YAPC::Asia Tokyo 2015×gihyo.jpコラボ企画 ― YAPC::Asia Tokyo 2015の作り方

第2回 設計編

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カンファレンスの準備も大枠ではプログラムを書くことと似ています。全体の設計をせずに突き進む事も不可能ではありませんが,やはり全体像の設計を事前にしておかないと要所要所で躓きがちです。

どんなに細部がうまく実装できてもプロジェクト全体としてうまく機能しないことはよくあります。YAPC::Asia Tokyoのようなイベントもまさにそれと同じで,まずそのイベントについての大枠の設計が重要となってきます。

イベント運営をする際にこのような設計が重要になってくるのはひとえにイベント運営とは取捨選択の連続だからです。決断を迫られた際にどちらの方向に判断を倒すかという指針をアドホックに決めていると収拾がつかなくなりがちなのですが,前もって設計をちゃんとやっておけばいざという時に一貫性を持って判断ができるようになります。

What(どんなイベントなのか)

最も重要な事項の一つにそれが何を目的としたイベントなのか,誰のためのものなのかというものがあります。これが決まらないと後々様々な選択を迫られた際に困ったことになります。

YAPC::Asia Tokyoは元々Perlハッカー達のお祭りという形で始まりましたが,回数を重ねて行くうちに比較的多数の参加者達の興味が言語レベルにはあまりない事に私たちは気づき始めていました。⁠多分参加者達が話したい,聞きたいのは『技術に関しての興味深い話』であって『特定の技術のディープな話』ではないな」と考え始めたのです。実際にそうかどうかはわかりませんが,その仮説を元に少しずつ形を変えて行ったのが今のYAPC::Asia Tokyoなのです。

なのでこの問いに対する我々の答えは以下のようなものになります。

  • エンジニアのお祭り
  • 発表内容等は比較的Web寄り
  • 言語等で発表対象を狭める事はしないが,ルーツがあるので少しだけPerlをひいきする
  • エンジニアが話したい事,聞きたい事をまず考える

このコンテンツの方向性はこの後トークの応募を受け付ける時だけに限らず,スポンサーと交渉していく時や各種企画を考えていく時にとても重要になっていきます。

Where(会場・サイズ)

イベント運営に関して全てにこだわってちゃんと作り上げるのならまずは中身をちゃんと企画立案して集客予想を立てて,それから会場を選びたいというのが主催者の夢ですが,現実的にはそうそううまくいきません。

だいたい企画や概要を練りながら同時に会場を探す事になります。そして会場が決まるまでは全てがひっくり返される可能性があるので,本当にイベントが開催できるのかどうか全くわからないのがイベント運営の怖さです。

YAPC::Asia Tokyoの場合は前年に1,400名程度の集客がありましたが,同時に立ち見等で大変な迷惑を来場者にかけていたので,今年は立ち見になってしまった人を可能な限り拾おう! という気持ちがありました。それと同時に900名前後まで縮小したうえで開催するというのも,様々な理由から魅力的なオプションではありました。

大きいイベントにする場合は収容人数を最低でも1,500名以上,できれば2,000人前後という条件で探すことにしました(後述しますが,これはなかなか難しいタスクでした)⁠小さいイベントにする場合はこれまでの経験で900人から1,200人前後の収容人数であれば,ある程度候補地がわかっていました。その情報を元にイベントのキャパシティに関してはとにかく一度候補の会場をあたり,予約が可能かどうかがわかってから決定することにしました。会場に関してはまた後述します。

When(開催時期)

開催時期も最初に決めておかないといけない重要事項です。これがわかっていないと会場選定も進めることができませんし,アナウンスもできません。

残念ながら開催時期は消去法で決まる事がほとんどです。本来開催希望時期は基本的に春か秋なのですが,日本の場合秋は台風時期と重なる事が多いので,できれば春が嬉しいというのが本音です。しかし春に開催となると(前回のYAPC::Asia Tokyoの開催から)準備期間をそれだけ圧縮するか前倒しするかしか選択肢はありません。よって,1年休んで翌年に開催するのでない限り春の開催は除外されます。冬は海外では感謝祭に始まりクリスマス,日本ではさらにお正月と続くためやはりあまりイベントを開催するのには良い時期ではありません。そのため夏か秋が残ります。

そうすると今度は前項の会場選定の段階で「夏から秋にかけて予約が取れるところ」を探し,そして予約を取れたタイミングが自動的に開催時期になります。ちなみにある程度以上の大きさの会場はやはり選択肢が少ないため皆同じように早めの予約をしてきます。それにより1年前に予約を打診しても無理となる可能性がかなり高いのでご注意ください。安全を見るのであれば2年前の予約がお勧めです。

開催時期が決まったらそこから大きいタスクの締め切り時期を逆算していくことができます。今回は開催時期が決まったのが10月下旬でしたので,

時期 タスク
11月 開催を発表
11月 ティザーサイト開設
12月 スポンサー交渉用各種資料作成
1月 スポンサー交渉開始
2月 公式サイトオープン
5月 トーク募集開始
5月 チケット販売開始
6月 トーク募集締め切り
6月 トークスケジュール決定
6月 チケット販売終了
7月 パンフレット,Tシャツ等入稿および発注
8月 開催!

というようなスケジュールが自動的に決定していきました。ここまでわかっていくと次々とこれから起こすべきアクションが見えてきます。

著者プロフィール

牧大輔(まきだいすけ)

オープンソース技術を使ったシステム開発をメインに,講師,執筆活動などを行う。2011年,Perlコミュニティに多大な貢献をもたらした人物に贈られるWhite Camel Awardを受賞。本業の傍ら2009年からのほぼ全てのYAPC::Asia Tokyoで主催をつとめ,その中で現運営母体のJapan Perl Associationも設立。LINE等を経て現在HDE, Inc.勤務。

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