グルーピングで楽に覚える情報処理試験用語

第1回 オフィスで利用するソフトの種類

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コンピュータシステム

情報処理試験では,技術的な知識だけでなく,「IT技術を企業の業務にどう活かすか」という部分にも出題のウエイトが置かれています。企業内では,その業務内容によってさまざまなソフトウェアが使われています。試験では,多様な業種・業務に共通して,広く使われている下記のソフトウェアについて,「次のような特徴を持つソフトは?」「○○ソフトの□□機能とは?」といった問題が出題されています。

ソフトウェアパッケージ

財務会計や販売管理など,多くの企業で共通する業務の処理用に商品化されたソフトウェアのことをソフトウェアパッケージと呼びます。個々の企業で独自に開発するより,コストや手間が削減できるのが,ソフトウェアパッケージを使うメリットです。パソコンショップの店頭などで販売されている業務用ソフトウェアも含まれます。

どのオフィスでも汎用的に使われているワープロソフトや表計算ソフトなどのソフトウェアパッケージは,オフィスツールとも呼ばれます。ここでは,試験に頻出する代表的なオフィスツールの機能と用途について知っておきましょう。

ワープロソフト

ワープロソフトは文書作成用のソフトウェアです。最近の製品は,図や写真を取り込んで複雑なレイアウトを行うことが可能で,英字のスペルミスを指摘したり助詞の使い方が不自然な部分を指摘するなどの校正支援機能も備え,高機能化しています。代表的なワープロソフトとしては,「Microsoft Office Word(マイクロソフト社)」や「一太郎(ジャストシステム社)」などがあります。各ワープロソフトに共通する機能として,次の機能を覚えておきましょう。

  • タブ機能:指定した位置に文字列を揃える機能。箇条書きの行頭位置を揃えたい場合などに使用する。
  • 禁則処理機能:習慣として行末や行頭に置かない文字を禁則文字という。例えば,句点(。)は行の先頭に置かない行頭禁則文字であり,指定されている1行の文字数を越えても行末に配置する。同様に(「 ) は行末に置かない行末禁則文字で,次行の先頭に送る。このように,禁則文字を行末に押し込んだり行頭に送る処理のことを,禁則処理という。
  • 差込み印刷機能:例えば,それぞれのあて名が入った案内文を作成するときには,顧客名を収録した顧客ファイルを別途用意して,あて名の位置に顧客ファイルから顧客名を順に取り込んで印刷を行う。このような印刷機能のことを差込み印刷と呼ぶ。

 Microsoft Office Wordの画面

図 Microsoft Office Wordの画面

表計算ソフト

代表的な表計算ソフトとしては,Microsoft Office Excel(マイクロソフト社)があげられます。表組み作成にも便利なソフトウェアですが,本領を発揮するのは複雑な集計表を自動計算させるような場面です。試験では,計算機能を使うための計算式を作る問題が頻出しています。計算機能に関する用語は,連載の後半で掲載しますが,その他の主な機能として,次のようなものを覚えておきましょう。

  • 再計算機能:表中の数値を変更すると,その数値を使って計算していた式の計算を自動的にやり直す機能。
  • セル(数値や文字を入れるます目)の保護機能:書き換えたり削除されたくない数値や文字が入っているセルを,書き換え禁止にする機能。
  • グラフ作成機能:セルの値を使って,指定した様式のグラフを自動的に作成する機能。棒グラフ・円グラフ・折れ線グラフなど,さまざまな種類のグラフが用意されている。
  • 整列機能:セルの値によって,データを並べ替える機能。数値だけでなく文字でも並べ替えられる(漢字の場合には入力した際の読み仮名が使われる)。整列の際には昇順(小さい順に並べる)と降順(大きい順に並べる)のいずれかを指定することができる。

 Microsoft Office Excelの画面

図 Microsoft Office Excelの画面

プレゼンテーションソフト

製品説明や研究発表などで使われるプレゼンテーションの資料作成・発表用のソフトウェアです。

画面に表示されるシートに文字や画像を自由に見栄え良くレイアウトでき,発表の際にワンクリックでシートをめくる機能なども備えられています。また,動画や音声を再生するなど,より動的で印象の強いプレゼンテーションを行うこともできます。

よく使われるプレゼンテーションソフトには,マイクロソフト社のMicrosoft Office PowerPointなどがあります。

 Microsoft Office PowerPointの画面

図 Microsoft Office PowerPointの画面

著者プロフィール

原山麻美子(はらやままみこ)

情報処理試験対策の書籍や雑誌等の企画・執筆・編集など,長年に渡りIT関連全般の出版に携わる。専門学校の講師や受験対策講座(ラジオ)でのアドバイザー経験もあり,受験者への具体的で細やかなアドバイスは,わかりやすくて実践的だと好評。

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