Outlookビジネスメール効率化&自動化の教科書

[表紙]Outlookビジネスメール効率化&自動化の教科書

紙版発売
電子版発売

A5判/456ページ

定価2,970円(本体2,700円+税10%)

ISBN 978-4-297-13012-1

電子版

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書籍の概要

この本の概要

毎日の日常業務で意外と多くの時間を取られているのが,メールの送受信と整理の仕事です。個人でのメールのやり取りはもちろんのこと,業務内容によっては1日に数百件,数千件のメールに対応しなければならない場面も少なくありません。本書は,こうしたビジネスメールにまつわる煩雑な仕事を,分類,検索フォルダー,自動仕分け,条件付き書式,クイックパーツ(定型句),クイック操作といったOutlookの機能を活用することで効率化。また,Outlook VBAを用いることで自動化するための方法を解説します。ITコンサルタントである著者がこれまでの経験と実績に基づいて編み出した,メール業務効率化の集大成がここにあります。Outlook VBAによるサンプルプログラムをダウンロード提供。これ1冊で,個人の,また部署や企業全体のメール業務を圧縮することができます。

こんな方におすすめ

  • Outlookを使ったメールの業務を効率化/自動化したい人

本書のサンプル

本書の一部ページを,PDFで確認することができます。

目次

  • はじめに
  • 動作環境について
  • 本書の構成
  • 本書が依拠する「インボックス・ゼロ」の考え方
  • 本書で扱う画面について
  • サンプルファイルのダウンロードについて

第1章 作業効率をUPする「環境設定」テクニック

  • 01 「閲覧ウィンドウ」の表示位置を変更する
  • 02 「優先受信トレイ」は表示しない
  • 03 「スレッド表示」は使用しない
  • 04 「ToDoバー」で予定を確認する
  • 05 「Outlook Today」を活用する
  • 06 「オリジナルのリボン」を作る
  • 07 「クイックアクセスツールバー」によく使う機能を追加する
  • 08 「メールの自動保存」で保存漏れを防ぐ
  • 09 「メール本文の形式」を変更する
  • 10 「お気に入りの連絡先」によく使う連絡先を登録する

第2章 メールを「整理する」時の効率化テクニック

  • 01 「受信トレイを用いたタスク管理」の考え方
  • 02 「進捗」でメールを分類する
  • 03 「業務」でメールを分類する
  • 04 「分類」が設定されたメールを「検索フォルダー」で管理する
  • 05 未読メール・特定の人とやり取りしたメールを「検索フォルダー」で管理する
  • 06 広告・ロボットメールを「自動仕分け」で移動する

第3章 メールを「読む」時の効率化テクニック

  • 01 新着メールは「メッセージウィンドウ」で読む
  • 02 読み終わったメールは「アーカイブ」に送る
  • 03 「検索」で目的のメールを効率的に探す
  • 04 「条件付き書式」で重要なメールを強調表示する
  • 05 受信メールから「予定表」に登録する

第4章 メールを「書く」時の効率化テクニック

  • 01 メールを「書く」時は極力マウスレスで行う
  • 02 メールにすばやく返信する
  • 03 メールをすばやく作成する
  • 04 定型文を効率的に入力する4つのテクニック
  • 05 「単語の登録」で挨拶文やよく使う文言を登録する
  • 06 「署名」を使って定型メールを作成する
  • 07 長い定型文は「クイックパーツ(定型句)」に登録する
  • 08 「テンプレートファイル」で定型メールを作成する

第5章 メールの「誤送信と誤操作」を減らすテクニック

  • 01 メール誤送信の原因と対策
  • 02 「連絡先の登録」で誤送信を防ぐ
  • 03 「連絡先グループ」でチーム全員に連絡する
  • 04 「送信遅延設定」で誤送信をキャンセルする
  • 05 「ゴミ箱ボタン」を隠して誤削除を防ぐ

第6章 「クイック操作」を使った自動化テクニック

  • 01 「クイック操作」でメールを「アーカイブ」に送る
  • 02 「クイック操作」でメールに「分類」を設定する
  • 03 「クイック操作」でメールを転送する
  • 04 「クイック操作」で定型メールを作成する
  • 05 「クイック操作」でメールから予定を登録する

第7章 Outlook VBAの「準備」をする

  • 01 VBAについて
  • 02 Outlook VBAについて
  • 03 Outlook VBAはExcel VBAよりかんたんに習得できる
  • 04 「開発」タブとVisual Basic Editorを開く
  • 05 はじめてのVBAを実行する
  • 06 開発のリスクと対応方法を知る

第8章 VBAの「基本」を知る

  • 01 変数を設定する
  • 02 変数内のデータを編集する
  • 03 フロー制御ステートメントについて
  • 04 条件分岐を行う
  • 05 演算子とインデント
  • 06 繰り返し処理を行う
  • 07 その他の便利なステートメント

第9章 VBAの「オブジェクトとプロパティ」を知る

  • 01 オブジェクトとプロパティ
  • 02 MailItemオブジェクトを操作する
  • 03 MailItemオブジェクトのプロパティ
  • 04 受信したメールの情報を取得する その1
  • 05 受信したメールの情報を取得する その2

第10章 VBAの「メソッド」を知る

  • 01 MailItemオブジェクトのメソッド
  • 02 メールの基本操作を自動化するメソッド
  • 03 受信したメールに対するメソッド
  • 04 知っておくと便利なメソッド

第11章 OutlookにVBAを組み込んで使用する

  • 01 Outlookに組み込むタイプのVBA
  • 02 Outlookでプログラムを作成する
  • 03 Outlookでプログラムを実行する
  • 04 Outlookでイベントからプログラムを実行する
  • 05 Outlook VBAのイベントを活用する

第12章 Outlook VBAでメール業務を「自動化」する

  • 01 サンプルプログラムを使用する前準備
  • 02 サンプル①特定の件名のメールに自動返信する
  • 03 サンプル②特定の文字を件名に含む場合に送信をキャンセルする
  • 04 サンプル③誤送信防止機能を追加する
  • 05 サンプル④指定したドメイン以外のアドレスにメールを送る場合にアラートを表示する
  • 06 サンプル⑤受信したメールの添付ファイルを自動で保存する

第13章 Outlook VBAによる「業務自動化ツール」を活用する

  • 01 3つの業務自動化ツールを使う
  • 02 一斉メール自動下書き/送信ツールAutoMailerDraft
  • 03 受信したメールを自動取り込みするAutoMailer
  • 04 エクセル集計おまとめ君
  • Outlookの主要ショートカットキー一覧
  • 索引
  • 今後のプログラミングの勉強方法
  • 参考文献/参考URL
  • 著者プロフィール

著者プロフィール

伊賀上真左彦(いがうえまさひこ)

株式会社シーピーデザインコンサルティング所属
ライトなITエンジニア育成コンサルタント
BPR(業務革新)コンサルタント

30歳台後半の時,リーマンショックの影響を受け,コールセンターの事務職という未経験の職種で再出発した経験を持つ。そこで自分自身の能力の低さを実感し,それを補う目的から,プログラミングをはじめとするITスキルを独自に習得,研究を開始した。目標は「すべてのパソコン仕事を自動化すること」。やがてコールセンター内の開発チームのリーダーとして,業務の設計やプログラム開発,メンバーへのIT教育を担当するようになった。現在は,年齢や職種を問わずプログラミングを当たり前の道具として使っていけるように,「ライトなITエンジニア育成コンサルタント」を生業としている。