ライフハック・プラクティス ~仕事の生産性を上げる習慣~

プラクティス:17「仕事のルールを作る」

2008年12月5日

この記事を読むのに必要な時間:およそ 1 分

13folders

次に紹介するのが,⁠13folders」というファイル整理術です。

※ これもライフハックで有名な「43folders」を参考にして筆者が独自に考え出したものです。

13foldersは,使わなくなったファイルやフォルダをアーカイブとして時系列に管理しておく整理術です。

まず,デスクトップに13foldersというフォルダを作成します。そして,その中に当月から過去12か月分のフォルダを12個作成します。

フォルダ名は「年4桁+月2桁」に統一します。

そしてもう1つ「000000」というフォルダも作っておきます。

例えば,当月が2008年11月だとすると下記のような13個のフォルダが作られることになります。

デスクトップ
   +-- 13folders
      +-- 200811(当月⁠⁠
      +-- 200809
      +-- 200808
      +-- 200807
      +-- 200806
      +-- 200805
      +-- 200804
      +-- 200803
      +-- 200802
      +-- 200801
      +-- 200712
      +-- 000000

見ていただくと分かるとおり,昇順で並べると一番上が当月のフォルダになります。

「13folders」の整理方法はいたって簡単です。 ⁠押し出し式デスクトップ」で使わなくなったプロジェクトのショートカットを当月のフォルダに移動します。

そして月が変わった時に,13foldersの中で一番古いフォルダを000000フォルダに移動し,新しい月のフォルダを作成します。

当月が2008年12月になった場合は次のようになります。

デスクトップ
   +-- 13folders
      +-- 200812(新しい月のフォルダを作成⁠⁠
      +-- 200811
      +-- 200809
      +-- 200808
      +-- 200807
      +-- 200806
      +-- 200805
      +-- 200804
      +-- 200803
      +-- 200802
      +-- 200801
      +-- 000000
          +-- 200712(一番古いフォルダを移動)

これで使わなくなったプロジェクトが月単位に整理されながら自然と格納されていきます。 よく使うものを取り出しやすく自然と整理される仕組みを「押し出し式デスクトップ」「13folders」で実現することができます。

これはあくまでも,筆者が自分に合ったルールを作ったものなので読者の方に合うかは分かりませんが,一度お試しいただけるとルール作りのヒントになるかもしれません。

こんな時に役立つ

決断が早くなる

ルールがあることで先が読みやすくなります。

この手順でいけば,アウトプットはこのぐらいの時間でこんな感じになると予想できます。 そうすれば,インプットの段階である程度の決断を下すことも可能でしょう。

決断が早いことで先手を取れるのでいろんな意味でメリットは大きいはずです。

人に任せる秘伝書

自分の仕事を人に任せるのは難しいことです。 当たり前のようにやっていた作業でも人が変われば同じようにできないものです。

そんな時でも,自分のルールを整理しておけば,安心して人に任せることができます。

あなたが作った自然と流れるようなルールは,大切な秘伝書のようなものです。 その秘伝書を次の世代に托しましょう。

コラム(型にはまらない仕事)

仕事の中にはルールにできない型にはまらないものもあります。

そんな仕事は,無理に型にはめずに自由にやりましょう。 なんでもかんでもルールを作らないとダメだと考えてはいけません。

ルールを作って効率化できた分,型にはまらない仕事の時間にまわせばよいのです。

落とし穴に注意

プラクティス:14「念入りに仕込む」でも紹介しましたが,仕込みに時間をかけることで結果的にゴールが近くなるのです。この仕込みの一部がルール作りです。

プラクティス:15「ふりかえりで明日につなげる」で紹介しましたが,うまくいったことを増やすために定期的にふりかえりをしてルールを見直しましょう。

著者プロフィール

太田憲治(おおたけんじ)

アジャイルスピリッツで仕事を効率よく進めるブログ「eXtreme Gadget」を運営するほか,仕事に役立つWebサービスの開発を行っている。代表的なものに「StartCommand」「D3timer」がある。関西ライフハック研究会のコミュニティも主催している。gihyo.jpで「GTDでお仕事カイゼン!」の連載を執筆。共著として「Life Hacks PRESS Vol.2」もある。

URLhttp://gadget.cre8system.jp/

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