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Todoをリストを華麗に使って仕事効率アップ「Ringo Todo Lite」

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あれ,今日も残業かなぁ…

モバイルデバイス,パソコン,ネットワーク…,そのどれもが,めまぐるしい勢いで高性能化しています。作業に使うパソコンはマルチコア搭載で,ひとむかし前のスパコンクラス。インターネットは光回線で動画も見放題。手にはiPhoneがあってナビゲーションもワンタッチという具合です。すごい状況になっているはずなのに,なぜか机の上は書類だらけ。終わっていない仕事が山積みで,今夜もサービス残業かな。

なんでこんなことになったのか思い返してみると,面白いことが多くてつい仕事以外のことに熱中している時間があることに気がついたり,調べ物をしようとブラウザを開いたら,いつのまにかmixiの日記とソーシャルゲームをチェックしたり,Twitterを追っかけるのに夢中になっていたり……。

わかってはいるものの,⁠息抜きは必要だ」なんて言い訳をしながら,ついついそっちに力が入ってしまい,今晩も残業居残りコースというわけです。もしかしたらこの状況を改善できるかもしれない,そんなテクニックがあったらいいのに!

そんなときはTodoテク

着実に仕事を進めるためのテクニックは,これまでにいくつも登場しています。そんな叡智があるのにこの現状。やっぱりどれだけいい方法があっても,本人にやる気がなければ元も子もないのです。でも,できれば楽して自動的に仕事がススムようになりたいものです。長続きするにはシンプルが重要。細かいテクニックや長~い説明が必要なテクニックは,読み終わるまえに投げ出しちゃいますし。シンプルでいい方法はないものか~。

いくつかある中から自分がやってみて効果があったのがSitePointという,WebデベロッパやWebデザイナ向けの記事をよく取り上げているサイトに寄稿しているAlyssa Gregoryさんの記事。この中で,彼女が実践している仕事を効率化するテクニックがときどき紹介されているのですが,内容も短くて簡潔,わかりやすく,実践した限りでは,少なくとも自分には効果が出てます!

最近お世話になっているTodoテクニックはこれ!

Alyssa Gregoryさんの記事では,数年または「人生」という長いスパンから,1日や数時間という短いスパンまで,いくつかの作業効率化テクニックが紹介されています。ここでは特に「1日」に絞ってテクニックを紹介します。

Alyssa Gregoryさんがよく紹介しているテクニックは,基本的には「ポモドーロテクニック」によく似ていますが,ポモドーロよりももうちょっと緩やかです。まず,出社したら次のことをします。

  • その日にやることをリストアップ。⁠1やること」「1タスク」と呼ぶ。
  • 1タスクは複数の作業を含まず,1つの内容。
  • 長いタスクは複数のタスクに分ける。

次にそれぞれのタスクに,だいたいで良いので作業時間を書きます。この作業は結構大切で,繰り返していくうちに正確に作業時間を見積もれるようになります。

最後に,タスクをこなすべき順に並び替えます。このときの指針が2つくらいあります。

  • 優先順位が高い方から順に並び替える
  • 処理時間が短いものから並び替える

優先順義が高いものからこなすというのはよくありそうな話ですが,処理時間が短いものからやる,というのも結構いい方法です。作ったリストがサクサク消えていくので気分がよく,萎えることなく仕事が進むという効果があります。流れをまとめるとこんな感じです。

  1. 仕事をいくつかのタスクにわける
  2. タスクにおおまかな作業時間を書く
  3. 処理する順に並び替える
  4. 上から順にこなしていく

たとえば仕事時間を8時間とすると,朝出社して机に向かってリスト作ったあとには,その日に完了する(はず)の仕事が決まります。8時間しかないので,見積もり時間を足して8時間をオーバーしているものは,実際問題その日には終わらないわけです。

毎日やってみると,作業時間の見積もりがかなり正確になってきます。タスクが終わるごとにタスクを消して,見積もり時間との差をチェック。しまいにはこっちのチェックが楽しくなってきて,タスクを書かないと仕事したくなくなるという状況にもなってきます(少なくとも自分の場合 :))⁠

iPhone/iPod touchアプリで華麗にクールに

じゃぁどうしよっか,という話になるわけですが,この方法にはカタい決まりはなくて,ペンと紙になぐり書きでもなんでもいいとされています。しかしそこはそれ,ITツールで華麗にクールにこなしたいところ。使いやすさでいくとやっぱりiPhoneかなと(…仕事用にiPhone買ったから活用しないといけない,というのもあったり)⁠というわけで,Todoアプリを作ってみました! けっこう時間かかっちゃったけど。

Ringo Todo Lite

iPhone/iPod touchを使っているなら,App Storeで『Ringo Todo Lite』で検索すると見つかります。入ってるカテゴリはプロダクティビティです。最初は既存のTodoアプリでいいかなと思っていたものの,機能が揃っているものはどうもWebサービスとの連携が多く,アカウント作るのが面倒で…。スタンドアロンでもっとクイックに使えるアプリがほしくて作りました。

ちなみに,⁠同期処理はとても重要だ」と聞く人聞く人から力説されたこともあって,Googleカレンダーとの同期機能と,スタンドアロン好き向けにHTTP(S)サーバになって手動でデータをバックアップする機能も用意してみました。さらに調べていくうちに欲しい機能が増えていって,結構なツールになりました。

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