ライフハック・プラクティス ~仕事の生産性を上げる習慣~

プラクティス:10「時間割を作る 」

2008年7月25日

この記事を読むのに必要な時間:およそ 3.5 分

悪魔の習慣

「とりあえず今日中にこの仕事を終わらせよう。まだまだ時間はあるから大丈夫だな。」

1日の内,仕事に使う時間は,ほとんどの人の場合残業なしで8時間でしょう。 8時間もあれば,この仕事は片付けられるなと考えてしまいがちです。

しかし,そういった考え方では,結局1日が終わってみると仕事が片付いていなかったり,残業しないと間に合わないといったことになりかねません。

朝,会社に出勤した時にはこれから長い1日が始まるなと思っていますが,夜になって会社から帰る時にはあっという間の1日だったなと感じます。

「1日は長いようで短いのです」

これは,子供の時の体験からも言えることです。小学校の夏休みの宿題をギリギリになってから慌てて取り掛かった経験が,誰しもあると思います(そんなことは無いという人がいたら尊敬しますが・・)。

夏休みは平均すると40日間(7月21日頃から8月31日頃まで)あり,期間で考えるとすごく長いと感じます。しかし,これが夏休みの宿題を先送りしてしまう甘い誘惑なのです。

夏休みが半分を過ぎているのに,一切宿題に手をつけていなくても

「まだまだ大丈夫だ」

と考えてしまいます。たとえ,母親にこっぴどく急かされたとしても・

ここで重要なのが,線で考えずに箱で考えなければいけないということです。夏休みという線は40日と長いのですが,1日を箱として考えると40個の箱が積み重なっているだけです。

夏休みの半分が過ぎた段階で20個の箱が消えているのです。

「これって,かなりヤバくないですか?」

1日の仕事でも考えは同じです。1時間を箱として考えると1日は8箱しか与えられていません。 1時間経過する毎に箱が失われていけば,あっという間に時間が過ぎていることに気付くでしょう。

もう一度繰り返しますが,

「1日は長いようで短いのです!」

天使の習慣

「仕事をタイムボックスで区切って時間割を作りましょう」

タイムボックスで区切って時間割を作ることで,やるべき仕事が明確になり,仕事の進み具合を計りやすくなります。

小学校時代を思い出してみてください。小学校の時間割では,1時限目は国語の授業,2時限目は体育の授業など,1日の勉強する科目がタイムボックスで区切られていたと思います。

時間割を見れば,何時から何の勉強をするのかが一目瞭然です。授業の開始と終了にはチャイムが鳴るので区切りがはっきりしています。

もし時間割がなければ,毎日何時から何の勉強をすればよいのか毎回考えなければいけません。前日に予習しておくことも難しいでしょう。

時間割は,

「日々の勉強をリズミカルに進めていくためのレール」

のようなものです。

仕事をする上でもこのレールを引いてリズミカルに仕事を進めることで,時間に対する意識も高まり,余計なことを考えることなく「やるべき仕事」に集中することができるのです。

しかし,集中して仕事をしていると知力・体力ともに消耗してしまいます。小学校の授業後に休み時間があったように,集中して仕事をした後には,頭と身体をクールダウンさせるための休憩時間を用意しておかなければいけません。

そこで,「集中時間(45分)」と「休憩時間(15分)」を1セットとした1時間のタイムボックスを作ります。このタイムボックスを8回(合計8時間)繰り返すことで,集中する時と休憩する時のメリハリをつけながら,1日の仕事を効率よく進めることができるのです。

下記が,筆者が使っている時間割のサンプルです。

時間
朝のあいさつ
8:30-9:00
サインアップ
1時限目9:00-9:45 計画 原稿作成 原稿作成 (言語) 原稿修正
2時限目
10:00-10:45
計画 画面一覧作成 (英語) 原稿レビュー (発想)
3時限目
11:00-11:45
サーバー構築 トップワイヤー モックレビュー (読書) プロトコントローラ
お昼休み
12:00-13:00
昼食
そうじ
13:00-14:00
机の掃除、書類の整理
4時限目
14:00-14:45
Wikiセットアップ 課内会議 (発想) 進捗MTG プロトビュー
5時限目
15:00-15:45
(英語) 画面遷移ユーザー系 デザインMTG プロトSVN環境 (言語)
6時限目
16:00-16:45
操作手順まとめ (会計) プロトDB設計 プロトテーブル作成 プロト設定
7時限目
17:00-17:45
手順書レビュー 画面遷移管理系 プロトテストデータ (読書) プロト単体テスト
8時限目
18:00-18:45
手順説明会 トップモック (会計) プロトモデル作成 ふりかえり
放課後
18:45-19:30
予習・復習

※ カッコで書いている枠はGoogle20%ルール(後述)を適用している枠です

ポイントは,時間軸を決めているということです。毎時0分から45分までが集中時間(仕事中),毎時45分から15分までが休憩時間(休憩中)という軸を作っています。

こうすれば時計をチラっと見ただけで,やっている仕事と時間配分を瞬時に判断できます。

もう1つのポイントは,小学校の授業に見習って,朝のあいさつとしてサインアップする時間,お昼休みとその後の掃除の時間,放課後の予習・復習時間をとっていることです。

サインアップの時間では,時間割を見て今日のやるべき仕事の再確認を行います。掃除の時間では,机の掃除や身の回りの資料整理などを行います。最後に,放課後の時間で,積み残しの仕事や明日の仕事の準備を行います。

人によってベストな時間割は異なると思いますが,1日の時間の使い方を工夫することで集中して効率よく仕事をこなすことができるようになります。

時間割を作る際は,筆者のeXtreme Gadgetのサイトで時間割のフォーマットがダウンロードできます。 A4用紙に印刷してご活用ください。

著者プロフィール

太田憲治(おおたけんじ)

アジャイルスピリッツで仕事を効率よく進めるブログ「eXtreme Gadget」を運営するほか,仕事に役立つWebサービスの開発を行っている。代表的なものに「StartCommand」「D3timer」がある。関西ライフハック研究会のコミュニティも主催している。gihyo.jpで「GTDでお仕事カイゼン!」の連載を執筆。共著として「Life Hacks PRESS Vol.2」もある。

URLhttp://gadget.cre8system.jp/

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