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第3回 GTDのワークフローを体験(処理~実行編)

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処理

前回の収集編で書き出した「やるべきこと」のリストを用意してください。

GTDでは,「やるべきこと」を処理するためのフローチャートが用意されています。

このフローチャートを見ながら処理することで,「いつやるべきなのか?」「本当にやらなければいけないことなのか?」「誰かに任せることはできないか?」などを簡単に分類することができ,次にとるべき行動が明確になります。

GTDのフローチャート

GTDのフローチャート

処理をする時のポイントとして「やるべきこと」リスト全てに対して行うということです。

「やるべきこと」が残ったままにはなりません。フローチャートの中で必ず分類されるようになっています。

分類する際の方法には,いろいろなやり方があります。一般的なやり方として,「いつかやるリスト」「資料リスト」「プロジェクトリスト」などを別の用紙として準備しておき,書き写すという方法です。

別の用紙に書き写す方法

別の用紙に書き写す方法

もう1つの方法として,別の用紙を使わずに「やるべきこと」リストにマークしていく方法です。書き写す手間を省くことができるので,筆者はこの方法で処理することにしています。マークは,フローチャート内の○で囲んでいる記号を書くようにします。

「やるべきこと」リストにマークする方法

「やるべきこと」リストにマークする方法

では,実際にフローチャートを見ながら進めていきましょう。

(1)INBOXに「やるべきこと」を入れる。

書き出した「やるべきこと」リストを机の上におきます。この「やるべきこと」リストがINBOXの役割です。

もし,机の上に書類受けがあり,INBOX代わりに使っているのであれば,回覧用紙などが入っているかもしれません。その場合は,そのINBOXのトレイにある書類も一緒に処理するようにしましょう。

書類受け「INBOX」

書類受け「INBOX」

(2)次のアクションが起こせるか?の判断

書き出した内容が直接,アクションと結びつかないものがあります。

1つ目は,書類や情報などです。メモや記録として保存しておけば良いだけなので,これは「資料リスト」に分類します。(マークする場合は,DocumentのDを書きます)

2つ目は,別にいつでも良いようなことです。遠い将来やれば良い事や優先度が低いようなものは,「いつかやるリスト」に分類します。(マークする場合は,SomedayのSを書きます)

そして3つ目は,やらなくても良いことです。これはゴミ箱に入れます。「ゴミ箱」に入れるというのは,不要なので二重線で消すということです。

著者プロフィール

太田憲治(おおたけんじ)

クリエイトシステム代表。SEとして数多くのシステム開発を経験する。アジャイル開発の素晴しさに魅了され,開発現場の大切さや人と人とが作り上げているシステム開発の楽しさを学ぶ。現在は,システム作りよりも「工夫作り」をモットーに独立して,新しいことにチャレンジする毎日を送っている。筆者のLifehacks系サイトeXtreme Gadget(エクストリームガジェット)では,GTDとRHODIAを組み合わせた新しい仕事術「GTD+R」を紹介している。

URLhttp://gadget.cre8system.jp/

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