書籍概要

PowerPoint 資料作成 プロフェッショナルの大原則

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概要

プロフェッショナルの資料作成のルールはここにある。
「元外資系コンサルによる人気講座をまるごと書籍化」
「これ1冊あれば,資料作成の本を買う必要はありません!」
「コンサルタントのテンプレートがすべてダウンロード可能!」

◆「働き方改革」が叫ばれる中,「わかりやすく,論理的で,説得力のある」資料を使い,効率的にコミュニケーションをとることがますます求められています。

◆資料作成において重要なのは,「ルール」を習得することです。「ルール」を理解すれば,「伝わる」資料を,「効率的」に作成できるようになります。本書では,コンサルの作成する資料に共通するルールを抜き出し,「154個の原則」にまとめました。これらの原則を学ぶことで,誰もが外資系コンサルタントのような洗練された資料を早く作ることができます。

◆著者は,外資系コンサルティング会社出身です。2日間の資料作成講座は2010年の開始以来,毎回キャンセル待ちが出るほどの人気講座となり,「受講者は1,000名」に迫ります。東京のみならず,大阪,福岡,鳥取などでも開催しています。著者のコンサルタントとしての経験やスクールで得られた「現場目線での知見」がふんだんに盛り込まれた本です。

本書の特徴

①スライド構成から情報収集,図解,グラフ,印刷,資料配布まで,
すべての流れが1冊にまとめられた資料作成の決定版です。「もう資料作成の本を買う必要はありません」

②デスクに置いておけば,「辞書的にいつでも」プロのワザを参照できます

③「154個」の厳選されたルールがテーマごとにまとまっており,プロフェッショナルののコツを簡単に習得できます

④プロの提案書の作成事例が掲載されているため,「ルールの実際の使い方がわかります」

⑤資料作成の背景にあるロジカルシンキングの考え方から,具体的なPowerPointの操作方法までがルールとして示されているため,「その日からすぐに使えます」

⑥本書で紹介されている「ストーリーライン作成シート」「スライドテンプレート」「サンプルスライド」「クイックアクセスツールバー設定」のすべてがダウンロード可能です

こんな人におすすめ

  • 経営企画,マーケティング,広報,財務などの企画・管理系部門の方,または目指されている方
  • 企画書や提案書を作成する営業職の方
  • コンサルタントなど,プロフェッショナル系の業務についている方,または目指されている方

内容の抜粋

◆資料作成はビジネスパーソンの「必須スキル」
原則004 正しいPowerPoint資料作成を会社は教えてくれない

◆「人を動かす」「1人歩きする」資料を「早く作る」ことが重要
原則009 「1人歩きする資料」で自分の分身を作る

◆外資系コンサルの「作業環境」を再現する
原則013 クイックアクセスツールバーで「作業を高速化」する

◆資料の目的を「4つのステップ」で考える
原則019 STEP③「自分の見られ方」を分析する

◆STEP1「スライド構成」を決定する
原則025「4つの要素」でスライド構成を考える

◆情報収集のための「仮説」を作る
原則033 仮説作りは「フレームワーク」を活用する

◆レイアウト作成は「スライドマスター」を活用する
原則044 「アウトライン」にストーリーを落とし込む

◆図形は情報とイメージを「シンプルに表現」する
原則055 具体は「四角」・抽象は「楕円」で表現する

◆センス無用!配色には「ルール」がある
原則060 配色は「色相環」で決める

◆箇条書きは「階層構造」が肝
原則073「因果・詳細・事例」で階層を作る

◆伝わる基本図解は「6種類」から選ぶ
原則081 スライド情報の「ロジックツリー」を図解に落とし込む

◆伝わる応用図解は「6種類」から選ぶ
原則093 応用図解⑤ 位置づけを整理する「4象限型」

◆「追加の表現」で図解をもっとわかりやすくする
原則104 図解の内容を「クリップアート」で視覚化する

◆伝わるグラフは「5種類」から選ぶ
原則114 原因と結果を示す「散布図」

◆「資料の流れ」をわかりやすくする
原則133全体の流れを「パンくずリスト」で示す

◆外資系コンサル流「資料説明・プレゼン」のコツ
原則147 「ホワイトアウト」で注目を集める

こんな方におすすめ

  • 資料作成が苦手で悩んでいる方
  • 資料作成のスキルを身につけ,ステップアップしたい方

目次

  • 本書の構成
  • 本書で扱う事例

第1章 PowerPoint資料作成 考え方の大原則

[大原則]資料作成はビジネスパーソンの「必須スキル」

  • 1 資料作成はビジネスパーソンの必須スキル
  • 2 英語が不得意な日本人は資料でコミュニケーションすべき
  • 3 PowerPoint資料は圧倒的にわかりやすい
  • 4 正しいPowerPoint資料作成を会社は教えてくれない
  • 5 プレゼンテーション資料=説明資料ではない
  • 6 資料には「提案型」と「説明型」の2種類がある

[大原則]「人を動かす」「1人歩きする」資料を「早く作る」ことが重要

  • 7 日々の仕事は「人を動かす」ことの連続である
  • 8 人が「動いてしまう」資料を作るということ
  • 9 「1人歩きする」資料で自分の分身を作る
  • 10 「1人歩きする」資料には5つの要素がある
  • 11 作業を「効率化」して資料を「早く」作る
  • 12 資料を「早く作る」と「質が向上」する

第2章 PowerPoint資料作成 作業環境の大原則

[大原則]外資系コンサルの「作業環境」を再現する

  • 13 クイックアクセスツールバーで「作業を高速化」する
  • 14 クイックアクセスツールバーは「よく使うコマンド」を右に配置する
  • 15 ショートカットキーは「4つの方法」で記憶する
  • 16 特に便利なショートカットキーは「必ず覚えておく」

第3章 PowerPoint資料作成 目的設定の大原則

[大原則]資料の目的を「4つのステップ」で考える

  • 17 STEP①「伝える相手」を分析する
  • 18 STEP②「期待する行動」を決める
  • 19 STEP③「自分の見られ方」を分析する
  • 20 STEP④「伝えること」を決める

第4章 PowerPoint資料作成 ストーリー作成の大原則

[大原則]STEP1「スライド構成」を決定する

  • 21 「背景」で資料の重要性を示す
  • 22 「課題」で問題点を示す
  • 23 「課題」に対応した「解決策」を示す
  • 24 「解決策」の結果として「効果」を示す
  • 25 「4つの要素」でスライド構成を考える
  • 26 「4つの要素+4枚」でスライドを構成する

[大原則]STEP2「スライドタイトル」「スライドメッセージ」を決定する

  • 27 スライドタイトルは「主張なし」で「簡潔」に
  • 28 スライドメッセージは50文字以内で「主張する」

[大原則]STEP3 「スライドタイプ」を決定する

  • 29 スライドタイプは「3種類」から選ぶ

第5章 PowerPoint資料作成 情報収集の大原則

[大原則]情報収集のための「仮説」を作る

  • 30 入門書で仮説作りの「準備」をする
  • 31 2種類のスライド情報を知っておく
  • 32 スライド情報は「ロジックツリー」で理解する
  • 33 仮説作りは「フレームワーク」を活用する
  • 34 スライド情報の仮説作り① 「ビジネスフレームワーク」
  • 35 スライド情報の仮説作り② 「時系列」
  • 36 スライド情報の仮説作り③ 「足し算」「掛け算」

[大原則]ポイントを押さえて「効率的」に情報を収集する

  • 37 情報収集には「効率的な方法」がある
  • 38 情報収集は「計画」を立ててから「実行」する
  • 39 ネット検索では「ファイル形式を指定」して探す

第6章 PowerPoint資料作成 スケルトン作成の大原則

[大原則]レイアウト作成は「スライドマスター」を活用する

  • 40 「スライドレイアウト」を準備する
  • 41 「スライドタイトル」「スライドメッセージ」を追加する
  • 42 「ロゴ」「出所」「スライド番号」を追加する
  • 43 スライドの範囲を「ガイド」で明示する
  • 44 「アウトライン」にストーリーを落とし込む

[大原則]資料の要となる「タイトル」「サマリー」「目次」「結論」を作成する

     45 「タイトル」「目次」スライドを作成する
  • 46 「サマリー」「結論」スライドを作成する

第7章 PowerPoint資料作成 ルール設定の大原則

[大原則]レイアウトの「法則」を理解する

  • 47 スライドは「左から右」「上から下」に読まれる
  • 48 スライドは「2分割「4分割」して使う

[大原則]文字は「見やすく」が王道 装飾は「不要」

  • 49 フォントは「MS Pゴシック」を選ぶ
  • 50 文字の色は「濃いグレー」を選ぶ
  • 51 文字のサイズは「14pt」を選ぶ
  • 52 2種類の「小見出し」を使い分ける

[大原則]矢印で「読者の目の動き」をコントロールする

  • 53 矢印は「カギ線矢印」を使う
  • 54 「三角矢印」で全体の流れを示す

[大原則]図形は情報とイメージを「シンプルに表現」する

  • 55 具体は「四角」・抽象は「楕円」で表現する
  • 56 硬い資料は「鋭角」・やわらかい資料は「角丸」で表現する
  • 57 図形には「影をつけない」
  • 58 図形の余白は「最小化」する
  • 59 図形は「縦・横」を揃えて配置する

[大原則]センス無用! 配色には「ルール」がある

  • 60 配色は「色相環」で決める
  • 61 「イメージ」を考慮して配色を決める
  • 62 背景は必ず「白」を選ぶ
  • 63 図形に「原色」は使わない

[大原則]スライドに「ルールを適用」する

  • 64 スライド作成の「ルール表」をまとめる
  • 65 「既定の図形」を設定する

第8章 PowerPoint資料作成 箇条書きの大原則

[大原則]箇条書きは「分解」から始める

  • 66 箇条書きは「分解して作る」
  • 67 箇条書きは「1文」「40文字以内」でまとめる
  • 68 箇条書きの文末は「用言」か「体言止め」を選ぶ
  • 69 箇条書きの説得力は「数字」で高める
  • 70 箇条書きは「3項目」に整理する
  • 71 箇条書きは「重要度順」「時系列順」「種類別」に並べる

[大原則]箇条書きは「階層構造」が肝

  • 72 箇条書きの階層は「3階層以内」とする
  • 73 「因果・詳細・事例」で階層を作る
  • 74 下の階層は「複数項目」にする
  • 75 箇条書きで「論理構成」を示す

[大原則]箇条書き作りには「作法」がある

  • 76 箇条書きは「自動」で作成する
  • 77 「ビュレットポイント」を独自に設定する
  • 78 箇条書きの位置は「ルーラー」で整える
  • 79 箇条書きの行間は「6~12pt」空ける
  • 80 箇条書きの弱点を「小見出し」で克服する

第9章 PowerPoint資料作成 図解の大原則

[大原則]伝わる基本図解は「6種類」から選ぶ

  • 81 スライド情報の「ロジックツリー」を図解に落とし込む
  • 82 「時間の流れ」と「因果関係」で図解を選ぶ
  • 83 基本図解① 万能の「列挙型」
  • 84 基本図解② 全体を示す「背景型」
  • 85 基本図解③ 広がる「拡散型」
  • 86 基本図解④ 集まる「合流型」
  • 87 基本図解⑤ 流れる「フロー型」
  • 88 基本図解⑥ 回る「回転型」

[大原則]伝わる応用図解は「6種類」から選ぶ

  • 89 応用図解① 改善や向上を示す「上昇型」
  • 90 応用図解② 比較の「対比型」
  • 91 応用図解③ 情報整理の「マトリックス型」
  • 92 応用図解④ 詳細な情報整理の「表型」
  • 93 応用図解⑤ 位置づけを整理する「4象限型」
  • 94 応用図解⑥ 計画を示す「ガントチャート型」

[大原則]図解は3ステップで「効率的」に作る

  • 95 STEP①図形の「まとまり」を作る
  • 96 STEP②図形の「配置」を整える
  • 97 STEP③図解の「文字」を入力する

[大原則]「図解の強調」でメリハリをつける

  • 98 図解の強調色は「色相環」から選ぶ
  • 99 図解の強調個所は「スライドメッセージ」で決める
  • 100 図解の文字は「2ステップ」で強調する
  • 101 図解の小見出しは「アクセントカラー」で強調する
  • 102 図解の範囲は「背景色」で強調する

[大原則]「追加の表現」で図解をもっとわかりやすくする

  • 103 図解に「評価」を追加する
  • 104 図解の内容を「クリップアート」で視覚化する
  • 105 クリップアートは「ピクトグラム」で統一感を出す
  • 106 クリップアートは「背景を透過」して使う
  • 107 クリップアートは3つのルールで「配置」する
  • 108 写真は「縦横比」を維持して「トリミング」する

第10章 PowerPoint資料作成 グラフの大原則

[大原則]伝わるグラフは「5種類」から選ぶ

  • 109 「ガイドライン」を活用してグラフを選ぶ
  • 110 内訳を比較する「積み上げグラフ」
  • 111 量を比較する「横棒グラフ」
  • 112 変化を示す「縦棒グラフ」
  • 113 増減や傾向を示す「折れ線グラフ」
  • 114 原因と結果を示す「散布図」

[大原則]「何を比較するか」でグラフを選ぶ

  • 115 「項目比較」は3つのグラフから選ぶ
  • 116 「時系列比較」は3つのグラフから選ぶ
  • 117 「頻度分布比較」は縦棒グラフが基本
  • 118 比較と使用グラフの「ガイドライン」

[大原則]グラフは「見せ方」で伝達力が変わる

  • 119 グラフのデータは「重要なものだけ」に絞り込む
  • 120 グラフのデータは「大きさ」「重要度」「種類」の順に並べる
  • 121 グラフ間で「データの並び順」を統一する
  • 122 2種類のデータは「複合グラフ」で表現する

[大原則]グラフは「強調」で段違いにわかりやすくなる

  • 123 範囲の強調①個別データは「色と矢印」で強調する
  • 124 範囲の強調②複数データは「背景」で強調する
  • 125 主張の強調①増減の傾向は「矢印」で強調する
  • 126 主張の強調②データの差は「補助線」と「矢印」で強調する
  • 127 主張の強調③強調の意図は「文章」で表現する

[大原則]グラフの重要な要素を「整える」

  • 128 「目盛線」を消して「データラベル」を追加する
  • 129 複数のグラフは「軸目盛を揃えて」比較する
  • 130 凡例は「テキストボックス」で作り直す
  • 131 グラフ作成の「5つの注意点」を確認する

第11章 PowerPoint資料作成 流れの整理の大原則

[大原則]「資料の流れ」をわかりやすくする

  • 132 セクションごとに「目次スライド」を挟む
  • 133 全体の流れを「パンくずリスト」で示す
  • 134 資料の概要を「1枚のスライド」で示す
  • 135 スライド間で「色と順番」を統一する
  • 136 スライド間で「小見出しを重複」させる

[大原則]資料全体の「統一感」を出す

  • 137 「一括置換」でフォントを統一する
  • 138 「書式のコピー」で書式を統一する
  • 139 「置換」で文章表現を統一する
  • 140 「図形の変更」で図形を統一する

第12章 PowerPoint資料作成 資料配布・プレゼンの大原則

[大原則]外資系コンサルは「配布資料」にもこだわる

  • 141 テスト印刷した資料を「チェックリスト」に沿って確認する
  • 142 配布資料は「2スライド/1ページ」で印刷する
  • 143 配布資料は「グレースケール」で印刷する

[大原則]外資系コンサル流「資料説明・プレゼン」のコツ

  • 144 説明する内容に「優先順位」をつける
  • 145 「ページ番号」を伝えて注意を集める
  • 146 スライドショーを瞬時に「開始」する
  • 147 「ホワイトアウト」で注目を集める
  • 148 表示したいスライドに瞬時に「ジャンプ」する
  • 149 デスクトップのアイコンを「非表示」にする
  • 150 「ハイパーリンク」で別ファイルに飛ばす

[大原則]資料ファイル送付のワザ

  • 151 画像は「圧縮」してから送付する
  • 152 重要な文書には「パスワード」をかける
  • 153 ファイルの「作成者」を確認する
  • 154 メールの文面に「添付ファイルの説明」を入れる

付録1 チェックリスト20

付録2 特典ファイルの使い方

付録3 スライド例

付録4 参考書籍

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