実践!GTD~一歩先の仕事管理

第1回 七叉路の真ん中に立ち尽くす私

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はじめましてのご挨拶

みなさん,はじめまして。nomicoと申します。これから数回にわたり,GTDをみなさんに紹介する役目を仰せつかりました。GTDは,私が心底惚れ込んでいる素晴らしいシステムです。人生を豊かにしてくれる,そんな素敵なツールをみなさんにも興味をもってもらえるよう,がんばりますので,どうぞよろしく,お付き合いください。

GTDって,一体なんでしょう? GTDは,アメリカの経営コンサルタントであるDavid Allenが提唱している,ワークフローマネジメントシステムです。ワークフローマネジメントシステムとは,端的に言えば仕事の管理方法のことです。ウェブ界隈にいるライフハッカー達の中では有名で,浸透性も高く,アメリカでは最もよりよく仕事を管理することのできる方法はGTDではないか,とまで言われています。

普通,仕事を管理すると言えば,まずスケジュール管理が思い浮かぶと思います。でもGTDの一番の特徴は,重点としているのがスケジュール管理ではなく,あくまで「仕事管理」であることです。仕事の管理に焦点を絞ることによって,よりコンパクトに仕事を進めることができる,というものです。"仕事管理とスケジュール管理はどう違うの?"と興味を持ってくださった方,どうぞこの後の連載を楽しみにしていてください。貴方のライフスタイルが一変するかもしれませんよ。

春です。
4月も始まり新年度を迎えました。春というのは面白い季節で,何か新しいことをはじめたい,という気持ちになります。春に入学・卒業といった行事を何度も経験している日本人ならではの感覚なのでしょうか。ともあれ,新しく会社に入社したり,新入社員を部下に迎えたり,新しいポストにつくことになったり,生活が一変することが多い季節です。寒い季節が終わり,何か新しいことを始めたくなって,うずうずしている人もいると思います。何か新しく始めたい人は,この際思い切ってライフスタイルを刷新するために,GTDを使ってみてはいかがでしょう。

もっとも,春だからといって,楽しいことばかりじゃありません。
生活環境が変わってしまい,早くもついていけなくなったりしていませんか? 今まではちゃんとできていたのに,環境が変わったことで仕事にアップアップしてしまった人,やることはたくさんあるのに何から手をつけていいかわからない――そんな人こそ,GTDです。GTDは両手からやることが溢れてしまった人,何から手をつけてよいのかわからなくなってしまった人の救世主です。

私もそんな困っている人と同じように,ぐるぐる迷ってGTDにたどり着いたのです。 まずは私の遍歴をご紹介しましょう。

自己紹介~どうして仕事の管理を模索し始めたのか?

ある日突然,私の世界は崩壊しました。
めくるめくメール,ひっきりなしの電話,取次ぎやら調整やら作業やら何やら一気に仕事が降りかかってくる。まるで嵐の真っ只中。それは転職がきっかけでした。

もともとSEをしていたのですが,転職を契機に,プロジェクトマネージャの仕事に就きました。プロジェクトマネージャとは,お客様と開発者の間を取り持つ,言わばプロジェクトの交通整理役です。転職前は,やる気満々。ところが実際やってみると,仕事の量が尋常じゃありません。一つのプロジェクトならまだしも,複数のプロジェクトを抱えることがざらでした。七叉路の真ん中に立って交通整理をしようとして,手元がこんがらがっているみたい。メール・電話・そして作業,次々と押し寄せてくる仕事の状態に速攻でうんざりです。

とにかくすっきりしたい! 金曜日をすがすがしく帰りたい! たとえ平日で飲み会の誘いがあっても,キリのいい所で仕事を切り上げて後ろめたい気持ちのない状態で参加したい!

ここから,私の仕事管理模索旅が始まったのです。

ストレス無し仕事フローのためのWEBツール

まずはGoodpic! これは,Lifehacking.jpが前のサイトで紹介していたGTDを受けて,グループ間でWiki上でできるのではないかと言う点に着目し,Goodpicが編み出したやり方です。仕事を全部洗い出してWikiに書き出すというものでした。仕事の進捗管理に思い悩んでいたところで,"これをやればそれが解消できそう!しかもストレスフリー!"ということで早速試しました。

結果,作業の時間の大半をWikiに記述するのに費やしてしまい,本末転倒。グループ間でやることが目的なのに,うっかり一人でやろうとしたこと自体がそもそも合っていません。そんなわけで挫折。残念!

日報メール

次に日報メール。困って本屋に駆け込んだときに,堀江貴文の100億稼ぐ超メール術と言う本を見かけました。私の所属する会社はメーリングリストが鬼のように多いのですが,その状況が本の中の状況と似ていたので手に取ったのです。メール処理についてはメール処理で参考にしつつ,その中の日報メールも目につきました。仕事がままならなくなり始めて,仕事に時間を割り振って処理していこうと考えていたところです。丁度それを日報メールにして送ろうというのが趣旨だったので,すぐに実行に移しました。

日報に書く内容は以下の通り。

  • その日にやったこと(+時間)
  • 次の日やること(+時間)
  • 簡単な感想

これを書いて自分にメールしました。

しかし,メールを書くことが面倒になりました。メールを書いても全く状況が改善しないし,メールを書いても,それ以外に何も活用できなかったからです。それにメールに書かなかった突発の仕事もよく発生しました。予定を書くにしても,そもそも想定していた状況が変わりすぎ,時間を割り当てるには状況が変動しすぎました。そんなわけで挫折。残念!

著者プロフィール

nomico(のみこ)

GTDジャンキー。IT系企業に勤めて仕事にアップアップの日々に,藁をも掴む気持ちで始めたGTDに味をしめ,その後突っ走って過ぎること1年半。研鑽内容についてはブログのworks4Lifeにて展開中。現在は,GTDの理解を日本で深めるためにmixiでGTD勉強会も開催している。好きなウェブサービスやソフトウェアを使い倒す癖あり。目下の興味はEvernoteとDiigo。最近はプロジェクタとストールがほしい。

work4Lifehttp://works4life.jp
GTD勉強会http://mixi.jp/view_community.pl?id=3013597

コメント

  • 時間の使い方

    長いわりに中身のない文章を書く時間を減らしたほうが、GTDよりも効果的ですよ。

    Commented : #1  neem (2008/04/17, 19:21)

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