実践!GTD~一歩先の仕事管理

第8回 実行ステップで理想に近づこう

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Q4.NextActionがなかなか実行できないものがあります。

A4.項目を更に細分化しよう。

ある項目を実行に移せるレベルというのは,項目によっても異なりますし,人によっても異なります。どこまで細分化したら実行に移せるかは,実際に自分で細分化していき,自分で実行できそうかイメージが浮かぶかどうかで判断するとよいでしょう。

例えば,私が自宅で掃除機をかける場合,⁠掃除機をかける」というNextActionでは行動ができません。掃除機をかけるには,床に不要なものがない状態であることが必要なので,⁠掃除機をかける」という項目のNextActionは,実は「床の不要なものを片付ける」といったものになります。しかし,主婦業をしている友人に話を聞くと,ここまで細分化すること自体思いつかず,⁠掃除機をかける」というだけで行動に移せるとのことでした。

このように,自分がどれぐらいその行動に馴染んでいるかどうかで,NextActionをどこまで細分化すればかは異なってきます。こればかりは自分で調べていくほかありません。どんどん細分化して,イメージが浮かぶまで,細分化していきましょう。

GTDでは,この部分はよくつまづきます。しかし,何度も作業を繰り返すことで,以前より細分化しやすくなります。自転車に乗るのを練習するのと同様に,訓練することでできるようになるものです。処理ステップで,NextActionを洗い出す作業を毎回することで,段々と馴れるようにしてみてください。

Q5.プロジェクトが進みません。

A5.NextActionリストにそのプロジェクトのためのNextActionがあるか,確認しよう。なければ,NextActionを追加しよう。

プロジェクトが進まないのは,当たり前のことですが,行動していないからです。行動するための項目はNextActionリストにありますから,そのリストに,進んでいないプロジェクトのための項目があるかどうか,確認します。

よく間違われることですが,GTDの処理ステップで,ある『物』がProjectリスト行きになると,そこで処理ステップの作業は完了と勘違いされます。が,ここだけはフローチャートのようには行かない部分で,Projectリスト行きになったことに付け加えて, NextActionの項目を生成する必要があります。NextActionと言っていますが,場合によってはWaitForリストやCalendarリストの項目になることもあります。

Projectリストは,大上段に立って,全体的に進んでいるか見張るためのリストです。このリスト自体が実行を促すというわけではないことに,注意してください。Projectリストでプロジェクトの状況を確認し,NextActionで,プロジェクトの実行内容を確認します。この二つのリストを使って,プロジェクトを実行しつつ状況を確認します。

Q6.リストと内容がよく不一致に見まわれます。

A6.定期的に行うレビューステップで一致させるので,通常はあまり気にしないでおこう。

私がリストを運用する際に失敗したことの一つに,リアルタイムで実行している項目と実際の状況を統一しなければならない,という誤解がありました。お客様とやり取りした内容を,すぐに何かしらのリストに反映しなければいけない,と思い,進捗の更新に追われて一日のほとんどを費やしてしまったことがあります。

リストの不一致と実際の状況を,どういうタイミングで取ればいいのか迷ってしまいますよね。GTDでは,定期的なレビューステップのタイミングで,GTDのリストの内容と実際の状況とを,一致させます。忙しい仕事になると,毎日レビューすることもよくあります。どれぐらいのスパンでレビューステップを実施するかは,状況に合わせて調節してください。

GTDで本当に仕事ははかどるの?

さて,今回で,GTDの全てのステップについて説明してきました。本当に仕事がはかどるのか,疑問に思う方もおられるかと思います。次回は,実際にGTDを使って仕事をされている人のユースケースを,ご紹介します。

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

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