これなら毎日できるタスク管理 1から学ぶRemember The Milk

第1回 『使える』タスク管理ツールの条件

この記事を読むのに必要な時間:およそ 2 分

こんにちは,Remember The Milk日本版公式ブログを担当している宮崎です。

みなさん,Remember The Milkをご存知でしょうか? Remember The MilkはWeb上で動作する無料のタスク管理(ToDo管理)ツールです。タスクを管理するためのWebツールは山ほどありますが,Remember The Milkほど自由度が高く,高機能で,他ツールとの連携機能が強力なツールはないのではないでしょうか。この連載では,Remember The Milkの使い方を1からご紹介します。また,本連載を通じてRemember The Milkの魅力を存分に伝えていきたいと思います。連載後半には便利なTipsの紹介も予定しているので,楽しみにしていてください。

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『使える』タスク管理ツールの条件

Remember The Milkの使い方をご紹介する前に,タスク管理ツールについてちょっとだけ考えてみましょう。『使える』タスク管理ツールとはいったいどのような機能を持つものだと思いますか?数年前からデビッド・アレン氏の提唱するストレスフリーの仕事術「GTD」が話題を呼んでいます。GTDでは,頭の中のものを全て信頼できるツールに落とし込み,頭の中を空っぽにすることでストレスのないスケジュール・タスク管理の実現を目指します。個人的にはとても説得力のある手法だと思います。つまり,タスク管理の究極の目的は「頭の中を空っぽにする」ことなのです。

「頭の中を空っぽにする」ために,タスク管理ツールにはどのような機能が求められるのでしょうか。Remember The Milkの機能と照らし合わせながら解説していきます。

いつでも,どこでもタスクを管理できる機能

予定はいつ,どこで発生するのか分かりません。会議室で顧客とスケジュール調整をしている時かもしれませんし,ジョギングの最中,通勤途中の電車の中,旅行中の飛行機の中かもしれません。その場でツールに登録できなければ,登録するまで頭の中に記憶しておかなければなりません。「頭の中を空っぽにする」ためには,思いついた予定を迅速に信頼できるツールに登録できる環境が必要です。いったんツールに登録してしまえばいつでも取り出すことができるので,思いついた予定を忘れてしまっても問題なくなります。これを実現するには携帯電話の活用がかかせません。携帯電話でタスクを操作することができれば,大抵の場合,いつでもどこでもタスクを管理することができるようになります。

Remember The Milkでは

Remember The Milkはモバイル用サイトを提供しています。タスクの確認はもちろん,タスクの追加,変更,完了,延期(期日を1日延期する操作)など,ほとんどの機能を携帯電話から実行することができます。(ドコモのクッキー拒否など,日本独自の携帯ブラウザに合わせてそれぞれチューニングが施されているので,ほとんどの携帯電話からアクセスすることができるはずです)また,メール送信によって簡単にタスクを追加する機能もあり,携帯電話などのモバイル端末から利用する場合の利便性が高いのも,特徴の1つです。さらに,オフライン機能も搭載されているので,ネットワークの繋がらない環境でもPCからタスク管理を行うことができます。

自由度の高いリマインダ機能

せっかくツールに追加したタスクも,必要な時に確認できなければ意味がありません。そんな時に威力を発揮してくれるのがリマインダという自動通知機能です。リマインダとは,タスクに設定されている期日(または期日の前日など)になると,メールなどで自動的に予定を通知してくれる機能です。リマインダ機能を活用することで,「ツールに登録されているタスクを確認する」という作業を頭の中から追い出すことができます。

Remember The Milkでは

Remember The Milkでは,1日の予定を朝8時に通知し,予定時刻の1時間前にも通知し,予定時刻ジャストにも通知するなど,実に柔軟なリマインダを設定することができます。また,メールへの通知はもちろんのこと,Google TalkYahoo!メッセンジャーTwitterなど様々なコミュニケーションツールに通知することができるのも特徴の1つです。

定期的に繰り返される予定を登録する機能

タスク管理ツールにとって,繰り返し予定の登録機能は必須です。繰り返しの予定に対応していないツールでは,毎回新規にタスクを追加しなければなりません。繰り返しの予定を追加することを覚えている必要が出てきてしまうのです。「頭の中を空っぽにする」ためにも,繰り返し予定の登録機能は必須なのです。

Remember The Milkでは

Remember The Milkでは,「前回予定完了日の6ヶ月後」「毎月最終土曜日」など,実に柔軟な繰り返しを設定することができます。車のエンジンオイル交換という予定を「前回予定完了日の6ヶ月後」と繰り返し設定していた場合,予定を完了にした直後,期日が6ヶ月後の同じタスクが自動的に追加されます。また,GTDの週次レビューを「毎週金曜日」と繰返し設定していた場合,予定の完了・未完了に関わらず,毎週タスクのコピーが自動的に追加されます。

スケジュール管理ツールとの連携機能

通常,タスク管理ツールはタスクを管理する専用ツールであり,スケジュール管理には向かないことが多いようです(もちろん,中にはタスクもスケジュールも管理できるツールはあります)。そうなると,他のスケジュール管理ツールとの連携が必要不可欠となってきます。

Remember The Milkでは

Remember The Milkでは,最も支持を得ているGoogleカレンダー用のガジェットを用意しています。このガジェットを利用することで,タスクの確認,追加,変更,完了,延期(期日を1日延期する操作)などの操作をGoogleカレンダー上から実行することができます。また,iCal(スケジュールデータの標準形式)エクスポート機能も搭載しており,iCalに対応した各種ツールとも簡単に連携することができます。(もちろんiCalを通してGoogleカレンダーと連携することも可能です)

連携機能を上手に使って『使える』タスク管理ツールに

「今は外出中だから後でタスクを登録しなくちゃ!」「今日はどんな予定があったっけな?」「この作業は来週も必要だから登録しなきゃ!」「予定だけじゃなくスケジュールも確認しなくちゃ!」 → 覚えていられないからツールを使うのに,管理のために頭がいっぱいになるようでは『使える』タスク管理ツールとは言えない

いかがですか,Remember The Milkがタスク管理ツールとして必要とされる機能を十分に満たしていることがお分かりいただけたと思います。次回は,今回紹介しきれなかったRemember The Milkの更なる特徴と,アカウントの登録方法についてご紹介します。

著者プロフィール

宮崎博司(みやざきひろし)

日常業務はソフトウェア開発。
無料で高機能,さらにどこからでも利用できるWebサービスに魅了され,2007年02月からWebサービス+LifeHacksというテーマでブログ「Forgot the Milk.」を書き始める。ちなみに人生のテーマは「ラクして楽しく前向きに!」。ブログの記事をきっかけにRemember The Milkのスタッフより依頼され,2007年06月からRemember The Milk日本版公式ブログも書き始める。Webの持つ大きな可能性を探る旅はまだまだ続く。。。

URLhttp://d.hatena.ne.jp/hmiyaza1/

コメント

  • 【HELP!】携帯の表示エラーについて

    こんにちは!
    宮崎さんの紹介でrememberthemilkを使い始めて早1ヶ月。
    もはや手放せなくなりました。
    そんな私のミルクちゃんに致命的なトラブルが起こり、
    助けを求めている次第です。

    というのも、携帯版の「個人」リストが、
    ⑤番目のタスクまでしか表示されなくなってしまったのです。
    残り50個のタスクが見たいのに!
    かなり死活問題です。

    ヘルプを必死に読み、グーグル検索をしたものの、そういう事例は見つからず。。。
    いったいどうしたら直るのでしょうか。
    どうか助けてください。

    宜しくお願いします。

    Commented : #1  福田佳英 (2008/03/02, 12:30)

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