第5回　GTDに最適なツール

デジタルツール

GTDでは「やるべきこと」「⁠気になっていること」を書き出しますが、普段の仕事でパソコンや携帯電話を利用している場合は、紙よりもデジタルツールを好まれる方もいます。そこで、GTDを実践する上であると便利なデジタルツールをご紹介したいと思います。

（1）　check*pad

「check*pad」は百式の田口さんが開発した目標管理ツールです。直感的にToDoを操作できるので、ITに不慣れな方でも使いこなすことができると思います。

利用するには会員登録（無料）が必要です。会員登録を行うと自分専用のToDoリストを作ることができます。GTDの「やるべきこと」を直接、check*padに登録していけば、簡単に分類することができます。そして、特定のリストを「モーニングリスト」としてメール配信してくれる機能もあるので忘れてしまうことも無くなります。また、メールでToDoを追加することもでき、携帯電話からの閲覧、編集もできるので非常に便利です。

（2）　Remember The Milk

「Remember The Milk」もcheck*padと同様にToDo（タスク）を管理できる無料のオンラインツールです。Remember The Milk は、Ajaxを使っているので操作性が非常に良く多機能です。

check*padと違い、リマインダー機能があるのが特徴です。特定のタスクの時間前にメールでアラーム通知もできます。

さらに、最近ではGoogle Gears(※1)に対応したことでオフラインでもタスクの編集や閲覧が可能になりました。これで、いつでもどこでもタスク管理ができる環境を手に入れることができるので実用的になったと思います。

（3）　GTDTiddlyWiki

「GTDTiddlyWiki」は、ローカルで利用できるTiddlyWikiのGTD版です。GTDのリストをWikiのページとして編集することができます。他のGTDツールと違ってWikiの記法を使えば画像や表などの付加情報も記述できるので便利な部分もあります。

GTDTiddlyWikiが英語なので分からないといった方は、としのりさんが公開している翻訳版のLifehacksWikiが良いでしょう。

（4）　Googleノートブック

「Googleノートブック」は、Googleツールの1つでWebページの一部をスクラップして保存しておくことができるツールです。筆者は、GTDのデジタルツールの中では、Googleノートブックを愛用しています。

GTDのリストは、ノートブックの新規作成で自由に作成でき、タスクはメモの新規作成で追加していくことができます。そして、作成したメモの移動がドラッグアンドドロップで直感的にできるところが気に入っています。

特にブログやニュースサイトを閲覧していて気になった記事は、ノートブックにメモするような習慣にしています。そして、後からGTD的にメモを順番に処理していきます。効率良く情報収集する方法としては、この方法がオススメです。

アナログツール

GTDはツールを選ばないのでデジタルツールにこだわらずに、アナログツールを利用する方が効率良く処理ができる場合もあります。

（1）　5パーツホルダー

「やるべきこと」の多くは何らかの資料と関係しています。それらの資料をGTD的に整理するには、5パーツホルダーを使っています。

5パーツホルダーは、クリアファイルに5つの見出しが付いたもので、筆者はDelfonicsのA5サイズのものを愛用しています。

見出しの部分には、3Mの「Scotchはってはがせるテープ」を張ってマーカーで書くようにしています。

その他にも、A4サイズの色付きクリアファイルを使う方法もあります。

（2）　Hipster PDA

「Hipster PDA」は、Lifehacksとして有名なブログ「43Folders」で紹介されているものです。PDAと言ってもデジタルなものではありません。

5×3インチのインデックスカードをダブルクリップで挟んだだけのものです。

ここに「やるべきこと」を書き出していきます。持ち運びにも便利で、セパレータとして色付きのインデックスカードを使えば分類や整理も簡単に行うことができます。

（3）　押し出しファイリング

「押し出しファイリング」は、野口悠紀雄氏[2]が提唱している紙書類の整理方法です。

筆者は、GTDで処理する際に資料は最終的に「押し出しファイリング」方式で管理するようにしています。

A4サイズの茶封筒の中に資料を入れて、日付とタイトルを右肩に書いて本棚に並べておきます。そして、資料を使った後は、必ず手前に置くようにします。これで、よく利用するものが手前になるように並んでいきますので、非常に効率よく資料を探すことができます。

（4）　GTD + R

「GTD + R」は、筆者が提唱しているRHODIA（ロディア）を使ってGTDを楽しく続けるための手法です。

筆者は、GTDを続けていく上で大きな問題にぶつかりました。それは、「⁠やるべきこと」は日々増え続けるもので、発生頻度は不定期であるということでした。これは厄介な問題でした。「⁠やるべきこと」が増えたタイミングでどこかに記憶しておかなければ後で思い出すことが逆にストレスとなってしまうからです。

そこで筆者は、メモ用紙として使っていたRHODIAをGTDのツールとして利用し、「⁠やるべきこと」を漏らさずに処理できる方法を見つけました。

この方法は、ゲーム感覚で誰にでも始めることができるGTDとして筆者のホームページeXtreme Gadget「GTD + R」で紹介しています。

GTDでお仕事カイゼンというテーマで5回にわたってご紹介してまいりました。

なかなか言葉だけで理解するのは、難しいと思います。やはり実際に体験してみなければ、GTDの素晴しさが分からないと思います。

「考える」よりも「行動」してみるのが一番だと思います。

今回の連載が、少しでも皆さんの「お仕事カイゼン」につながれば幸いです。

第2部として、筆者が提唱している誰にでも始められるGTDの手法「GTD+R」についてご紹介していく予定です。引き続きご愛読よろしくお願いいたします。