IT×仕事術シリーズアウトルック［最強］時短仕事術
〜メール処理をスグに片付けるテクニック

書籍の概要

この本の概要

「毎日，メール処理だけで時間が過ぎていく……」
「ファイルの添付忘れで，取引先の信用が……」
「なんとなく，アウトルックは使いにくい……」

毎日のメールのやり取りで，こんな悩みはありませんか？
本書では，アウトルックを使った「効率良い&ミスしないメール処理」のテクニックをわかりやすく解説。メール仕事の基本はもちろん，署名の扱い・フォルダ分け・定型文自動入力・ファイル添付・連絡先・メール検索まで，アウトルックを使ってスマートで快適なメール処理のテクニックが身につきます。さらに，アウトルックのスケジュールやカレンダー機能やDropboxなどの他サービスと連携テクニックも紹介。これ1冊で，アウトルックの“最強時短仕事術”をマスターしましょう。

こんな方におすすめ

  • メールでアウトルックを使っているけど，もっとメール処理を効率化したい方
  • アウトルックでメールの時短のほかに，もっと作業を効率化したい方
  • アウトルックをもっともっと使いこなしたい方

この書籍に関連する記事があります！

毎日の作業だからこそメール処理を時短する
Windowsのメールソフトとして有名なアウトルックは，毎日のメールを片付けるために，触れない日がない方は多いでしょう。

本書のサンプル

本書の一部ページを，PDFで確認することができます。

目次

  • はじめに

第1章　アウトルックでのメール仕事の第一歩

  • 1-01　メールの整理方法はこれが最善手
  • 1-02　最初に変更しておくべき設定はこれだ！
  • 1-03　閲覧ウィンドウを見やすく変更する
  • 1-04　最初に変更しておくべき設定はこれだ！
  • 1-05　同じアカウントで複数の署名を使い分けるには
  • 1-06　受信メールを確認しながら返信を書く
  • 1-07　読みやすいメールとは何かをおさらいしておこう
  • 1-08　返信時に元のメールを引用して残す

第2章　メールの整理方法はこれが最善手

  • 2-01　メールを受信したらまず4種類に分類する
  • 2-02　メールチェック間隔は仕事に合わせる
  • 2-03　フラグをメール管理に活用する
  • 2-04　フォルダー分けは最小限にとどめる
  • 2-05　同じ相手からのメールをパッと一覧表示する
  • 2-06　クイック検索でメールをすばやく探し出す
  • 2-07　詳細な条件の組み合わせでもっと手早く検索したい
  • 2-08　「検索フォルダー」は活用必須の便利テク
  • 2-09　メールを色分けしてタグ機能を実現する
  • 2-10　仕分けルールでメールを自動的に処理する

第3章　メール仕事に関わるミスをゼロにする

  • 3-01　メールの致命的ミスはこれだけある！
  • 3-02　回答に時間のかかる用件はとりあえず返信しておく
  • 3-03　フラグとアラームで返信し忘れを防ぐ
  • 3-04　重要な相手からのメールに色を付けて見落としをなくす
  • 3-05　不適切な文面をそのまま送信しないように工夫する
  • 3-06　ファイルの添付し忘れを防ぐ
  • 3-07　大容量のファイルは添付以外の方法で送る
  • 3-08　重要なメールはスマホに自動転送したい！
  • 3-09　重要な顧客からメールが来たら通知を受け取る
  • 3-10　自分の作業時間を相手に知らせないようにメールを送りたい
  • 3-11　特定の相手からのメールを社内のメンバーに自動転送する
  • 3-12　スヌーズ機能をアウトルックでも利用する

第4章　メール仕事の作業時間を劇的に短縮する

  • 4-01　ショートカットキーを一生懸命覚えるのは無駄！
  • 4-02　リボンに必要な機能のみを集約したタブを作る
  • 4-03　よく使う機能にショートカットキーを割り当てるには
  • 4-04　BCCへのアドレスを瞬時に追加する
  • 4-05　定型的なメールをもっとすばやく書く
  • 4-06　テンプレートを使って定型メールを作成する
  • 4-07　宛名から結びのあいさつまでを3キーで入力する
  • 4-08　内容を確認しながらテンプレートを挿入する
  • 4-09　添付ファイルを保存する前に内容を確認する

第5章　連絡先を整理してアウトルックを倍速にする

  • 5-01　同じ勤務先の人をすばやく連絡先に追加する
  • 5-02　大量の連絡先を一気に登録したい
  • 5-03　連絡先を属性別に分類して整理したい
  • 5-04　連絡先を会社別にリストアップする
  • 5-05　必ずCCに入れる相手は連絡先でグループにしておく

第6章　スケジュールとタスクを使いこなす

  • 6-01　新しい予定を登録・編集する
  • 6-02　予定の時刻が近づいたらアラームを鳴らす
  • 6-03　特定の日数分の予定をひと目で把握する
  • 6-04　「毎月第1月曜日」のような繰り返しの予定を入れたい
  • 6-05　Googleカレンダーとスケジュールを同期する
  • 6-06　予定をジャンル別に色分けして表示する
  • 6-07　メールで受信した内容を予定として追加する
  • 6-08　予定を参加者にメールで知らせる
  • 6-09　アウトルックで設定したスケジュールをスマホで確認する
  • 6-10　大切なタスクを忘れずに実行するには
  • 6-11　今日の予定とタスクを一覧表示して確認したい

第7章　アウトルックをさらに便利にするテクニック

  • 7-01　アウトルックとほかのサービスを連携するには
  • 7-02　受信したメールの内容をEvernoteにコピーする
  • 7-03　添付ファイルをDropboxにアップロードする
  • 7-04　致命的な宛先ミスを防ぐには
  • 7-05　英語など外国語のメールを手軽に翻訳する
  • 7-06　添付ファイルを自動的にGoogleドライブに保存する
  • 7-07　同じ文面のメールに宛名を挿入して一斉送信する
  • 7-08　動作がおかしいときはアドインを無効にする

著者プロフィール

守屋恵一（もりやけいいち）

岡山県出身。テクニカルライター。塾講師を経て，パソコンやネット関係の雑誌記事執筆をきっかけに出版に関わるようになる。これまでパソコン・スマホ・ネット関係だけで300冊近いムックや書籍を構成・編集・執筆し，関わった本の総ページ数は数万に及ぶ。裏方として20冊を超えるExcel活用本を構成・執筆する中で，ExcelやITツールによる業務の最適化に目覚め，オフィス環境改善に励む日々を送る。