を省く

図8 数値タグ入力の手間を省く

著者プロフィール

北真也(きた しんや/beck)

普段はモバイル業界でシステム開発に従事。ライフハックブログ「Hacks for Creative Life!」を主宰し,EvernoteをはじめとしたクラウドサービスやiPhoneを使って仕事や生活をもっと快適にできないかを日々探求中。その他,手帳術,メモ術,文房具が大好物。

Twitterhttp://twitter.com/beck1240
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