グループで進める仕事の計画づくりとは

さて，本講義シリーズも後半に入りました。後半は，複数人のグループで進める仕事のタイム・マネジメント手法について考えていきます。読者の皆さんの仕事の多くは，このタイプに属すると思います。

複数人のグループで，何かの目標・ゴールに向かって共同作業を進める場合，そのタイム・マネジメントにはどのように取り組むべきでしょうか。マネジメント・サイクルの第一歩は計画です。まず，計画について考えてみましょう。

計画のプロセスとは，簡単に言うと3つのステップから成り立っています。

• （１）使命達成に必要なタスクを洗いだす（Identify tasks）
• （２）タスクにリソース（担当）をわりあてる（Assign resources to tasks）
• （３）工程表を作成する（Create timetable）

『タスク』という用語は前回も解説しましたが，「成果物（あるいは完了の条件）が決まっていて，期限までに果たさなければならない任務」のことです。自分のTo Doリストに書く“締切つき宿題”がタスクです。

もっとも，こういう話をすると，“オフィスワークにいちいち「計画」だなんて，大げさで煩わしい。工場の生産計画じゃあるまいし，先の事なんて完全には分からないんだから，皆が臨機応変にやればいいんじゃないの？”という反論が出てくることがあります。仕事にいちいち工程表なんて書いている人はいませんよ，と言われたこともあります。もっとびっくりしたのは，「工程表作成は仕事の本来業務ではないから，定時の中でやってはいけない」（＝時間外にサービス残業でやれ）という会社がある，と聞いたときです。

動物的カンでグループを采配し，それで納期遅れも失敗も無いのなら，その人は天性のマネージャーでしょう。しかし，天分はどうやったら後輩が継承できますか？　一方，技術や手法なら学べます。「納期間際の突貫工事」が常態化している職場が少なくない中，天才だけに頼るのは心配です。皆さんには，仕事の工程表づくりを習得することをおすすめします。著者の知っている，時間管理の名人達は，決まって工程表づくりが上手な人ばかりだからです。

タスクを洗い出す

計画プロセスの第一ステップは，必要なタスクの洗い出しです。そのためには，仕事の使命（成果物）を明確にすることが大事です。ここが曖昧だと，工程表をつくる意義が半減します。

たとえば，半年後の業界展示会に出展する仕事を任されたとしましょう。使命は「ブースをつくり，製品情報を宣伝する」ことです。少なくとも物的には，ブース外装，説明パネル，製品デモの仕掛け，配布パンフレット等が必要ですね。説明員の確保も必要です。ところで，展示会参加の本来の目的は，潜在的顧客を見つけることにあります。となると，最終的に欲しいのは「興味を持ってくれた来客の名刺リスト」ではないでしょうか。そうすると，アンケートや名刺DBも必要です（アンケート記入のお礼のノベルティグッズも用意しているブースも多いですね）。

このように，まず成果物のイメージをなるべく具体的にリストアップしていきます。そうすると，個々の成果物を用意するために必要な任務＝タスクが見えてきます。ブース製作はデザイン会社に外注しようか，説明パネルは自分たちで原案をつくろう，その前にスペース予約が必要だ，アンケート用紙も設計して…という風に，タスクが芋づる式に出てきます。

グループで取り組む場合，ブレーンストーミング方式でカードやポストイットを使って整理するのも一法です。一通り洗い出したタスクをカードに書いたら，それをホワイトボードに貼って，順序関係やグルーピングを考えてみます。ブース関係ならば，スペース予約→レイアウト素案→デザイン会社引合い→発注契約→デザイン案レビュー→制作→搬入据付…といった具合です。つながりを検討しているうちに，「そういえば電源や通信線も確保しなきゃ」「著作権の確認は？」など思いつくことがあります。その場でタスクを追加していきます。

その際，できれば「予算申請」や「スケジュール管理」といった，マネジメントとよぶべきタスクも忘れずに挙げていきましょう。成果物づくりには直接結びつきませんが，これらも必要な仕事であり，“本来業務でない”などと差別すべきではありません。