YAPC::Asia Tokyo 2015×gihyo.jpコラボ企画 ― YAPC::Asia Tokyo 2015の作り方

第1回 コミュニケーション編

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YAPC::Asia Tokyoに限らず,本業の傍ら運営されているイベントの類いは,スタッフが作業できる時間や場所が必ずしも一致しない事が大きな問題の1つであると思います。

例えば同じ会社に勤める会社員であれば,毎日同じような時間に出社しかなり近い場所で一日中仕事をしているので,ちょっとした会話で問題を解決したり,進捗の確認をしたりすることができます。また,物理的にも心理的にも距離が近く,お互いの性質や仕事の進め方などもある程度は知っているでしょう。しかしイベント運営の場合,スタッフが全員別々の仕事をしつつ勤務時間や内容が合わないのでは,少し意図的に工夫しないとコミュニケーションは取れません。

それではYAPC::Asia Tokyo 2015の準備段階では,スタッフの間でどのようにコミュニケーションを行ってきたのかを少し解説してみたいと思います。

歴史

YAPC::Asia Tokyoは2006年から続いており今年で10周年を迎えるのですが,実は2011年くらいまではほぼ1人ないし2人の運営者の力業で全てをまかなっていました。イベント当日だけ手伝っていただく『ボランティアスタッフ』は数十人集めていたのですが,企画や準備などはこのような少人数で回せていました。そのため,それまで『チームを運営して行く』と言うことや『コミュニケーションの取り方』に注力する必要はありませんでした。

しかしながら徐々にイベントの規模が大きくなり,2012年の準備をしている頃,ついに参加者数が1,000人の大台にのるかのらないかくらいになってきました。当時運営をしていた筆者と櫛井優介氏が「これはさすがにそろそろもっと人を入れないときついし,このままではスタッフの新陳代謝も不可能になってくるだろう」と思い,⁠ボランティアスタッフ』の他に数名の『コアスタッフ』を設けるという形で,運営を初めてチーム制にすることにしたのです。

図1 コアスタッフに関連する記述のある櫛井氏のブログ

図1 コアスタッフに関連する記述のある櫛井氏のブログ

この当時は前述した主催2人が毎週ミーティングを行い,その結果からのTODOをメーリングリストでコアスタッフに流すと言う形で情報の伝達を行っていました。つまり,基本的にトップの2人が全ての意思決定を行っていたので,それほど『チーム運営』と言うものに気を使う必要はなかったわけです。この形式ですとトップの責任は増えますが,少人数で迅速に意思決定を行えるため,効率はかなり良かったです。その傍ら,コアスタッフに任せられるタスクは実作業のみになることが多く,それほど多くの裁量を与えることができなかったことが悔やまれました。ちなみに,この当時実際にコアスタッフにやってもらった内容としてはTシャツやノベルティの発注,それとカンファレンス当日の各セクションのリーダー的な役割でした。

2014年は櫛井氏も筆者もプライベートで多忙になることがわかっていましたし,そろそろ違う人が主催をやるべきだという思いから一旦我々は運営から身を引きました。ですがその後の2014年9月頃,YAPC::Asia Tokyo 2015の開催が決まり,それとともYAPC::Asia Tokyoに一旦終止符を打つことが決まり,それならばと筆者が主催として復活することが決まりました。1年間主催を休んでいた筆者ですが,復活することを決めたのちまず考えたのは『チーム制での運営』『そのチーム間のコミュニケーションの方法』でした。

と言うのも,2013年までと同じ体制で運営しようとした場合,櫛井氏と二人三脚で仕切っていた諸々のタスクを今度は1人で仕切る必要があるわけですが,それが1年のブランクもある自分には到底不可能なことだとわかっていたからです。YAPC::Asia Tokyo史上最大となる2,000人の参加者を見込むイベントを運営するには,チームを作り,チームのメンバーたちに可能な限りの裁量を与えてタスクを回す体制が必要でした。そのためにはまず,チーム間でのコミュニケーションの方法を考える必要がありました。

コミュニケーションのコストを抑えるツール群

YAPC::Asia Tokyoに関わるスタッフは,前述したとおり筆者を含め全員本業をこなしつつ空いている時間で運営に関わっています。筆者を含めたコアスタッフの人数は10人程度ですが,会社も職種も働き方も違うため,この少ない人数であってもスタッフ全員が定期的に一同に集まる事は現実的に不可能でした。

このように,ただでさえコミュニケーションを行う事が難しい状態では,とにかくコミュニケーションコストを可能な限り下げなければいけません。コミュニケーションするためのコストが高いと,連絡漏れや間違いが起きやすくなるだけでなく,そもそもコミュニケーションをしようと言う意思を挫く事が多々あります。また,コストが高いままでも力業でとにかく頑張ってコミュニケーションを取ると言うやり方もできなくはないですが,それではイベント運営や,あるいは本業にまで支障が出てしまうことも考えられます。ただでさえ少人数のスタッフなのに,これでは本末転倒になりかねません。

これまで過去のYAPC::Asia Tokyoではスタッフ間の連絡手段としてFacebookグループ,IRC,メーリングリストなどを試してきたのですが,それらが今回使えるかどうかを検討してみることにしました。それぞれ一長一短なのですが,いくつかの理由で上記のツール類は今回利用を見送りました。具体的な理由としては以下のとおりです。

Facebookグループ

スレッドの位置が不定で,最後に「いいね」やコメントがついたポストがページ上部にくるため,順序がわからなくなり混乱しがちでした。また,Facebookメッセージでは時系列ははっきりしていますが,話題が流れてしまいがちです。

IRC

チャット用のツールとしては便利なのですが,コアスタッフには非エンジニアも数名おり,彼らが参加するにはUI/UXにフレンドリーさが欠けていました。

メーリングリスト

使い方はわかりやすいのですが,いざリアルタイムな会話をしようとする場合においてその方法がありません。

もちろんこれらのツール類も運用の仕方によっては目的を達成するのは可能でしょうし,実際にこれらを利用してイベント運営を行っていることもあるとは思います。しかし,今回は諸々を考慮してそれ以外のツールを使う事にしました。

次に実際に使用したツール類について選定理由やどのような形で運用を行ったのかを説明したいと思います。

著者プロフィール

牧大輔(まきだいすけ)

オープンソース技術を使ったシステム開発をメインに,講師,執筆活動などを行う。2011年,Perlコミュニティに多大な貢献をもたらした人物に贈られるWhite Camel Awardを受賞。本業の傍ら2009年からのほぼ全てのYAPC::Asia Tokyoで主催をつとめ,その中で現運営母体のJapan Perl Associationも設立。LINE等を経て現在HDE, Inc.勤務。

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