実践!GTD~一歩先の仕事管理

第9回 営業職におけるGTD実践例

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Hさんを支えるツール

まず始めに,HさんがGTDを行う上で使っているツールを紹介します。

ロディア

ロディアはGTD+Rで使うためのメモ帳です。どんな時でもメモができるように,Hさんはいつも携帯しています。

Hさんの最大の工夫ポイントは,ロディアとペンを常に一緒に持ち運ぶことです。実際に書こうと思った時に,ペンがないとすぐに書けないことがストレスに感じたからです。他には,opakenさんの連載でも紹介されていたスワンタッチを用意することで,すぐに書ける場所にアクセスできるように工夫しています。

A4のスタッキングトレー

A4のスタッキングトレーとは,資料を一時的に保管するためのものです。具体的な形状はこちらのようなものになります。

A4のスタッキングトレーは,Hさんの会社の机の上に用意されています。トレーは5段用意してあり,上から順に,次のような使い道が決まっています。

  • 1段目 - Inbox
  • 2段目 - 作業中資料(その1)
  • 3段目 - 作業中資料(その2)
  • 4段目 - Someday資料
  • 5段目 - 備品のA4封筒

通常何かあったら,まず1段目のInboxに入れるように使います。また,他の人から受けとった資料もInboxに入れます。

ファイルボックスとA4封筒

資料の保管には,ファイルボックスとA4封筒を使います。GTDでは,資料の管理に個別フォルダを勧めており,HさんはA4封筒で代用しています。各プロジェクトや資料などは,封筒に資料を入れて管理します。これらの資料は定期的に見直し,封筒単位で捨てます。

なお,GTDでも指定されている通り,封筒の右上にはラベルライターを使ってインデックスをつけて,何が入っているのかを明確にしておきます。インデックスをつけたら,これらの封筒は,ファイルボックスに横にして入れて保管します。

A4封筒による資料管理例

A4封筒による資料管理例

超整理手帳

Hさんは,Calendarリストの一つとして,超整理手帳を使っています。自作のリフィルをつなぎ合わせ,数ヶ月間を一括して確認できるように工夫しています。半年先のスケジュールも考えなくてはならないHさんならではのやり方です。

半年先でも見れる蛇腹式スケジュール型の超整理手帳

半年先でも見れる蛇腹式スケジュール型の超整理手帳

43Folders

Calendarリストの中でも周期的に行われるものを,Hさんは43Foldersで管理しています。43Foldersとは,31日+12ヶ月の合計43個のフォルダーを作ることから,この名前になっています。

個別フォルダによる43Folders

個別フォルダによる43Folders

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597