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メール業務の「ムダ」を省き,残業「ゼロ」を実現する方法とは?

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皆さんは,普段の業務でメールのやり取りにどのくらいの時間をかけているでしょうか? 30分? 1時間? それとも,⁠まとまった時間を使っているわけではないので,よくわからない」でしょうか? メールの仕事は,出社した時,仕事の手がちょっと空いた時,疲れてきた時,飽きてきた時など,ちょっとした「スキマ時間」に行っていることが多いかもしれません。それでは,その合計はいったいどのくらいになるのでしょうか?

とあるリサーチによると,社会人がメールに割く時間は,1日平均2時間程度とされているようです。皆さんの1日の労働時間がどのくらいかわかりませんが,仮に8時間とすると,実に1日の仕事時間の4分の1が,メールの仕事に使われていることになります。これって,けっこう驚きではないでしょうか? メールの仕事にこれだけの時間が取られているにも関わらず,メール仕事の効率化というのは,これまであまり議論されてきませんでした。これは,Excelや会議,資料作成といったまとまった時間を必要とする業務に比べ,メールというものが散発的な,細かい労働の積み重ねによるもののため,⁠気づかれなかった」のかもしれません。

それでは,1日の4分の1もの時間を占めるメール業務に対して,どのような効率化が可能なのでしょうか? メール業務というのは,基本的に

  1. メールを読む
  2. メールを書く
  3. メールを整理する

の3つのアクションに分けることができます。そして,これらのそれぞれについて,操作をすばやく,簡潔に行い,無駄な繰り返し作業を減らすための機能が,Outlookにはそもそもの始めから備わっているのです。なにも必死になってメールを書く,速読術のごとくメールを読む,ひたすら整理に努力を傾けるといった根性任せの方法ではなく,Outlookが提供してくれている機能を,上手に使いこなせば,自ずとメール業務にかかる時間は減っていくはずなのです。

例えば皆さんは,Outlookの次のような機能をご存知でしょうか?

  • 分類
  • 自動仕分け
  • 検索フォルダー
  • 条件付き書式
  • クイックパーツ

このうちの2つ以上を「知らない」と答えた方は,ほぼまちがいなく,メール業務に無駄な時間をかけています。それは逆に考えると,⁠あなたのメール業務はもっと効率化できる」ということを意味しているのです。

また,Outlookのこうした機能を使いこなす上で,重要な考え方が1つあります。それは,⁠インボックス・ゼロ(受信トレイ・ゼロ⁠⁠」という考え方です。インボックス・ゼロの考え方では,受信したメールは1日に数回,集中して処理することが推奨されています。反対に,それ以外の時間にメールに関わることはしません。また,仕事が完了したタイミングで受信トレイからメールを削除することで,受信トレイの中を極力ゼロの状態に保つことが推奨されています。

これにより,メールにまつわる無駄な考えや作業(例えばメールを確認するために別の仕事を中断しなければならない,膨大なメールの中から,必要なメールを探さなければならない,など)が不要になり,結果,メール業務の効率化が実現できるのです。

ここでお薦めする書籍『Outlookビジネスメール効率化&自動化の教科書』では,こうしたインボックス・ゼロの考え方を基本として,Outlookの効率化機能を駆使する方法をご紹介していきます。そして,本書ではさらにもう1つ,Outlook VBAによる「メール業務の自動化」についての解説も行っています。効率化の次は自動化を行い,日々の単純作業を極限まで短縮し,残業「ゼロ」を目指してみてはいかがでしょうか?