開発のボトルネックはどこだ?―迷えるマネージャのためのプロジェクト管理ツール再入門

第1回 Excelでのプロジェクト管理からの脱却

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プロジェクトの工程管理や課題管理において,古来(?)から使われ続けているのがExcelです。ただExcelでのプロジェクト管理にはさまざまな課題があり,管理効率という意味ではけっしてベストな選択肢ではありません。この連載では,こうした課題を解決できる「プロジェクト管理ツール」について解説していきます。第1回は,アトラシアンが開発・提供し,リックソフトが販売・サポートするJIRA図1を紹介します。

図1 アトラシアンが開発したプロジェクト管理ツールである「JIRA」。Webアプリケーションとして動作し,各ユーザはWebブラウザを使ってアクセスする

図1 アトラシアンが開発したプロジェクト管理ツールである「JIRA」。Webアプリケーションとして動作し,各ユーザはWebブラウザを使ってアクセスする

どのファイルが最新?Excelによるプロジェクト管理の問題点

ソフトウェア開発などのプロジェクトをスムーズに進めるためには,作業内容やスケジュール,解決すべき課題などを適切に管理することが重要になります。この目的を達成するために,従来使われてきたのがマイクロソフトの表計算ソフトであるExcelです。たとえば作業内容とそのスケジュールをまとめる工程管理では,左側の列に作業内容を記載し,その右側に横棒で作業の進捗状況を表すガントチャートを作成するケースが多いでしょう。対応すべき課題は,横軸に「項番」「課題の内容」「優先度」「対応状況」といった項目を並べ,縦軸に個々の課題を並べる表を作成して管理するのが一般的です。

Excelは極めて柔軟性の高い表計算ソフトであり,上記のようなガントチャートや課題管理表の作成にも十分に対応できます。しかし,そもそもExcelはプロジェクト管理に特化したツールではなく,管理作業を効率化するという観点ではけっして使い勝手がよいとは言えません。

たとえば複数のメンバがいるプロジェクトにおいて,Excelで作成したガントチャートのファイルをサーバ上で共有し,それぞれのメンバがそのファイルを更新することで進捗状況を管理するとしましょう。Excelでは,1人がファイルを開いていると,ほかの人は内容を更新できず,ファイルを開いている人が作業を終えるまで待たなければなりません。とくにチーム規模が拡大すると,いつまでたっても更新できないといった状況が発生してしまいます。

このような事態を避けるため,プロジェクト内のチームごとにファイルを分け,適当なタイミングでマージするという方法が採られることもあります。ただ,この方法はそもそもめんどうなうえ,操作を誤ると一部の内容が先祖返りするといったことも起こりえます。

同じ内容のファイルが多数存在し,どれが最新か判断できないということもよくあります。たとえば,ファイルサーバ上に「課題管理表.xlsx」「課題管理表-140901.xlsx」「課題管理表-最新.xlsx」「課題管理表-コピー.xlsx」といったファイルが並んでいるような状況です。これでは,どのファイルが最新で,新たな課題をどれに登録すべきか頭を悩ませることになるでしょう。

マネージャの負担を大幅に軽減するプロジェクト管理ツール

このような課題を解決するために,多くのプロジェクトで利用され始めているのが「プロジェクト管理ツール」です。複数のユーザが同時に利用できるサーバアプリケーションで,さまざまな情報を一元的に管理することにより,Excelベースでのプロジェクト管理の問題を解決し,さらに多くのメリットをプロジェクトメンバにもたらします。

それでは,プロジェクト管理ツールを利用することで,実際にどのようなメリットがあるのでしょうか。提供されている機能はプロダクトによって異なりますが,多くのプロジェクト管理ツールで共通しているのがタスクや課題を「チケット」と呼ばれる単位で管理するしくみです。

このチケットの使い方を具体的に見ていきましょう。作業すべきタスク,あるいは解決すべき課題が発生したら,まずチケットを作成し,タスクや課題の内容と優先度,担当者,開始日や期日などを設定します。さらに各々のチケットにはステータスがあり,作業開始時には「作業中」,終了すれば「作業完了」などとステータスを変更します。このチケットの一覧を見れば,現状で発生しているタスクや課題とその担当者,現在の状況などを把握できるというわけです。

さらに多くのプロジェクト管理ツールでは,タスクや課題の管理だけでなく,チケットごとのコメント欄やファイル共有スペースなど,メンバ間の情報共有ツールとして使うための機能も提供しています。

メンバ間のコミュニケーションにプロジェクト管理ツールを利用するメリットとして,コメント欄に投稿した内容,あるいはアップロードしたファイルをプロジェクトメンバ全員で共有できることが挙げられるでしょう。多くのプロジェクトでは,このようなコミュニケーションのためにメーリングリストが使われていますが,プロジェクト単位のメーリングリストでは細かなタスクや課題を議論するには不向きで,個人対個人でのやりとりになりがちです。そうすると情報が分散することになり,たとえば新たに参加したメンバにこれまでの経緯を説明するなどといった場面で,過去のメールを洗い出して資料を作るなどといった苦労をすることになりかねません。その点,プロジェクト管理ツール上でコミュニケーションを行っていれば,誰でも議論の内容を把握でき,あとから参加したメンバもこれまでの経緯を追うことができます。

ステータスを見ることでプロジェクトメンバの作業状況をチェックできることもメリットです。もちろん一般的な工程管理表でも各メンバの作業内容を捕捉できますが,プロジェクトが複雑になったり,メンバが増えたりすると更新頻度が週1回程度になり,現状を正しく把握することが困難になります。プロジェクト管理ツールを使えば,各メンバがチケットのステータスを適切に更新することで,今何をやっているのか,これまでどの程度のチケットを処理しているのか,たまっているチケットはどれくらいあるのかなどをいつでも確認できるというわけです。

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