ライフハック交差点

第1回 どのようにしてGTDを実践するか?

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午前8時半。あなたはデスクにつくと,目を閉じていてもできる慣れた手つきでパソコンの電源を入れ,デスクトップが表示されるまでのひととき,鞄の中から手帳とやりかけの仕事が収められているフォルダを取り出しています。

今日の予定は...そう,会議が10時から始まるのでした。それなら事前にあのプレゼンテーションに目を通しておかないといけません。同僚をつかまえて話しておくべきこともあります。彼はもう来ているのでしょうか。

でもそういえば,昨日のあの件はどうなったのでしょう。気になるので,まずメールを読んだ方が良い気がします。新しいニュースがないかも気になります。

しかし立ち上がったパソコンにログインして,あなたがブラウザのアイコンをクリックしようとマウスを動かすころには,今朝の最初の電話が鳴り始めています。

次の瞬間,何をすればいいのでしょうか?

Life + ? = Lifehack

一人の個人が把握しなければいけない情報が爆発的に増えている反面,仕事や雑事は減るどころかますます増えている気さえします。あなたが上述したようなビジネスシーンでばりばりと働いているビジネスマンであれ,卒業論文の作業に追われている学生であれ,あるいは日々の家事に追われている主婦であれ,ライフハックは次第に時間に追い詰められている私たち一人一人のニーズに答える形で人気を得たのだと思います。

人それぞれに様々なライフハックがあって,ブログや掲示板では無数の人々が自分の経験やテクニックを交換し合っています。この連載では,この数年で人気を博したさまざまなライフハックを比較してみたり横断的に考察して,皆さんが自分だけのライフハックを考えるきっかけになればと思っています。

第一回は,ライフハックのブームの火付け役ともなったDavid AllenのGetting Things Done(GTD)にまつわる話をご紹介したいと思います。GTDの基本については,別連載GTDでお仕事カイゼン!で見事にまとめられていますので詳しくはそちらをご参照いただくとして,ここでは「どのようにしてGTDを実践すればいいの?」という話題をご紹介したいと思います。

GTDするべきか否か,それが問題だ

アメリカのライフハック系ブログでは,時折「GTD Purist(純粋GTD信奉者)」という言葉がでてきます。これはGTDをDavid Allenの本にでてきたその通りに構築しないといけないと考えている人のことを揶揄した言葉です。GTDの基本は簡単ですが,それでもこんな言葉ができてしまうほど,GTDの実践の仕方には千差万別があって,様々な人がさまざまな取り組みをしています。実際に存在するかは別として,典型的なGTD purist像は,

  • すべてのタスクをGTDのスキームに沿って処理しないといけない
  • 43個のフォルダをきちんと使っていないといけない
  • 週間レビューは必ず週一回しないといけない

と,ちょっと思い詰めている人のようです。でもいかがでしょう。ここまで完全にGTDを実行していると,仕事をしているのかGTDをしているのかわからなくなってしまう気はしませんか?

実際,GTDをどのようにして「実装」するのか,という質問はライフハック系のブログで最も繰り返し話題になっていることの一つです。

すべてを実装する必要があるの?

43foldersのMerlin MannとDavid Allenの対談,Productive Talkの第7回で,Merlinはまさにこの点をDavid Allenに質問しています。「どのようにGTDを実装するのが一番良いのか?」という問いです。

それに対してDavidは,どのようにGTDのシステムを維持するかではなくて,それを意識しないようにするのが問題なのだと答えています。「GTDの習慣が車のクルーズコントロールのように動作して,何も考えなくてもGTDのシステムにそって行動ができるようになるまでには,だいたい2年くらいかかるよ」と彼はコメントしています。Davidのコンサルティングをじかに受けている人でも,「ああ,そういうことだったのか」と得心がいくまでそのくらいはかかるのだそうです。

ここで出てくるクルーズコントロールというのは自動車の追加機能で,アクセルを踏んでいなくても速度を維持して,ドライバーの疲労を軽減してくれるものです。つまり,GTDも同じで,必死にアクセルペダルを踏みしめてGTDを実践している段階から,意識しなくても普段の仕事をプロジェクトリストやコンテキストに振り分けられるようになるまでには訓練が必要だということです。

また,GTDに挫折する人の多くは,一度に全部を完璧にやろうとしすぎて,GTDのシステムに心を奪われすぎているとDavidは指摘しています。いったん,タスクを頭で暗記せずにリストで処理する習慣が身についたなら,実際のGTDのワークフローやシステムは透明な背景となって消えてしまうべきなのだということです。

このことををふまえた上で,これからGTDを実践しようとしている人にむけて彼は二つのことを勧めています。

一つ目は,頭のなかにあるものをメモするための時間を確保することです。たとえばGTDに慣れていないうちは,朝の30分ほどを頭をクリアにするための時間として専用にとっておくのが良いそうです。この習慣はいくつものブログで「時間をファイヤーウォールする」と呼ばれている習慣で,他に何もやらない聖域の時間をあらかじめ区切るというものです。この時間は他の仕事や電話のような中断を一切受けずに,頭をクリアにするためだけに利用します。

二つ目は,すべてを書き留めるという習慣です。「いま,何が君の頭に浮かんでいる? それを書き留めるんだ。何か気になっていることがあるか? それも書き留めるんだ」。こうして,入力されてくるすべてのタスクを頭の中から手帳に移してゆく習慣がまずできれば,あとのGTDのプロセスは非常に楽になるのだという話です。

「GTDに挫折した人にアドバイスはある?」という質問に対するDavidの答えは「GTDは挫折しやすいけど,もう一度始めるのも楽なんだ」というものでした。さらに,Davidは「2年かかると言ったけど,やればやるほど良くなっていくのさ。とにかく続けてみることが大事なんだ」と続けています。本を読んで実行してみたけど挫折してしまったという人も,まずは頭のなかの雑念を書き留めるところから,再起動してみてはいかがでしょう。

著者プロフィール

堀 E. 正岳(ほり E. まさたけ)

ライフハック,GTD,自己啓発などをテーマにしたブログLifehacking.jpの管理者。海外のブログを広く渉猟しているうちに見聞きしたことや考えたことまとめて,ちょっといい話にして紹介するのが何よりの楽しみ。ライフハックとは「自分を変える新しい習慣作り」をポリシーに,日々地味に更新中。

URLhttp://lifehacking.jp

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