YAPC::Asia Tokyo 2015×gihyo.jpコラボ企画 ― YAPC::Asia Tokyo 2015の作り方

第1回 コミュニケーション編

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リアル会議・飲み会

情報のやり取りはこれまで書いてきたように,基本Slack,GitHub,Google Driveだけで行いました。イベント運営のためだけであればこれで事足りるのですが,やはり完全にリモート・非同期のコミュニケーションのみでは若干物足りない部分も出てきます。例えば企画を考える際にはやはりその場の雰囲気やノリで新しいアイデアが生まれることもあります。TODO管理もやはり顔を見ながらだと思い出すこともあります。

そのような部分を拾うために準備開始当初から1月に1回,コアスタッフ内で集まれる人を全員呼んでミーティングを行っています。ミーティングと言ってもどこかの会議室で行うのではなく,居酒屋等で行います。最初の1時間弱ほどで主催である筆者からの全体状況の報告,各スタッフからの報告を行いそのとき決定できることはそこで決定してしまいます。あとは普通の飲み会をしつつイベントに関して話すことがあれば話します。

図5 あくまでミーティングです

図5 あくまでミーティングです

最初の1時間で話す内容は例えば現物を見ないとわからないノベルティの選定などを主なテーマにし,それ以外の報告はとにかく端的に行って終わりとします。筆者はだらだら行うミーティングは非効率の極みと考えていますので,この月イチミーティングでの真面目な話はもうとにかくサクサクと終わらせます。逆により重要なのはその後の雑談と懇親部分だと考えています。

まずひとつには給料ももらわずに色々と仕事をしていただいているスタッフの皆さんへの,ささやかなお礼と言う意味があります。YAPC::Asia Tokyo 2015規模のイベントを企画・運営していくのはそれなりの重労働ですので,この程度では全く足りていないのは重々承知なのですが,それでも何もしないよりははるかにマシということでこのようなミーティング形式にしています。

もう一つは単純にチームビルディングのためです。スタッフ同士が1回も顔を合わせずにイベントを開催することも不可能ではありませんが,その場合当日になってお互いが誰だかよくわからない状況で様々な処理を行わざるを得ない状況が生まれてしまうことがあります。それを回避し,チームとしての連帯感を高めるためにこのような状況を月に1回作っています。

まとめ

以上YAPC::Asia Tokyo 2015の準備における運営スタッフ間のコミュニケーションの行い方を軽く説明してみました。

連絡事項の伝達,という意味では顔を合わせたりSlackのようなリアルタイムコミュニケーションツールやミーティングなどは必要なかったりするのですが,YAPC::Asia Tokyo 2015では連絡事項の伝達だけではなくチームとしての連帯感やコミュニケーションの促進をより重視してこのような形にしてみたつもりです。

最終的にこれがどのように評価されるかは今年8月にYAPC::Asia Tokyo 2015が開催されるまでわかりませんが,今のところは良い感じで回っていると思います。他のイベント運営で同じ方式が成果をあげるかどうかはわかりませんが,何かの参考になれば幸いです。

著者プロフィール

牧大輔(まきだいすけ)

オープンソース技術を使ったシステム開発をメインに,講師,執筆活動などを行う。2011年,Perlコミュニティに多大な貢献をもたらした人物に贈られるWhite Camel Awardを受賞。本業の傍ら2009年からのほぼ全てのYAPC::Asia Tokyoで主催をつとめ,その中で現運営母体のJapan Perl Associationも設立。LINE等を経て現在HDE, Inc.勤務。