GTDでお仕事カイゼン!

第8回 誰でも始められるGTD+R(3) ゲームの進め方

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(4)振り分ける

山の中にあるタスクシートをフィールド上の各エリアに振り分けします。振り分けは,下記のルールで行います。

TODAYエリア今日やるタスクを配置する
WEEKエリア今週やるタスクを配置する
MONTHエリア今月やるタスクを配置する
SOMEDAYエリアいつかやるタスクを配置する
HOLDエリア他の人に依頼するタスク又は依頼中のタスクを配置する

この時に,今すぐできる(2分以内で片付くもの)タスクは,山に残したままにしておきます。

そして,タスクシートの中には,タスク(作業)ではなく,記録として残しておくためだけのメモが混じっている場合があります。そのようなシートは,フィールドの場外に出しておきます。

振り分ける

振り分ける

(5)ポケットに入れる

フィールドの各エリアに振り分けされたタスクシートをポケットに収納します。優先順位を意識して並べ替えながらポケットに入れるのがコツです。こうしておくと,後でポケットの中からタスクシートを探す時に素早く行えるようになります。

ポケットに収納

ポケットに収納

フィールドの場外に出しているタスクシートは,無地のポケットに入れて分類して保管します。もちろん,不要な場合は捨ててください。

(6)山を片付ける

この時点で,フィールド上の山には「今すぐできるタスクシート」のみが残っているはずです。

早速,このタスクを処理して片付けていきましょう。

片付いたらタスクシートを捨て,山の中が空っぽになっていれば「戦略フェーズ」が完了です。

戦闘フェーズ

戦闘フェーズは,日中(仕事中)にタスクを処理していくフェーズです。

日中は,TODAYポケットのみを持ち歩くようにします。先ほどの戦略フェーズで振り分けを行っているので,⁠今日やるタスク」のシートがTODAYポケットに収納されているはずです。この「今日やるタスク」を全て片付けて,TODAYポケットの中を空っぽにした時点でゲームクリアです。

(1)タスクを片付ける

TODAYポケットの中のタスクシートを取り出して,タスクを処理します。

そのタスクが片付いた時点で,タスクシートを捨てます。但し,プラクティスタスクの場合(赤字で書かれたタスクシート)は,捨てずにINBOX側のポケット収納しておきます。

(2)タスクを増やす

タスクというのは,仕事をしているうちに増えていくものです。新しいタスクが増えた場合には,その都度タスクシートとしてロディアに記入します。記入したタスクシートは,INBOXに収納しておいてください。

GTD+Rでは,増えるタスクをうまくキャッチすることを重要視しています。後から思い出すよりも,新しいタスクが増えた時点で書き出しておけば,忘れることもいのでストレス軽減にもつながります。

(3)依頼中のタスクを処理する

HOLDポケットの中にあるタスクシートは,他の人に依頼しているタスクです。

依頼先から応答があった場合は,そのタスクシートを取り出し,次のアクションを新しいタスクシートに記入してINBOXに入れます。

これで,1日の終わりになるとTODAYポケットが空っぽになっていると思います。仕事が全て片付いたということです。これで,ゲームは無事にクリアしたことになります。

お疲れ様でした。

レビュー

通常の戦略フェーズでは,TODAYポケット,WEEKポケット,HOLDポケットからの出し入れしかしません。MONTHポケットとSOMEDAYポケットにはタスクシートが入ったままになっています。これらの「あとでやろうと思っていたタスク」を見直すのがレビューです。

(1)週次レビュー

毎週1回,月曜日の戦略フェーズでは,MONTHポケットの中にあるタスクシートも山に戻すようにします。

今月やろうと思っていたタスクをレビューして,もう一度振り分けしなおすのです。

(2)月次レビュー

今度は,毎月1回,月初めの戦略フェーズでSOMEDAYポケットの中にあるタスクシートも山に戻すようにします。

これで,いつかやろうと思っていたタスクも見直すことができます。

これが,GTD+Rのゲームの流れです。

少し文章で説明するとややこしいように感じますが,簡単なルールですので,1ターン(1日)実践してみると理解できるはずです。

GTD+Rでは,本家のGTDのルールを多少変えています。これは,日常の仕事の中でGTDを取り入れやすくするための工夫が施されているからからです。

楽しみながら仕事が攻略できるのがGTD+Rの魅力です。

次回は,GTD+Rを自分流にアレンジする方法やポイントをご紹介します。

著者プロフィール

太田憲治(おおたけんじ)

クリエイトシステム代表。SEとして数多くのシステム開発を経験する。アジャイル開発の素晴しさに魅了され,開発現場の大切さや人と人とが作り上げているシステム開発の楽しさを学ぶ。現在は,システム作りよりも「工夫作り」をモットーに独立して,新しいことにチャレンジする毎日を送っている。筆者のLifehacks系サイトeXtreme Gadget(エクストリームガジェット)では,GTDとRHODIAを組み合わせた新しい仕事術「GTD+R」を紹介している。

URLhttp://gadget.cre8system.jp/