書籍概要

アウトルック[最強]時短仕事術
〜メール処理をスグに片付けるテクニック

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概要

現在,EPUB準備中です。

PDF版ご購入の方は,準備でき次第EPUB版もダウンロード可能となります。

「毎日,メール処理だけで時間が過ぎていく……」
「ファイルの添付忘れで,取引先の信用が……」
「なんとなく,アウトルックは使いにくい……」

毎日のメールのやり取りで,こんな悩みはありませんか?
本書では,アウトルックを使った「効率良い&ミスしないメール処理」のテクニックをわかりやすく解説。メール仕事の基本はもちろん,署名の扱い・フォルダ分け・定型文自動入力・ファイル添付・連絡先・メール検索まで,アウトルックを使ってスマートで快適なメール処理のテクニックが身につきます。さらに,アウトルックのスケジュールやカレンダー機能やDropboxなどの他サービスと連携テクニックも紹介。これ1冊で,アウトルックの“最強時短仕事術”をマスターしましょう。

こんな方におすすめ

  • メールでアウトルックを使っているけど,もっとメール処理を効率化したい方
  • アウトルックでメールの時短のほかに,もっと作業を効率化したい方
  • アウトルックをもっともっと使いこなしたい方

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目次

  • はじめに

第1章 アウトルックでのメール仕事の第一歩

  • 1-01 メールの整理方法はこれが最善手
  • 1-02 最初に変更しておくべき設定はこれだ!
  • 1-03 閲覧ウィンドウを見やすく変更する
  • 1-04 最初に変更しておくべき設定はこれだ!
  • 1-05 同じアカウントで複数の署名を使い分けるには
  • 1-06 受信メールを確認しながら返信を書く
  • 1-07 読みやすいメールとは何かをおさらいしておこう
  • 1-08 返信時に元のメールを引用して残す

第2章 メールの整理方法はこれが最善手

  • 2-01 メールを受信したらまず4種類に分類する
  • 2-02 メールチェック間隔は仕事に合わせる
  • 2-03 フラグをメール管理に活用する
  • 2-04 フォルダー分けは最小限にとどめる
  • 2-05 同じ相手からのメールをパッと一覧表示する
  • 2-06 クイック検索でメールをすばやく探し出す
  • 2-07 詳細な条件の組み合わせでもっと手早く検索したい
  • 2-08 「検索フォルダー」は活用必須の便利テク
  • 2-09 メールを色分けしてタグ機能を実現する
  • 2-10 仕分けルールでメールを自動的に処理する

第3章 メール仕事に関わるミスをゼロにする

  • 3-01 メールの致命的ミスはこれだけある!
  • 3-02 回答に時間のかかる用件はとりあえず返信しておく
  • 3-03 フラグとアラームで返信し忘れを防ぐ
  • 3-04 重要な相手からのメールに色を付けて見落としをなくす
  • 3-05 不適切な文面をそのまま送信しないように工夫する
  • 3-06 ファイルの添付し忘れを防ぐ
  • 3-07 大容量のファイルは添付以外の方法で送る
  • 3-08 重要なメールはスマホに自動転送したい!
  • 3-09 重要な顧客からメールが来たら通知を受け取る
  • 3-10 自分の作業時間を相手に知らせないようにメールを送りたい
  • 3-11 特定の相手からのメールを社内のメンバーに自動転送する
  • 3-12 スヌーズ機能をアウトルックでも利用する

第4章 メール仕事の作業時間を劇的に短縮する

  • 4-01 ショートカットキーを一生懸命覚えるのは無駄!
  • 4-02 リボンに必要な機能のみを集約したタブを作る
  • 4-03 よく使う機能にショートカットキーを割り当てるには
  • 4-04 BCCへのアドレスを瞬時に追加する
  • 4-05 定型的なメールをもっとすばやく書く
  • 4−06 テンプレートを使って定型メールを作成する
  • 4-07 宛名から結びのあいさつまでを3キーで入力する
  • 4-08 内容を確認しながらテンプレートを挿入する
  • 4-09 添付ファイルを保存する前に内容を確認する

第5章 連絡先を整理してアウトルックを倍速にする

  • 5-01 同じ勤務先の人をすばやく連絡先に追加する
  • 5-02 大量の連絡先を一気に登録したい
  • 5-03 連絡先を属性別に分類して整理したい
  • 5-04 連絡先を会社別にリストアップする
  • 5-05 必ずCCに入れる相手は連絡先でグループにしておく

第6章 スケジュールとタスクを使いこなす

  • 6-01 新しい予定を登録・編集する
  • 6-02 予定の時刻が近づいたらアラームを鳴らす
  • 6-03 特定の日数分の予定をひと目で把握する
  • 6-04 「毎月第1月曜日」のような繰り返しの予定を入れたい
  • 6-05 Googleカレンダーとスケジュールを同期する
  • 6-06 予定をジャンル別に色分けして表示する
  • 6-07 メールで受信した内容を予定として追加する
  • 6-08 予定を参加者にメールで知らせる
  • 6-09 アウトルックで設定したスケジュールをスマホで確認する
  • 6−10 大切なタスクを忘れずに実行するには
  • 6-11 今日の予定とタスクを一覧表示して確認したい

第7章 アウトルックをさらに便利にするテクニック

  • 7-01 アウトルックとほかのサービスを連携するには
  • 7-02 受信したメールの内容をEvernoteにコピーする
  • 7-03 添付ファイルをDropboxにアップロードする
  • 7-04 致命的な宛先ミスを防ぐには
  • 7-05 英語など外国語のメールを手軽に翻訳する
  • 7-06 添付ファイルを自動的にGoogleドライブに保存する
  • 7-07 同じ文面のメールに宛名を挿入して一斉送信する
  • 7-08 動作がおかしいときはアドインを無効にする

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