第9回　ガントチャートは便利！けれどExcel管理は疲れた……（前編）

進捗管理にも使える便利なExcelですが、プロジェクトのメンバーが多くなると、運用に限界が感じられてくるようです。しかし、Excelの使い勝手とまるで違うものを導入しづらいのも事実。Excelのように使えて、情報共有・通知・リソース管理が容易にできたらどうでしょう。

Excelでのプロジェクト管理

これまでの連載でプロジェクト管理の中心にJIRAを据えたお話をしてきましたが、本連載へのご意見や筆者らが所属するリックソフトのお客様の声を聞くと、やはりMicrosoft Excelをプロジェクトの課題管理や進捗管理にお使いの方は多いと感じています。工程を細分化するWork Breakdown Structure（WBS）もセル区切りで見やすく作れますし、そこから一覧性の高いガントチャートも作れます。

しかし、筆者自身もExcelを使っているプロジェクトに参画したことがありますが、困ったことがいくつかありました。

悩み①：同時編集がしづらい

ひとつは同時編集のしづらさです。共有ブックを設定し、複数人が同じファイルを同時に編集する運用では、編集個所が重複した場合の調整が面倒です。また、操作ミスでうっかり共有ファイルを壊してしまう可能性もあり、運用には神経を使います。

悩み②：課題に関する情報を残しづらい

スケジュールの変更や進捗が遅れている原因など、個々の課題に関連する情報はすぐに参照できる状態にしておきたいものです。ですが、これらの情報を進捗管理用のExcelファイルにまとめるには限界があり、共有する際に別途メールなどで通知を行うのも手間がかかります。

そのほか、弊社のお客様などから聞くことができた感想を表1にまとめました。

表1　Excelでプロジェクト管理をやってみた感想

Excelで良かった点
慣れ親しんだ操作性（誰でも利用できる）
低コスト（Officeソフトウェアをそのまま使える）
自由度の高さ（書式、コメント、色など自由に変更できる）
Excelで困った点
プロジェクト運営時に変更のメンテナンスが大変
プロジェクトメンバーの負荷が見えない
変更履歴管理が大変
ウォーターフォール型以外のプロジェクト管理には適応できなかった
情報共有をタイムリーに行うことができない
結果
プロジェクト進捗会議はExcelガントチャートのチェックと追加・修正・削除する会議になってしまっている
プロジェクト規模が大きくなればなるほど、Excelガントチャートと実際の進捗との乖離が大きい（プロジェクトの実態は見えなくなる）
特定要員に負荷が集中し、ボトルネックが生じてしまった
正確な課題の依存関係を把握することが困難となり、各メンバーにヒアリングすることとなった
Excelガントチャートと課題を最新情報に更新した後に、各メンバーへ指示＆情報共有するので、プロジェクトマネージャとメンバーとの認識ずれが発生し、生産性が良いとは言えない

課題管理の悩みを解消するには

こういったExcel（あるいはExcelで作ったガントチャート）の利点と悩みをふまえて今回ご紹介するのが、JIRAと、そのアドオンとして提供されているWBSガントチャート for JIRA（以下、WBSガントチャート）です（図1⁠）⁠。

WBSガントチャートとは

JIRAはチケット（課題ごとに情報を記載したもの）を使う課題管理システムですが、JIRA単体ですと、

課題間の関係が見えづらい
課題の見積もり工数や期間が見えづらい
リソースの割り当て状況が俯瞰しづらい

といった指摘もあります（図2⁠）⁠。これらを解消するために、JIRA上の課題をWBSやガントチャートの形で見える化するのが、弊社が開発しているWBSガントチャートです。

後編では、WBSガントチャートの使い勝手がExcelとどれくらい似ていて、Excelでのプロジェクト管理の悩み事をどれくらい解消できそうかを、いくつかの具体例でお見せします。ただし、Excelと似ていることは表面上の問題であって、目的はツールの導入によって開発効率を上げることであることを忘れないでください。

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