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毎日の作業だからこそメール処理を時短する

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アウトルックでできる時短は3つ

Windowsのメールソフトとして有名なアウトルックは,毎日のメールを片付けるために,触れない日がない方は多いでしょう。ですが,仕事に欠かせないメール作業は,満足できているでしょうか? 仕事をもっと効率化したいとき,アウトルックは⁠毎日⁠のことなので,時短に相性がいいのです。

時短に大切なのは,自分の作業の中で「どの時間を効率化できるか」ということを常に考え続けることです。アウトルックでは次の3つの時間を減らすことが考えられます。

  • ①マウスを使う時間
  • ②文章を入力する時間
  • ③アウトルックの操作の時間そのもの

①の中で,まず思いつきやすいのは,⁠ショートカットを使いこなして時間を減らす」という方法でしょう。ショートカットは膨大な数が用意されていて,ネットなどでも使い方を探すことができますが,ただやみくもにショートカットを覚えればいいわけではありません。⁠自分のメール作業の流れがどうなっているのか」⁠最も効率化できるショートカットはなにか」を見極めて,本当に時短につながるショートカットを覚えて使いこなす必要があります。

また,②に注目してみましょう。ビジネスメールでは,⁠○○様」⁠お世話になっております」⁠よろしくお願いいたします」など定型文がたくさんあります。これをいちいちキーボードで入力しているなら,時短のチャンスです。1回は短い時間で済んでも,毎日5通書くとすれば,1か月で100通,1年で1000通分となります。このような文章は,テンプレート化してしまいましょう。ほんのわずかなキー操作だけで完了するので,かなりの効率化になります。

メールだけではないアウトルックの時短術

「メールのためのソフト」というイメージが圧倒的なアウトルックですが,じつは「カレンダー」「連絡先管理」の機能も備わっています。メールだけで使ったことが無い方も多いかもしれませんが,毎日のメールでアウトルックを使っているなら,この機能を使わないのはもったいないです。うまく使えば,メール・スケジュールの管理が一気に時短できます。

本書アウトルック[最強]時短仕事術では,毎日のメール処理の効率化・成果向上はもちろん,アウトルックの連絡先・カレンダー機能を使った時短ノウハウを紹介しています。毎日触るアウトルックだからこそ,ここから仕事の効率化をはじめてみるのはいかがでしょうか。