実践!GTD~一歩先の仕事管理

第3回 収集ステップで,記憶を委ねよう

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質問:運用編

記事を読まれている方には,既にGTDを使っている方もおられることでしょう。GTDを続けていると,いろいろ疑問点も出てきます。GTDを続けると出てくるような疑問点には,次のようなことがあります。

Q.6 収集って,レビューの時に一回すればいいだけだよね?

A.6 思い出した時に書こう。書き出すためのツールを用意しよう。

収集は,思い出した時に書いておきましょう。はじめて収集する際には,結構項目が出てくるものですが,だんだん続けていくと,いざ出そうと思っても出てこなくなります。思い出した時は簡単に思い出しているのだけれど,実際それを,レビューステップの時に思い出せるかというと,私自身,正直自信がありません。それで,私は思い出したらその時に書くようにしています。

いつ思い出しても書き留めるために,アイテムを用意することも,忘れないでください。メモ帳を持ったり,Remember The Milkといったような,メールでメモを送れるサービスを用意したり,腰リール,なんてのもありますね。自分に使えそうなツールを使ってみてください。私はB5のノート,Moleskine,Evernoteのインポート用のメールアカウントの三つを,収集用に用意しています。

Q.7 ユビキタス・キャプチャも一緒にやっているけど,それとは別に収集するのが面倒なんだけど,どうしたらいい?

A.7 ユビキタス・キャプチャのツールに収集項目も書き,チェックボックスをつけて他の項目と区別しよう。
収集時に,ユビキタス・キャプチャのツールからチェックボックスの項目を書き出し,書き出したものについてはチェックボックスをチェックしよう。

GTDを使っている人の中には,ZTDで推奨されているユビキタス・キャプチャを,実行している人も多いと思います。ユビキタス・キャプチャとGTDをどのように組み合わせたらいいのか,わからない人もいると思います。ZTDについては,Lifehacking.jpで紹介されているGTDを補完するシステムです。詳細については,以下をご覧下さい。

ここでは,収集ステップの際に,ユビキタス・キャプチャで書き出した項目(以降キャプチャノート)の中からシステムに反映したいことを抜き出してリストアップすることをオススメします。でも,キャプチャノートには,やろうとしていることとそうでないことが混ざっているので,どれをリストアップしたらいいのか抜き出すのは,大変ですよね。

そこで,後から収集したいな,と思ったものにはユビキタス・キャプチャで書き出すタイミングに,キャプチャノートにチェックボックスも一緒に書くのです。そして,レビュー時に,キャプチャノートからチェックボックスの項目を書き出します。一度書き出した項目は,チェックボックスをチェックします。そうすると,次のレビュー時では,チェックした項目は既に収集したことで,重複することなく収集することができるのです。前回どこまで収集したのかが,チェックボックスをチェックすることで記録できるからです。その後の作業は,処理ステップに任せて,ユビキタス・キャプチャのツールからは,今後何も行動を思い出すことはないようにしましょう。

Q.8 収集したら,スッキリした感じになるって聞いてたのに,そんなにスッキリしないけどそれでいいの?

A.8 物理的な物も収集してみよう。収集の範囲を広げてみよう。

ウェブ上では,GTDの概要を知ってもらうために,端的にまとめられて説明されています。そのため,収集ステップでも,頭に浮かんだものについて収集することにまとめられています。今回についても,概要を知ってもらうために,説明する範囲を狭めています。

しかし,⁠仕事を成し遂げる技術』では,未処理の手紙や散らばった文房具など,物理的なものについても収集するよう,説明しています。もしかすると,収集してもスッキリしないのは,そんな物理的な収集すべきアイテムが,多いからかもしれませんね。今まで,物理的なものを収集したことがなければ,これを機会に実行してみてはどうでしょうか?

また,収集の範囲はどうでしょうか? 仕事だけ,生活だけということはありませんか? 今まで収集したことのなかったジャンルについても,収集してみてください。

収集ステップを終了して

さて,時間をかけて,あなたの頭の中で気になっていたことを収集しました。収集したことはもう覚えなくてもいいし,気にかける必要もありません。といっても,また,時と場合・状況に合わせて思い出さなきゃいけないことも,このリストにはあります。どうやったら,タイミングよく思い出すことができるのでしょうか。

GTDはできます。GTDは適切なリストを作って,思い出す作業を止めて,リストを見直すことで実現させます。今回収集したリストが,適切なリストになっていくわけです。どうやってリストを作るかは,次回以降のステップに続きます。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597