皆さんは，普段の業務でメールのやり取りにどのくらいの時間をかけているでしょうか？　30分？　1時間？　それとも，「⁠まとまった時間を使っているわけではないので，よくわからない」でしょうか？　メールの仕事は，出社した時，仕事の手がちょっと空いた時，疲れてきた時，飽きてきた時など，ちょっとした「スキマ時間」に行っていることが多いかもしれません。それでは，その合計はいったいどのくらいになるのでしょうか？

とあるリサーチによると，社会人がメールに割く時間は，1日平均2時間程度とされているようです。皆さんの1日の労働時間がどのくらいかわかりませんが，仮に8時間とすると，実に1日の仕事時間の4分の1が，メールの仕事に使われていることになります。これって，けっこう驚きではないでしょうか？　メールの仕事にこれだけの時間が取られているにも関わらず，メール仕事の効率化というのは，これまであまり議論されてきませんでした。これは，Excelや会議，資料作成といったまとまった時間を必要とする業務に比べ，メールというものが散発的な，細かい労働の積み重ねによるもののため，「⁠気づかれなかった」のかもしれません。

それでは，1日の4分の1もの時間を占めるメール業務に対して，どのような効率化が可能なのでしょうか？　メール業務というのは，基本的に

1. メールを読む
2. メールを書く
3. メールを整理する

の3つのアクションに分けることができます。そして，これらのそれぞれについて，操作をすばやく，簡潔に行い，無駄な繰り返し作業を減らすための機能が，Outlookにはそもそもの始めから備わっているのです。なにも必死になってメールを書く，速読術のごとくメールを読む，ひたすら整理に努力を傾けるといった根性任せの方法ではなく，Outlookが提供してくれている機能を，上手に使いこなせば，自ずとメール業務にかかる時間は減っていくはずなのです。

例えば皆さんは，Outlookの次のような機能をご存知でしょうか？

• 分類
• 自動仕分け
• 検索フォルダー
• 条件付き書式
• クイックパーツ

このうちの2つ以上を「知らない」と答えた方は，ほぼまちがいなく，メール業務に無駄な時間をかけています。それは逆に考えると，「⁠あなたのメール業務はもっと効率化できる」ということを意味しているのです。

また，Outlookのこうした機能を使いこなす上で，重要な考え方が1つあります。それは，「⁠インボックス・ゼロ（受信トレイ・ゼロ⁠）⁠」という考え方です。インボックス・ゼロの考え方では，受信したメールは1日に数回，集中して処理することが推奨されています。反対に，それ以外の時間にメールに関わることはしません。また，仕事が完了したタイミングで受信トレイからメールを削除することで，受信トレイの中を極力ゼロの状態に保つことが推奨されています。

これにより，メールにまつわる無駄な考えや作業（例えばメールを確認するために別の仕事を中断しなければならない，膨大なメールの中から，必要なメールを探さなければならない，など）が不要になり，結果，メール業務の効率化が実現できるのです。

ここでお薦めする書籍『Outlookビジネスメール効率化＆自動化の教科書』では，こうしたインボックス・ゼロの考え方を基本として，Outlookの効率化機能を駆使する方法をご紹介していきます。そして，本書ではさらにもう1つ，Outlook VBAによる「メール業務の自動化」についての解説も行っています。効率化の次は自動化を行い，日々の単純作業を極限まで短縮し，残業「ゼロ」を目指してみてはいかがでしょうか？