ライフハック・プラクティス ~仕事の生産性を上げる習慣~

プラクティス:13「あしあとメモを残す」

2008年8月15日

この記事を読むのに必要な時間:およそ 2 分

悪魔の習慣

「あの仕事どこまでやってたっけ?そうそう,たぶん終ってたはず・・」

なんとなく終った気でいた仕事が,実は途中までしか進んでいなかったということがあります。

やったつもりで放置していると,重大なミスにつながってしまうかもしれません。

自分がやっている仕事内容をどこまで把握しているかと尋ねられるとほとんどの人は,⁠当然把握していますよ」と答えると思いますが,例えば上司に

「みんなが普段やっている仕事を整理したいので,今月どのような作業をしていたか報告してください。」

と尋ねられると,困ってしまいますよね。

もちろん,仕事の結果はどこかに残っているので,それを調べれば何をやっていたのかは,なんとなく報告できるのですが,どうしても曖昧なものになってしまいます。

「俺は過去を振り返らないんだ!」

という人もいるかもしれませんが,過去の行動から発見できることもたくさんあります。

仕事を効率よく進めるためには,仕事の順序や流れを見直さなければいけません。

天使の習慣

「何をやっていたかのあしあとメモを残しておきましょう。」

あしあととは行動記録のことです。いつ何をやったか記録しておき,仕事のヌケ・モレを無くすようにしましょう。

記録をつけるのは大変だと思われるかもしれませんが,ちょっとしたルールを作ることでストレスなく行動記録を残すことができます。

まず,机の上に記録するための用紙「あしあとメモ」を置いておきます。裏紙を挟んだバイダーや古くなって使わなくなったノートでもかまいません。

あまり綺麗なノートに記録しようとすると,綺麗な文字で書かなければいけないと思ってしまうので,使い古しのノートや上紙などがよいでしょう。

そして,次の手順で仕事を進めます。

  1. 今からやろうとする作業を紙に書く。⁠1日1枚または1ページ)
  2. 紙に書かれた作業を上から順番にやる。
  3. 作業が終ったらその項目を消す。

重要な事は,

「必ず紙に書かれたことしかやらない」

ということです。

このルールを守るだけで,自分の行動記録が確実に残っていきます。

やってみると分かるのですが,あしあとメモには自分への作業指示が書かれているので,自分がやるべき仕事が明確になります。

「何をするんだったっけ?」⁠ ⁠昨日,どこまでやったっけ?」

などと無駄に悩む必要もありません。

途中で割り込みの作業依頼があっても,あしあとメモに書いてから作業しましょう。

何も書かずに仕事をするよりも,あしあとメモがあることで安心して仕事に没頭することができるのです。

著者プロフィール

太田憲治(おおたけんじ)

アジャイルスピリッツで仕事を効率よく進めるブログ「eXtreme Gadget」を運営するほか,仕事に役立つWebサービスの開発を行っている。代表的なものに「StartCommand」「D3timer」がある。関西ライフハック研究会のコミュニティも主催している。gihyo.jpで「GTDでお仕事カイゼン!」の連載を執筆。共著として「Life Hacks PRESS Vol.2」もある。

URLhttp://gadget.cre8system.jp/

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