これで充分・信頼度アップ Excelをワープロ代わりに使う業務文書作成入門

[表紙]これで充分・信頼度アップ Excelをワープロ代わりに使う業務文書作成入門

A5判/240ページ

定価(本体1,780円+税)

ISBN 4-7741-2369-2

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書籍の概要

この本の概要

Wordを使わずにExcelで文書や図表を作成したいという要望があります。本書はまさにその要望に応える1冊です。わざわざ,Word やPowerPointを使わずとも,必要とされる資料を,綺麗に・簡単に作成することができるのです。また,Tips形式なので,必要な箇所だけを読めばすぐに役立ちます。

こんな方におすすめ

  • Excelをワープロ代わりに使いたい人

目次

Chapter1 Excel で文書を作る

  • 1-1 文書をWord で作るべきかExcel で作るべきか
  • 1-2 ビジネスの場で使われる文書
  • 1-3 フォームを作る

Chapter2 見やすいフォーマットを作る

  • 001 セル結合の操作は,ひとつひとつ地味に行う必要はない,一気に設定する
  • 002 セルの中で文字をどっちに寄せる?文字の表示位置を決めておく
  • 003 微妙なレイアウトのずれはインデントでカバーする
  • 004 セルの幅から溢れちゃった文字をどうするか?表示方法を選んでおこう
  • 005 もっと自由に,鉛筆で線を引くような感覚でセルに線を引いていく006 もっと簡単に,消しゴムを手にした感覚でさらっと線を消す
  • 007 「数値」「見た目」「文字の大きさ」を基準に,行の高さや列の幅を調整する
  • 008 項目の入れ替えがあっても慌てない。行や列の入れ替えはマウスですんなり行う
  • 009 タイトルは目立たせる。文書の概要をさりげなく伝える
  • 010 セルに色を付けて,入力項目を区別する
  • 011 似たようなシートが必要なら,シートをコピーする

Chapter3 フォーマットには入力時のルールを埋め込んでおく

  • 012 また,日本語入力モードの切り替えを忘れていました。トホホ…な事態を避ける##設定をしておく
  • 013 日付を入力してもらうときは,入力できる期間を決めておく
  • 014 数値を入力してもらうときは,入力できる範囲を決めておく
  • 015 選択肢の中から特定の項目を選んでもらいたいときは,リストが表示されるようにしておく
  • 016 日付をどう表すか?日付の表示形式を統一しておく
  • 017 数値をどう表すか?数値の表示形式を統一しておく
  • 018 “様”や“御中”の文字を,自動的に表示されるようにしておく
  • 019 入力不足を減らすには,コメントで補足説明を入れる
  • 020 入力できる場所以外は入力不可にしておく
  • 021 見られてはまずい文書には,パスワードを付けておく
  • 022 上書きされては困るファイルは,テンプレートとして保存する

Chapter4 印刷前にはこれをチェックする

  • 023 バランスよく,一枚にまとめて印刷する
  • 024 ヘッダーやフッターは,文書情報を入れて有効に使う
  • 025 複数ページ印刷するときは,ページ番号を入れるのが鉄則
  • 026 余計な部分は入れないで,必要なところだけを印刷する
  • 027 区切りの悪い位置で改ページしない。きりのよいところで区切る
  • 028 印刷前の設定は慎重に,プリンタとパソコンの間をうろうろしない
  • 029 宛名ラベルに印刷をするときは,ともかく,元になる住所録をきちっと仕上げる
  • 030 郵便番号に対応する住所を自動的に表示する。逆に,住所から郵便番号を自動的に表示する
  • 031 Excel で作った住所録を宛名ラベルに印刷したい。Word の力をかりて効率よくこなす
  • 032 インターネット・イントラネット上に情報を配布する前には,これをチェックする
  • 033 インターネット・イントラネット上に情報を公開するときは,HTML 形式でファイルを保存する

Chapter5 マウスでデータを入力できるフォーマットを作る

  • 034 入力できるのはセルだけとは限らない。コントロールの存在を理解する
  • 035 択一データを入れるなら,オプションボタンを使う
  • 036 オプションボタンは,グループ内で択一のデータを選べるようにする
  • 037 二者択一データを入れるなら,チェックボックスを使う
  • 038 リストから項目を選んでもらうならリストボックスを使う
  • 039 文字を入力してもらうならテキストボックスを使う

Chapter6 図やイラストを入れてわかりやすい文書を作る

  • 040 いろんな形の図形が描ける,オートシェイプの描き方をマスターする
  • 041 図をよりわかりやすく,図形に意味のある色を付ける
  • 042 同じような図形は二度描かない。コピーして使う
  • 043 図形を並べるときは,端をぴったりと揃えておく
  • 044 図形同士を結ぶ線は,図形と決して離れない頑丈な線で結び付ける
  • 045 イラストを入れるときは,文書のイメージに合うものを探して使う
  • 046 図形を重ねるときは,重ねる順番をコントロールする
  • 047 複数の図形は,後から扱いやすいようにまとめておく
  • 048 会社の組織図は,図表の機能を使って格好よく作る
  • 049 文字に遊び心を加えるなら,ワードアートを使う

Chapter7 Excel を自分好みに変える

  • 050 ワープロとして使うなら,フォントやフォントサイズの既定値を自分好みに変えておく
  • 051 いつもあるはずのボタンがない!これを避けるには,ツールバーを2 段に表示する
  • 052 列や行の存在を隠すには,セルの枠線を非表示にする
  • 053 カーソルを移動すると,ワークシートが隠れてしまうのを何とかしたい。数式バーに内容が表示されないようにしておく
  • 054 いつも使っているフォルダが一番先に表示されるようにする

Appendix Excel の基本画面とショートカットキー

著者プロフィール

門脇香奈子(かどわきかなこ)

東京都生まれ,神奈川県在住。企業向けのパソコン研修の講師などを経験後,マイクロソフトで企業向けのサポート業務に従事。現在は,「チーム・モーション」でテクニカルライターとして活動中。また,都内の大学で情報処理関連の非常勤講師を担当。

チーム・モーション:http://www.team-motion.com